ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง

เจาะลึกประเภทระบบจัดการเอกสารที่องค์กรควรรู้ก่อนเลือกใช้งาน

        ในยุคดิจิทัล องค์กรแทบทุกแห่งต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมหาศาล และมีระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง ในการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษ ไฟล์ Word, PDF, Excel หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากระบบต่าง ๆ หากไม่มีระบบจัดการที่ดี ย่อมนำไปสู่ปัญหาเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่เจอ ใช้เวลาทำงานซ้ำซ้อน และเสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล

        ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรจัดระเบียบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มความรวดเร็ว และรองรับการทำงานร่วมกันในระยะยาว

บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า

• ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง
• แต่ละระบบแตกต่างกันอย่างไร
• เหมาะกับองค์กรแบบไหน
• และควรเลือกใช้อย่างไรให้ตอบโจทย์การทำงานจริง

about

ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร

ระบบการจัดการเอกสาร คือระบบที่ช่วย จัดเก็บ ค้นหา จัดระเบียบ ควบคุม และบริหารเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แทนการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษหรือไฟล์ที่กระจัดกระจายอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล  และจะอธิบายว่าระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง

ระบบเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถ

• ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• ลดความเสี่ยงของเอกสารสูญหายหรือใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน
• ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
• รองรับการทำงานร่วมกันของหลายแผนก
• เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นมาตรฐานในการทำงาน

ประเภทของระบบการจัดการเอกสารที่พบได้ในองค์กร

ในทางปฏิบัติ ระบบการจัดการเอกสารไม่ได้มีรูปแบบเดียว แต่สามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามระดับความซับซ้อนและการใช้งาน ดังนี้

1. ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล (Document Storage System)

ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเป็นระบบพื้นฐานที่สุดของการจัดการเอกสารเน้นการเปลี่ยนจากการเก็บเอกสารกระดาษ มาเป็นการเก็บไฟล์ในรูปแบบดิจิทัล

ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเหมาะกับ องค์กรขนาดเล็ก หรือธุรกิจที่เพิ่งเริ่มเปลี่ยนจากกระดาษสู่ดิจิทัล

ความสามารถหลัก

• จัดเก็บไฟล์เอกสาร เช่น PDF, Word, Excel และรูปภาพ
• แยกโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่ เช่น แผนก ปี หรือประเภทเอกสาร
• ค้นหาด้วยชื่อไฟล์หรือข้อมูล Metadata พื้นฐาน

ข้อดี

• ใช้งานง่าย
• ต้นทุนต่ำ
• เหมาะสำหรับเริ่มต้นทำระบบเอกสารดิจิทัล

อ่านเพิ่มเติม: เหตุผลที่องค์กรควรใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

2. ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System)

ระบบ DMS เป็นการพัฒนาจากระบบจัดเก็บไฟล์ทั่วไปเพิ่มความสามารถในการควบคุมและบริหารเอกสารอย่างเป็นระบบ

ระบบจัดเก็บเอกสาร (DMS) เหมาะกับ องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก หรือองค์กรที่มีทีมงานหลายแผนกที่ต้องใช้เอกสารร่วมกัน

ความสามารถเด่น

• ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร (Version Control)
• กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานตามบทบาท
• บันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Trail)
• ค้นหาเอกสารได้ละเอียดจากหลายเงื่อนไข

ข้อดี

• ลดปัญหาใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน
• เพิ่มความโปร่งใสในการใช้งานเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม: DMS คืออะไร มาทำความรู้จักกับระบบ DMS กัน

3. ระบบ EDMS (Electronic Document Management System)

EDMS คือระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจรครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสาร การจัดเก็บ การใช้งาน การควบคุม ไปจนถึงการทำลายเอกสารตามอายุเอกสาร

ระบบ (EDMS) เหมาะกับ องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ และหน่วยงานที่ต้องการระบบมาตรฐานและขยายในอนาคต

ความสามารถเพิ่มเติม

• รองรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ
• เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร เช่น ERP หรือ HR
• สนับสนุนการทำงานแบบ Paperless

