ในขณะที่โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ และลดขยะโดยการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด หนึ่งในกระบวนการที่เติบโตอย่างมากในช่วงระยะเวลาไม่กี่ปีที่ผ่านมา คือ การเซ็นเอกสารออนไลน์ ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสม องค์กรจะสามารถประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

แต่ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มีตัวเลือกในท้องตลาดมากมาย คุณจะเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรได้อย่างไร BeeECM จะแนะนำขั้นตอนการเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสำหรับองค์กรของคุณ

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

ต้องรู้ว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร?

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจนำระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มาใช้ในองค์กร คุณจะต้องเข้าใจ และวางเป้าหมายก่อนว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร? ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญดังนี้

• จำนวนผู้ลงนาม พิจารณาจำนวนผู้ที่จะลงนามในเอกสารเป็นประจำ
• ประเภทเอกสาร ให้นึกถึงประเภทเอกสารที่ต้องลงนาม และระบบที่คุณกำลังพิจารณาสามารถจัดการได้หรือไม่
• ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ประเมินความต้องการทางด้านความปลอดภัยในองค์กรของคุณ รวมไปถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการเข้ารหัส
• การผสานรวมกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร พิจารณาว่าว่าระบบลงนามเอกสารออนไลน์จะสามารถผสานรวมเข้าระบบอื่น ๆ ที่คุณใช้ได้หรือไหม ตัวอย่างเช่น DMS หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ
• ความเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบใช้งานง่าย และพนักงานของคุณไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการใช้งานระบบ

เลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่ต้องการ

เมื่อมีความเข้าใจความต้องการขององค์กรแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มประเมินระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบต่าง ๆ ประเด็นสำคัญที่คุณจะต้องพิจารณาได้แก่

• ความปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือกมานั้นมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย
• ใช้งานง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน และพนักงานสามารถเข้าใจระบบ และใช้งานได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว และง่ายดาย
• การผสานระบบรวมเข้ากับระบบอื่น ควรมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบจัดการเอกสารได้ อย่างระบบ DMS เป็นต้น
• การสนับสนุนลูกค้า พิจารณาการดูแลระบบหลังการขายที่ผู้ขายเสนอให้ ว่ามีการดูแลอย่างไร และมีการรับประกันระบบระหว่างใช้งานให้หรือไม่ ควรพิจารณาตามความเหมาะสม
• ราคา เปรียบเทียบราคาของระบบต่าง ๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความคุ้มค่าสูงสุดสำหรับเงินที่จ่ายไป

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

คลิกเพื่อติดต่อเรา

ฟังก์ชันที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

เมื่อพิจารณาตามความต้องการขององค์กรตามที่กล่าวมาแล้ว ต่อไปคือการพิจารณาฟังก์สำคัญที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ว่าควรมีฟังก์อะไรบ้าง

1. ฟังก์ชันการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสาร ระบบควรมีความสามารถในการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud หรือจัดเก็บบน Server ขององค์กร
2. การสร้างลายเซ็น ความสามารถในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล รวมทั้งหลายเซ็นแบบรูปภาพ และข้อความ
3. การรับรองความถูกต้องของลายเซ็น มีกระบวนการที่ปลอดภัยสำหรับการตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม และทำให้มั่นใจว่าเอกสารที่ถูกลงนามไปนั้นจะไม่สามารถถูกแก้ไขได้
4. การจัดการลายเซ็น มีความสามารถในการจัดการกระบวนการลายเซ็น รวมถึงการส่งคำขอลายเซ็น การติดตามสถานะ และการจัดการการรับรองความถูกต้องของลายเซ็นผู้ลงนาม
5. การทำงานรวมกันของเอกสาร มีความสามารถสำหรับหลายฝ่ายในการตรวจสอบ ใส่คำอธิบายประกอบ และลงนามในเอกสารตามลำดับ หรือพร้อมกัน
6. การควบคุมเวอร์ชัน มีความสามารถในการติดตามการเปลี่ยนแปลง และรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสารทุกเวอร์ชัน
7. เส้นทางการตรวจสอบ มีการจัดเก็บบันทึกที่ครอบคลุมของการดำเนินการทั้งหมดในเอกสาร รวมไปถึงผู้ลงนามว่าเมื่อใด และจากที่ไหน
8. การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร มีความสามารถในการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสาร รวมถึงการตั้งค่าการอนุญาต และการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
9. การบูรณาการ มีความสามารถในการรวมเข้ากับระบบซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การวางแผนทรัพยากรขององค์กร หรือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

หลายคนอาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ และนี้คือคำถาม และคำตอบที่เรารวบรวมทุกข้อสงสัยมาไว้ในบทความนี้แล้ว

ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ทำงานอย่างไร?

ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ มีความสามารถในการเซ็นเอกสารออนไลน์ สามารถอัพโหลดไฟล์เอกสารไปยังระบบ เชิญผู้ลงนาม และติดตามกระบวนการลงนาม เมื่อผู้ลงนามทั้งหมดลงนามในเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่?

ตอบ : ความปลอดภัยของระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ขึ้นอยู่กับผู้ขาย คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกระบบที่ผู้ขายมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนสองขั้น และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย

ถาม : สามารถรวมระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เข้ากับระบบอื่นได้หรือไม่?

ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์บางระบบสามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น CRM หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ ควรมองหาระบบที่ทำงานร่วมกับระบบที่คุณใช้ได้อย่าลงตัว

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

การเลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร เมื่อมีความเข้าใจความต้องการ และประเมินระบบต่าง ๆ คุณจะสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้ และเลือกระบบที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรได้

หากองค์กรของคุณกำลังมองหา ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ BeeECM เราให้บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วน และมีคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เรายินดีให้คำปรึกษา คลิกที่นี้ หรือโทร. 02 551 2097 ต่อ 601

The post ระบบการลงนามเอกสารออนไลน์ ที่เหมาะกับองค์กรของคุณ appeared first on BeeECM.

เลิกเดินเซ็นเอกสารตามแผนก เปลี่ยนมาใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย ให้งานเอกสารกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ สำหรับองค์กรของคุณ พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหาในอนาคต

BeeECM Approve ถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องจากระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ของ BeeECM ที่ใช้สำหรับจัดการเอกสารในองค์กร เพื่อให้องค์กรจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ และการทำงานได้อย่างสะดวก

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ทำความรู้จักกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ก่อนอื่นต้องขอบอกก่อนเลยว่าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของการจัดการเอกสาร ที่ถูกออกแบบมาเพื่อลดปัญหาความล่าช้าที่เกิดจากการอนุมัติงานในรูปแบบของกระดาษ ต่ำสำหรับ BeeECM Approve เรียกได้ว่าเป็นระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบของ Paperless รวมทั้งมีระบบ Workflow ที่ครอบคลุมการทำงานที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก เรียกได้ว่าตอบโจทย์การใช้งานในด้านเอกสารทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายขาย เป็นต้น

ข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดการเอกสารในรูปแบบของ Paperless

1. ลดขั้นตอนการทำงาน บางครั้งงานเร่งด่วนบางอย่างไม่สามารถดำเนินการต่อได้ เพราต้องรอการอนุมัติเอกสารจากผู้บริหาร แต่ผู้บริหารติดงานสำคัญไม่สามารถเข้ามาเซ็นเอกสารให้คุณได้ ทำให้งานเกิดการสะดุด ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะเข้ามาช่วยให้องค์กรของคุณสามารถดำเนินการอนุมัติเอกสารจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพียงกดอนุมัติเอกสารผ่านทางระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM
2. ลดข้อผิดพลาด ปัญหาที่เกิดจากงานเอกสารแบบกระดาษ คือ การมีขั้นตอนที่เยอะ ซับซ้อน และถูกแก้ไขบ่อยที่สุด เคยเป็นไหม? พอเราทำแบบฟอร์มเสร็จ ตรวจสอบข้อมูลในเอกสาร ปริ้นเอกสารออกมาเพื่อตรวจความเรียบร้อยอีกรอบ แต่ยังพบจุดที่ต้องแก้ไข ทำให้ต้องแก้ไข และปริ้นเอกสารแผ่นใหม่ หรือแม้กระทั่งการดำเนินการทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว พอถึงขั้นตอนการส่งเอกสาร กลับพบว่าเอกสารสูญหายไป หรือเสียหายกลางทาง ต้องมาดำเนินการทุกอย่างใหม่หมด และนี้คือปัญหาที่หลาย ๆ คนเจอ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM จึงเข้ามาช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารกระดาษไป และเปลี่ยนมาใช้เอกสารไร้กระดาษ (Paperless) แทน
3. ลดค่าใช้จ่าย เคยสังเกตโต๊ะทำงานของฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือว่าฝ่ายบุคคลไหม ว่าบนโต๊ะทำงานของพวกเขาเต็มไปด้วยเอกสารที่กองอยู่บนโต๊ะมากมาย ถ้าตีค่ากระดาษ 1 แผ่น = 1 บาท ฝ่ายงานเหล่านี้จะมีเงินจำนวนเท่าไหร่ แล้วถ้าคิดถึงมูลค่ารวมอื่น ๆ อย่าง ค่าเครื่องปริ้น เครื่องถ่ายเอกสาร ค่าหมึก ค่าตู้จัดเก็บเอกสาร ค่าส่งเอกสาร ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็จะมีห้องสำหรับจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ถ้าหากคุณเปลี่ยนระบบการทำงานแบบเดิม มาใช้ระบบการทำงานที่ทันสมัยแบบพื้นฐาน คือ การแปลงกระดาษเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือที่หลายคนรู้จักก็คือ PDF จัดเก็บเอกสารเหล่านี้ในระบบจัดเก็บเอกสาร มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลเกิดการรั่วไหล สูญหาย หรือส่งต่อให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้อนุมัติเอกสารด้วย ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM ก็สะดวก และลดค่าใช้จ่ายลงไปได้มากกว่าครึ่ง