ข้อดี

• ลดการใช้กระดาษอย่างเป็นรูปธรรม
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งองค์กร

4. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบที่นิยมใช้ในหน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่เน้นการจัดการเอกสารเข้า–ออกตามขั้นตอนทางธุรการ

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะกับ หน่วยงานราชกา และองค์กรที่มีโครงสร้างงานเอกสารชัดเจน

ความสามารถหลัก

• รับ–ส่งหนังสือราชการในรูปแบบดิจิทัล
• ออกเลขรับ เลขส่งอัตโนมัติ
• ติดตามสถานะเอกสารและเส้นทางการดำเนินงาน

ข้อดี

• ลดขั้นตอนงานสารบรรณ
• ตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ง่าย

5. ระบบ Workflow เอกสาร

ระบบ Workflow เอกสาร คือระบบที่ช่วยจัดการ “ขั้นตอนการทำงานของเอกสาร”ตั้งแต่การสร้าง ตรวจสอบ อนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บ

ระบบ Workflow เอกสาร เหมาะกับ องค์กรที่มีขั้นตอนอนุมัติหลายลำดับ และธุรกิจที่ต้องการเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน

ตัวอย่างการใช้งาน

• ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
• Workflow อนุมัติใบลา ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา

ข้อดี

• ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน
• ตรวจสอบสถานะเอกสารได้แบบเรียลไทม์
• ลดการติดขัดของงานในองค์กร

6. ระบบควบคุมเอกสาร ISO (Document Control)

ระบบควบคุมเอกสาร ISO เป็นระบบเฉพาะทางสำหรับองค์กรที่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO เช่น ISO 9001, ISO 14001

ระบบควบคุมเอกสาร ISO เหมาะกับ  โรงงานอุตสาหกรรม และองค์กรที่ได้รับหรือกำลังขอรับรอง ISO

ความสามารถสำคัญ

• ควบคุมเอกสารตามข้อกำหนด ISO
• บันทึกการแก้ไขเอกสารทุกครั้ง
• รองรับการตรวจ Audit จากหน่วยงานภายนอก

ข้อดี

• ลดความเสี่ยงด้านการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐาน
• เพิ่มความพร้อมในการตรวจประเมิน

อ่านเพิ่มเติม : ISO Automation คืออะไร? เปลี่ยนระบบจัดการมาตรฐานให้เป็นอัตโนมัติ

7. ระบบ OCR และ AI สำหรับเอกสาร

ระบบ OCR และ AI เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยยกระดับการจัดการเอกสารโดยเฉพาะเอกสารกระดาษหรือไฟล์สแกน

ระบบ OCR และ AI เหมาะกับ  องค์กรที่มีเอกสารเก่าเป็นจำนวนมาก และธุรกิจที่ต้องการทำ Digital Transformation

ประโยชน์หลัก

• OCR ภาษาไทย ช่วยอ่านเอกสารสแกน
• ค้นหาข้อความในเอกสารได้
• ลดเวลาและต้นทุนในการคีย์ข้อมูล

ข้อดี

• ช่วยแปลงเอกสารเก่าเป็นดิจิทัล
• เพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

เลือกระบบการจัดการเอกสารอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญ เช่น

• ปริมาณเอกสารในองค์กร
• จำนวนผู้ใช้งานและโครงสร้างองค์กร
• ความจำเป็นด้าน ISO หรือข้อกฎหมาย
• ความต้องการ Workflow และการอนุมัติ
• ความปลอดภัยของข้อมูลและการกำหนดสิทธิ์

การเลือกระบบที่เหมาะสมตั้งแต่ต้น จะช่วยลดต้นทุนการปรับเปลี่ยนในอนาคต

สรุป

ระบบการจัดการเอกสารมีหลายประเภท ตั้งแต่ระบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บไฟล์ไปจนถึงระบบอัจฉริยะที่ใช้ Workflow, OCR และ AI เข้ามาช่วยบริหารจัดการ การเลือกใช้ระบบที่เหมาะสม จะช่วยให้องค์กร

• ทำงานได้รวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น
• ลดต้นทุนด้านเอกสารและเวลาการทำงาน
• เพิ่มความปลอดภัยและมาตรฐานในการจัดการข้อมูล

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาแนวทางพัฒนาไปสู่ ระบบจัดการเอกสารองค์กรแบบครบวงจรการเริ่มต้นเลือกใช้ระบบที่เหมาะสม คือก้าวแรกที่สำคัญที่สุด

The post ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง appeared first on BeeECM.

ISO Automation คืออะไร?

ISO Automation คือกระบวนการที่ใช้เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ช่วยทำให้การจัดการมาตรฐาน ISO ในองค์กรเป็นอัตโนมัติ ลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ปัจจุบันองค์กรจำนวนมากต้องพึ่งพามาตรฐาน ISO เช่น ISO 9001 (การบริหารคุณภาพ), ISO 14001 (การจัดการสิ่งแวดล้อม) และ ISO 27001 (ความปลอดภัยของข้อมูล) การทำให้ Workflow เหล่านี้เป็นอัตโนมัติสามารถช่วยให้องค์กรบริหารมาตรฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น

ทำไมต้องใช้ ISO Automation?

การจัดการระบบ ISO แบบดั้งเดิมมักต้องอาศัยเอกสารจำนวนมาก การตรวจสอบแบบแมนนวล และกระบวนการที่ใช้เวลานาน การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยสามารถให้ประโยชน์

1. ลดข้อผิดพลาด – ISO Automation ช่วยลดความผิดพลาดจากการจัดการข้อมูลและเอกสารด้วยมือ

2. เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน – ลดเวลาและต้นทุนในการดำเนินงานมาตรฐาน ISO

3. ช่วยให้การตรวจสอบ (Audit) ง่ายขึ้น – ระบบสามารถบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้การตรวจสอบภายในและภายนอกเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. ปรับปรุงการจัดการเอกสาร – ลดการใช้กระดาษและเพิ่มการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์

5. เพิ่มความสามารถในการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูล – สามารถดึงข้อมูลมาใช้วิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้น

6. ลดภาระงานพนักงาน – ช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นงานที่มีคุณค่าแทนการจัดการเอกสารหรือกระบวนการที่ซ้ำซ้อน

7. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล – ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยป้องกันข้อมูลสูญหายและลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

อ่านเพิ่มเติม : เพิ่มความปลอดภับให้ข้อมูลด้วย E- Document

ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

กระบวนการทำให้ ISO Automation

1. วิเคราะห์และออกแบบ Workflow

การทำให้ ISO เป็นอัตโนมัติ (ISO Automation) เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานปัจจุบัน ควรระบุจุดอ่อนและปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนเลือกใช้ระบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การจัดการเอกสาร, การอนุมัติเอกสาร, การติดตามผลการตรวจสอบ และการแก้ไขปัญหา (Corrective Action)

2. เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

มีหลายเครื่องมือที่ช่วยทำให้ ISO Workflow เป็นอัตโนมัติ เช่น:

• Document Management System (DMS) – ระบบจัดการเอกสารที่ช่วยให้สามารถค้นหา จัดเก็บ และแชร์เอกสารได้ง่ายขึ้น เช่น M-Files, SharePoint, OpenText

• Workflow Automation Tools – เครื่องมือช่วยให้ Workflow ของ ISO เป็นอัตโนมัติ เช่น Trello, Monday.com, Process Street, Nintex

• ERP และ QMS Software – ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับการจัดการคุณภาพและมาตรฐาน ISO โดยเฉพาะ เช่น SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Intelex

3. ตั้งค่าการแจ้งเตือนและติดตามผล

ระบบควรมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดการตรวจสอบหรือต่ออายุเอกสาร ISO รวมถึงสามารถติดตามสถานะการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์เพื่อป้องกันการพลาดกำหนดเวลา

4. บูรณาการระบบเข้ากับกระบวนการทำงานอื่นๆ

Automation ควรสามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ขององค์กร เช่น HR System, CRM, ERP เพื่อให้ข้อมูลสามารถไหลเวียนได้อย่างราบรื่นและเป็นปัจจุบัน