แค่ข้อดี 3 ข้อที่กล่าวไป ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่าย ก็คงพอจะเห็นข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดการเอกสารในรูปแบบของ Paperless เพียงแค่ทำตาม 3 ข้อที่กล่าวไปนั้น คุณก็สามารถสร้างองค์กรไร้กระดาษ (Paperless) และเข้าสู่กระบวนการทำงานในยุค Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติม : ข้อดีของ e-Document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนการใช้กระดาษ

สนใจระบบอนุมัติเอกสาร ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

ประโยชน์ของการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA กระทรวงดิจิตอลเพื่อเศรษฐกิจ และสังคมได้พัฒนาการใช้งานธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวถึงประเภทของ e-Signature และองค์ประกอบของ e-Signature ดังนี้

BeeECM Approve เป็นระบบที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการการออกแบบ Workflow ในการออกแบบสายการทำงาน รวมถึงการอนุมัติ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ อีกทั้งยังสามารถออกแบบ e-Form ได้เองตามความต้องการใช้งานของแต่ละฝ่ายงาน และจัดเก็บไฟล์ในระบบจัดเก็บเอกสารเป็น e-Document ที่มีความปลอดภัยสูง จากกระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมายังช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพ รวมของกระบวนการการทำงานของทุกฝ่ายงานในองค์กรได้ภายในระบบเดียว

จะเห็นได้ว่ากระบวนการการทำงานในรูปแบบของ Paperless ทุกกระบวน ไม่เพียงเท่านั้น BeeECM Approve ยังอำนวยความสะดวกด้านการใช้งานไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ และยังรองรับการใช้งานผ่านทางมือถือ และแท็บเล็ตอีกด้วย

และหมดความกังวลถ้าหากผู้ใช้งานไม่มีทักษาะทางด้านไอที เพราะ BeeECM Approve ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย และคำนึงถึงการใช้งานของผู้ใช้เป็นหลัก แม้ว่าจะไม่มีทักษะทางด้านไอทีเลย เรามีการ Training การใช้งานระบบให้คุณ ก่อนการใช้งานจริง พร้อมทั้งทีมงานคอยให้คำปรึกษาและแก้ปัญหาตลอดการใช้งาน

อ่านเพิ่มเติม : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

สิ่งที่คุณจะได้รับจาก BeeECM Approve

1. สามารถสร้าง หรือออกแบบแบบฟอร์มเพื่อใช้เฉพาะฝ่ายงาน หรือใช้กับทั้งองค์กร และสามารถกำหนดเส้นทางการดำเนินงาน รวมถึงกำหนดสายการอนุมัติเอกสารได้ด้วยตนเอง
2. สามารถสร้าง Task การทำงาน ขออนุมัติแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ หรือติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในสถานะไหน หรือว่าเอกสารเดินทางอยู่ขั้นตอนใด
3. สามารถออกแบบรายงาน (Report) การทำงานได้ในแบบที่ต้องการ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้หลายรูปแบบ
4. ระบบรองรับการทำงานผ่านมือถือ แท็บเล็ต ซึ่งสะดวกต่อการใช้งาน เหมาะกับผู้ที่ต้องทำงานนอกออฟฟิศ หรือต้องออกตรวจงาน
5. ระบบการแจ้งเตือน เมื่อมีการดำเนินการใด ๆ เกิดขึ้นกับฟอร์มเอกสารของคุณ ระบบจะมีการส่งแจ้งเตือน ไม่ว่าจะผ่านทางกระดานข้อความในระบบ หรือทางอีเมล

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

หากองค์กรของคุณมีความสนใจระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM และอยากศึกษาระบบเพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่ 02-551-2097 ต่อ 601 หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM เรายินดีให้คำปรึกษา และคำแนะนำในการใช้งานที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ

The post BeeECM Approve อนุมัติเอกสารออนไลน์ appeared first on BeeECM.