5. ฝึกอบรมพนักงาน

แม้จะใช้ระบบอัตโนมัติ แต่พนักงานก็ต้องเข้าใจวิธีใช้งานและปรับตัวให้เข้ากับกระบวนการใหม่ ควรมีการอบรมเกี่ยวกับการใช้งานซอฟต์แวร์ การจัดการ Workflow และการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO อย่างถูกต้อง

6. ติดตามผลและปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง

ระบบอัตโนมัติควรได้รับการทดสอบ ปรับปรุง และอัปเดตเป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของมาตรฐาน ISO และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

อ่านเพิ่มเติม : เคล็ดลับจัดการไฟล์ สำหรับจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

ตัวอย่างการใช้งาน ISO ในองค์กร

กรณีศึกษา 1: การจัดการเอกสาร ISO 9001

บริษัท A ใช้ระบบ Document Management System (DMS) เพื่อจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ ISO 9001 ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่าย ลดการใช้กระดาษ และมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดการตรวจสอบหรือปรับปรุงเอกสาร

กรณีศึกษา 2: การตรวจสอบภายในแบบอัตโนมัติ (Automated Internal Audit)

องค์กร B ใช้ Audit Management Software เพื่อติดตามการตรวจสอบภายในโดยอัตโนมัติ ระบบสามารถแจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้อง วิเคราะห์ข้อมูล และสร้างรายงานการตรวจสอบแบบอัตโนมัติ ลดระยะเวลาในการตรวจสอบและช่วยให้กระบวนการเป็นไปตามมาตรฐาน ISO อย่างเคร่งครัด

กรณีศึกษา 3: การจัดการข้อร้องเรียนและ Corrective Action

บริษัท C ใช้ Quality Management System (QMS) เพื่อติดตามข้อร้องเรียนของลูกค้าและดำเนินการแก้ไขอย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถติดตามปัญหาและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดซ้ำซ้อน

แนวโน้มของ ISO Automation ในอนาคต

1. การใช้ AI และ Machine Learning ในการวิเคราะห์ข้อมูล ISO – AI สามารถช่วยวิเคราะห์แนวโน้มของข้อผิดพลาดและเสนอแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม

2. การเชื่อมโยงระบบอัตโนมัติกับ IoT (Internet of Things) – อุปกรณ์ IoT สามารถช่วยรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อปรับปรุงระบบ ISO เช่น การตรวจสอบคุณภาพสินค้าในกระบวนการผลิต

3. การใช้ Blockchain เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล ISO – Blockchain สามารถใช้เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ ISO เพื่อให้มีความปลอดภัยและโปร่งใสมากขึ้น

ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

สรุป

ISO Automation เป็นแนวทางที่ช่วยให้การจัดการมาตรฐาน ISO ในองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่น การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้สามารถช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ ISO การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ถือเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าในระยะยาว

The post ISO Automation คืออะไร? เปลี่ยนระบบจัดการมาตรฐานให้เป็นอัตโนมัติ appeared first on BeeECM.

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

ทำไมองค์กรต้องปรับเปลี่ยนระบบ Paper ไปสู่ระบบดิจิทัล?

จริง ๆ แล้วในปัจจุบันหลาย ๆ อย่างรอบตัวเราก็เริ่มที่จะปรับเปลี่ยนมาเป็นระบบดิจิทัลแล้วโดยที่เราไม่ทันสังเกต เช่น ในการฟังเพลงที่ปรับเปลี่ยนมาเป็นระบบดิจิทัลแทนที่แผ่นซีดีซึ่งก็มีผลตอบรับที่ดีมาก ผู้ฟังปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็ว นั่นก็เพราะระบบดิจิทัลมีความง่ายในการเข้าถึง และตอบโจทย์ผู้ฟังเป็นอย่างมาก ซึ่งตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นได้ว่าการปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลนั้นสำคัญมากขึ้น หากองค์กรใดไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ดูเหมือนจะล้าหลังมากกว่าคู่แข่ง

ก่อนที่จะปรับเปลี่ยนองค์กรไปสู่ยุคดิจิทัลให้สำเร็จได้นั้น จะต้องได้รับพิจารณาเรื่องที่มีความสำคัญมากอยู่ 3 เรื่อง ได้แก่

1. Customer Experience

ประสบการณ์ของลูกค้า คือส่วนที่ลูกค้าจะได้รับจากองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสาร การทำธุรกิจร่วมกัน ไปจนถึงการส่งมอบสินค้าและบริการ

2. Operational Processes

กระบวนการปฏิบัติงาน คือส่วนที่เป็นกระบวนการดำเนินงานที่นำเอาเทคโนโลยีดิจิทัล เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน เรียกได้ว่าเป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะในส่วนนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าจะต้องใช้เครื่องมือชนิดใดเพื่อที่จะเข้ามาปรับเปลี่ยนการดำเนินงานไปสู่ระบบดิจิทัล

3. Business Model

โมเดลของธุรกิจ เกิดจากการนำประสบการณ์ของลูกค้า และกระบวนการปฏิบัติงานมาพัฒนาเป็นโมเดลธุรกิจใหม่ที่ขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัล

ขั้นตอนการทำ Transformation สู่ระบบดิจิทัล

หลังจากองค์กรมีนโยบายพิจารณาที่จะทำ Digital Transformation เพื่อปรับเปลี่ยนระบบในองค์กรแล้ว ก็จะมาดูขั้นตอนในการที่จะเริ่มทำการ Transformation ได้แก่

1. เตรียมความพร้อมให้บุคลากรสำหรับการทำ Digital Transformation

บุคลากร คือ ส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร และบุคลากรก็เป้นส่วนที่ยากที่สุดในการเปลี่ยนแปลงการทำงาน ดังนั้นจึงมีกระบวนการปรับความพร้อมให้บุคลากรแบ่งออกได้เป็นดังนี้

• พัฒนาบุคลากรให้มีความพร้อมที่จะเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ถ้าหากกระบวนการนี้สามารถทำให้สำเร็จไปอย่างรวดเร็ว ก็จะมีผลทำให้ Digital Transformation สำเร็จได้เร็วมากขึ้น
• พัฒนากรอบความคิดของบุคลากรให้มีความพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล
• พัฒนา Skill ให้กับบุคลากรควบคู่ไปกับการปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ซึ่งกระบวนการนี้อาจต้องใช้เวลาในการศึกษาของบุคลากร แต่หากองค์กรต้องการเพิ่มความสามารถให้กับบุคลากร อาจต้องมีสิ่งเพื่อเพิ่มแรงจูงใจให้กับบุคลากรมากยิ่งขึ้น

2. ปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานให้พร้อมสำหรับการทำ Digital Transformation

สภาพแวดล้อมนั้นจะนับรวมไปถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ อย่างการปรับเปลี่ยนการทำงานในองค์กร หรือในแผนกย่อย ๆ ในองค์กร โดยกระบวนการทำงานใหม่จะต้องสอดคล้องกับหลักการทำ Digital Transformation

3. การนำระบบดิจิทัลเข้ามาในธุรกิจ

การนำเอาระบบดิจิทัลเข้ามาปรับใช้ในองค์กรจริง โดยขั้นตอนนี้เกือบทุกกระบวนการทำงานจะเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลทั้งสิ้น เช่น ระบบเอกสาร ก็จะมี e-Document เข้ามาแทนที่การใช้กระดาษ ระบบการบันทึกข้อมูล ก็จะมีระบบ Cloud เข้ามาทำงานแทน เป็นต้น

จะเห็นว่าหากองค์กรปฏิบัติครบทั้ง 3 กระบวนการ การปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลนั้นจะสำเร็จได้อย่างสมบูรณ์แบบ แล้วหากองค์กรขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัลอย่างเต็มตัวแล้ว จะมีผลดีอย่างไรบ้าง?

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

คลิกเพื่อติดต่อเรา

ข้อดีของการทำ Digital Transformation

1. ลดขั้นตอนในการทำงาน เพราะเมื่อข้อมูลถูกปรับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรก็จะสามารถทำได้ง่ายขึ้น สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. การเข้าถึงข้อมูล และเอกสารจะรวดเร็วขึ้น เพราะข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บอยู่บนระบบ Cloud นั่นหมายความว่าบุคลากรที่มีสิทธิ์จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อ และสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในองค์กรตลอดเวลา
3. เพิ่มความรวดเร็ว และความปลอดภัยให้เอกสารเก่า เป็นอีกหนึ่งข้อดีที่สำคัญของการใช้ระบบดิจิทัล ที่จะมีการทำ Backup ข้อมูลไว้อยู่เสมอ ซึ่งหากมีเอกสารเก่าจำนวนมากก็อาจจะมีการสร้าง Database เข้ามาช่วยบริหารจัดการข้อมูลได้อีกทาง
4. เพิ่มความถูกต้อง และแม่นยำในการทำงาน นั้นก็เพราะระบบดิจิทัลจะมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่เข้ามาช่วยในการประมวลผล หรือการตรวจสอบข้อผิดพลาด ทำให้ลดการข้อผิดพลาดของข้อมูลได้อีกหลายเท่าตัว
5. ประหยัดค่าใช้จ่าย ซึ่งหากจะให้เห็นภาพชัด ๆ องค์กรอาจจะมองที่ระบบ Paperless ที่ไม่ต้องใช้กระดาษอีกแล้ว จึงทำให้ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ลดลงไป ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าเช่าพื้นที่เพื่อจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ รวมไปถึงค่าบำรุงรักษาอื่น ๆ
6. เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ เพราะระบบดิจิทัลมีการเข้าถึงข้อมูลที่ง่าย ทำให้ผู้มีอำนวจ หรือผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมด และวิเคราะห์ข้อมูลได้ในเวลาอันรวดเร็ว สร้างมาตรฐาน และความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

จากประโยชน์ของการทำ Digital Transformation ยังมีข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งด้วยเหตุผลเหล่านี้น่าจะเพียงพอให้องค์กรหลาย ๆ องค์กรตัดสินใจปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลมากขึ้นในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ขนาดกลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดเล็ก

ดังนั้นการทำ Digital Transformation ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็นเร่งด่วนเป็นอย่างมากในการปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ซึ่งหากองค์กรใดยังไม่ตัดสินใจเริ่มปรับเปลี่ยน หรือเริ่มปรับเปลี่ยนช้า ก็อาจส่งผลให้คู่แข่งนำหน้าเราไป และแย่งลูกค้าไปจนหมด อย่างเลวร้ายที่สุดธุรกิจอาจไปต่อไม่ไหวเลยก็ได้

BeeECM ให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601

The post ก้าวไปสู่องค์กรดิจัลเต็มตัวกับ Digital Transformation appeared first on BeeECM.

ธุรกิจหลาย ๆ ธุรกิจ คงจะเคยได้ยินหรือว่าเคยใช้งานระบบจัดการเอกสาร เครื่องมือที่ช่วยจัดการเอกสารให้อยู่ในมาตรฐาน ISO ในบทความนี้เราจะพูดถึงเครื่องมือจัดการเอกสารบนมาตราฐาน ISO

ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยของธุรกิจยุคใหม่ เรียกได้ว่าองค์กรไหนที่นำเอาระบบจัดการเอกสารเข้ามาใช้งาน ถือว่าธุรกิจนั้นก้าวหน้าไปอีกขั้นหนึ่งแล้วสำหรับการจัดการ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีที่ในปัจจุบันโลกของการแข่งขันทางธุรกิจนั้นสูงอยู่ทีเดียว การที่เลือกใช้ระบบจัดการเอกสารถือเป็นทางเลือกที่ดีในการก้าวไปอีกขั้นของการทำธุรกิจ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร ?

ระบบจัดการเอกสาร ISO คือ ซอฟต์แวร์ที่เป็นระบบการทำงานที่ออกแบบมา โดยมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็นการช่วยจัดการเรื่องงานเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การค้นหา การแก้ไข หรือแม้กระทั่งการแชร์ไฟล์เอกสารให้ใช้งานร่วมกัน ตลอดจนช่วยติดตามเอกสาร ตรวจสอบ พร้อมทั้งการแก้ไขปัญหาเมื่อเจอข้อผิดพลาด เพื่อให้การดำเนินงานด้านเอกสารมีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ISO

อ่านเพิ่มเติม : จัดการเอกสารตามหลักมาตรฐาน ISO 9001 (Document Management)

คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ISO

ระบบจัดการเอกสาร ISO มีคุณสมบัติการใช้งานที่น่าสนใจหลายอย่างและเป็นข้อดีที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรมากมาย มีอะไรบ้างที่เป็นสุดยอดคุณสมบัติ วันนี้เราคัดเลือกคุณสมบัติสำคัญมาให้คุณพิจารณาเลือกใช้งานกัน มีอะไรบ้างมาดูกันค่ะ

• ประหยัดเวลา ระบบจัดการเอกสาร  ISO ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่ง และดำเนินงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการทำงานบนระบบดิจิตอล ไม่ใช่ในรูปแบบ Manual แบบเมื่อก่อน ซึ่งเรื่องนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด สามารถใช้ระยะเวลาที่เหลือจากการดำเนินงาน นำไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรในเรื่องอื่น ๆ อีกด้วย
• ลดการใช้กระดาษ ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นระบบการทำงานที่ไม่ใช้กระดาษ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่ง่า Paperless ด้วยเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่เป็นมิตรกับโลก ซึ่งก็ส่งผลดีในด้านธุรกิจด้วย ก็คือช่วยลดต้นทุนในเรื่องของเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่าง ๆ ถือว่าช่วยประหยัดเงินให้องค์กรได้มากที่สุดในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้

อ่านเพิ่มเติม : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

• มีระบบควมบคุมเอกสารที่น่าสนใจ ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของระบบจัดการเอกสาร ISO โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับการบริหารจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร ตามข้อกำหนด ISO 9001 เรื่องควบคุมเอกสารนั่นเอง
  โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุข้อกำหนดต่าง ๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธ์ก่อนการประกาศใช้ เอกสารใช้งานงานต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น เอกสารสามารถย้อนกลับไป Version ก่อนหน้านั้นได้ เป็นต้นนอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นหาเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ การดูแลเอกสาร Version ก่อน ๆ ย้อนหลัง ในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดไว้ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดว่ามีใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก
• ระบบติดตามเอกสารในองค์กร ระบบจัดการเอกสาร ISO จะมีฟังก์ชัน Internal Audit ที่จะช่วยให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO นั้นถูกต้องยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม หากขยายความก็คือหากบริษัทมีการรวบรวมเอกสารมาตรฐาน ISO แล้วจะต้องมีการตรวจสอบจากยืนยันตัวตนอย่างสม่ำเสมอ อาจปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง

• ซึ่งหากตรวจสอบแล้วบริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจทำให้บริษัทหลุดออกจากมาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะว่าไม่ได้ทำตามขั้นตอนควบคุมคุณภาพ หรือมาตรฐานอื่น ๆ แล้วหัวหน้างานหรือผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไร ว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้นั้นพนักงานในองค์กรได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์
  เนื่องจากในข้อกำหนด หรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสาร อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัยอันส่งผลกระทบต่อชีวิตและทรัพย์สิน จึงต้องมี Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กร ว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่
  โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่าในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้นจะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุออกมาเป็นข้อว่าจาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน

ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจด้านอุตสาหกรรม การผลิต หรือโรงงานต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องควบคุมคุณภาพ ควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพและคุณภาพไปพร้อม ๆ กัน ถ้าองค์กรอุตสาหกรรมใดมีระบบจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO เป็นตัวช่วย ก็ถือว่าเป็นสัญญาณที่ดีในการมุ่งหน้าเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง

สรุป

ทั้งนี้ระบบการจัดการเอกสาร BeeECM จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กร และให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี

สนใจระบบการจัดการเอกสาร และรับคำปรึกษาด้านระบบจัดการเอกสาร BeeECM ติดต่อ 02-551-2097 ต่อ 601

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..

The post เครื่องมือจำเป็นที่ช่วยจัดการเอกสารบนมาตรฐาน ISO appeared first on BeeECM.