ในขณะที่โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ และลดขยะโดยการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด หนึ่งในกระบวนการที่เติบโตอย่างมากในช่วงระยะเวลาไม่กี่ปีที่ผ่านมา คือ การเซ็นเอกสารออนไลน์ ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสม องค์กรจะสามารถประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

แต่ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มีตัวเลือกในท้องตลาดมากมาย คุณจะเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรได้อย่างไร BeeECM จะแนะนำขั้นตอนการเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสำหรับองค์กรของคุณ

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

ต้องรู้ว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร?

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจนำระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มาใช้ในองค์กร คุณจะต้องเข้าใจ และวางเป้าหมายก่อนว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร? ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญดังนี้

• จำนวนผู้ลงนาม พิจารณาจำนวนผู้ที่จะลงนามในเอกสารเป็นประจำ
• ประเภทเอกสาร ให้นึกถึงประเภทเอกสารที่ต้องลงนาม และระบบที่คุณกำลังพิจารณาสามารถจัดการได้หรือไม่
• ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ประเมินความต้องการทางด้านความปลอดภัยในองค์กรของคุณ รวมไปถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการเข้ารหัส
• การผสานรวมกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร พิจารณาว่าว่าระบบลงนามเอกสารออนไลน์จะสามารถผสานรวมเข้าระบบอื่น ๆ ที่คุณใช้ได้หรือไหม ตัวอย่างเช่น DMS หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ
• ความเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบใช้งานง่าย และพนักงานของคุณไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการใช้งานระบบ

เลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่ต้องการ

เมื่อมีความเข้าใจความต้องการขององค์กรแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มประเมินระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบต่าง ๆ ประเด็นสำคัญที่คุณจะต้องพิจารณาได้แก่

• ความปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือกมานั้นมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย
• ใช้งานง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน และพนักงานสามารถเข้าใจระบบ และใช้งานได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว และง่ายดาย
• การผสานระบบรวมเข้ากับระบบอื่น ควรมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบจัดการเอกสารได้ อย่างระบบ DMS เป็นต้น
• การสนับสนุนลูกค้า พิจารณาการดูแลระบบหลังการขายที่ผู้ขายเสนอให้ ว่ามีการดูแลอย่างไร และมีการรับประกันระบบระหว่างใช้งานให้หรือไม่ ควรพิจารณาตามความเหมาะสม
• ราคา เปรียบเทียบราคาของระบบต่าง ๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความคุ้มค่าสูงสุดสำหรับเงินที่จ่ายไป

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

คลิกเพื่อติดต่อเรา

ฟังก์ชันที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

เมื่อพิจารณาตามความต้องการขององค์กรตามที่กล่าวมาแล้ว ต่อไปคือการพิจารณาฟังก์สำคัญที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ว่าควรมีฟังก์อะไรบ้าง

1. ฟังก์ชันการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสาร ระบบควรมีความสามารถในการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud หรือจัดเก็บบน Server ขององค์กร
2. การสร้างลายเซ็น ความสามารถในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล รวมทั้งหลายเซ็นแบบรูปภาพ และข้อความ
3. การรับรองความถูกต้องของลายเซ็น มีกระบวนการที่ปลอดภัยสำหรับการตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม และทำให้มั่นใจว่าเอกสารที่ถูกลงนามไปนั้นจะไม่สามารถถูกแก้ไขได้
4. การจัดการลายเซ็น มีความสามารถในการจัดการกระบวนการลายเซ็น รวมถึงการส่งคำขอลายเซ็น การติดตามสถานะ และการจัดการการรับรองความถูกต้องของลายเซ็นผู้ลงนาม
5. การทำงานรวมกันของเอกสาร มีความสามารถสำหรับหลายฝ่ายในการตรวจสอบ ใส่คำอธิบายประกอบ และลงนามในเอกสารตามลำดับ หรือพร้อมกัน
6. การควบคุมเวอร์ชัน มีความสามารถในการติดตามการเปลี่ยนแปลง และรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสารทุกเวอร์ชัน
7. เส้นทางการตรวจสอบ มีการจัดเก็บบันทึกที่ครอบคลุมของการดำเนินการทั้งหมดในเอกสาร รวมไปถึงผู้ลงนามว่าเมื่อใด และจากที่ไหน
8. การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร มีความสามารถในการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสาร รวมถึงการตั้งค่าการอนุญาต และการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
9. การบูรณาการ มีความสามารถในการรวมเข้ากับระบบซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การวางแผนทรัพยากรขององค์กร หรือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

หลายคนอาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ และนี้คือคำถาม และคำตอบที่เรารวบรวมทุกข้อสงสัยมาไว้ในบทความนี้แล้ว

ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ทำงานอย่างไร?

ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ มีความสามารถในการเซ็นเอกสารออนไลน์ สามารถอัพโหลดไฟล์เอกสารไปยังระบบ เชิญผู้ลงนาม และติดตามกระบวนการลงนาม เมื่อผู้ลงนามทั้งหมดลงนามในเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่?

ตอบ : ความปลอดภัยของระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ขึ้นอยู่กับผู้ขาย คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกระบบที่ผู้ขายมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนสองขั้น และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย

ถาม : สามารถรวมระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เข้ากับระบบอื่นได้หรือไม่?

ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์บางระบบสามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น CRM หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ ควรมองหาระบบที่ทำงานร่วมกับระบบที่คุณใช้ได้อย่าลงตัว

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

การเลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร เมื่อมีความเข้าใจความต้องการ และประเมินระบบต่าง ๆ คุณจะสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้ และเลือกระบบที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรได้

หากองค์กรของคุณกำลังมองหา ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ BeeECM เราให้บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วน และมีคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เรายินดีให้คำปรึกษา คลิกที่นี้ หรือโทร. 02 551 2097 ต่อ 601

The post ระบบการลงนามเอกสารออนไลน์ ที่เหมาะกับองค์กรของคุณ appeared first on BeeECM.

ในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจหันมาดำเนินงานเอกสาร การเซ็นอนุมัติเอกสาร หรือทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แทนกระดาษที่มีผลทางกฏหมาย 100% และตอบโจทย์ต่อการทำงานของภาคธุรกิจในสถานการ์ที่ต้องทำงานไกลกัน ทำให้หลาย ๆ องค์กรเริ่มมองหาระบบที่จะเข้ามาช่วยในการเซ็นเอกสารออนไลน์ รวมไปถึงส่งต่อเอกสารกันภายในองค์กร และนอกองค์กร

BeeECM ผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรให้กับองค์กรชั้นนำมากมาย วันนี้เรามีทริคในการเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่องค์กรควรคำนึงถึงในการตัดสินใจนำมาใช้งาน

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

ทริคเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่องค์กรต้องพิจารณา

1. เลือกระบบที่รองรับทางกฏหมาย

การลงลายมือชื่อกับเอกสารใดก็ตาม หากไม่มีผลทางกฏหมายเอกสารนั้นจะกลายเป็นกระดาษธรรมดาทันที ไม่มีนัยสำคัญทางกฏหมาย ส่งผลให้องค์กรต้องเสียเวลาดำเนินการทางกฏหมายอย่างการฟ้องร้อง และอาจทำให้เกิดความเสียหายตามมาได้ ข้อนี้จึงเป็นข้อสำคัญที่องค์กรต้องให้ความสำคัญมากที่สุด องค์กรต้องมั่นใจว่าระบบที่จะใช้ในการลงนามเอกสารนั้นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฏหมายที่ระบุไว้

• อ้างอิงตามที่ ETDA กำหนด มั่นใจว่าเอกสารถูกต้องตามกฏหมาย 100%
• ครอบคลุมการทำธุรกรรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายประเภท ทั้งเอกสารภายในองค์กร และเอกสารภายนอกองค์กร

อ่านเพิ่มเติม : ความน่าเชื่อถือ E-Signature

2. เลือกระบบที่มีความปลอดภัยสูง

ทุกเอกสาร และลายเซ็นจะต้องปลอมแปลงไม่ได้ ระบบต้องมีการป้องกันอย่างดี โดยต้องครอบคลุมทุกขั้นตอนการลงลายมือชื่อ ดังนี้

• มีการยืนยันตัวตนก่อนการลงลายมือชื่อทุกครั้ง ก่อนลงลายมือชื่อ ผู้ลงลายมือชื่อต้องยืนยัยตัวตนก่อนเสมอ สามารถทำได้หลายวิธี เช่น ผ่าน Google Authenticator , E-mail
• ทุกลายมือชื่อบนเอกสารจะได้รับการรับรอง
• เมื่อเอกสารได้รับการลงลายมือชื่อครบถ้วนกระบวนการแล้ว เอกสารในระบบต้องไม่สามารถแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงได้
• ไฟล์ที่ถูกจัดเก็บบน Server จะถูกเข้ารหัสทั้งหมด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไปอีกขึ้น หากต้องการเข้าถึงข้อมูลต้องทำการถอดรหัสก่อน
• ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกสร้างตัวแทนของข้อมูลจริงขึ้นมาในการแสดงผล เพื่อป้องกันในกรณีที่บุคคลไม่พึงประสงค์เข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ หากต้องการเห็นข้อมูลจริงต้องทำการถอดรหัสข้อมูลก่อน
• ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับระบบต้องถูกบันทึกไว้ เพื่อใช้เป็นหนึ่งหลักฐานที่มีผลต่อกฏหมาย ไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้

3. เลือกระบบต้องใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน

ในองค์กรประกอบไปด้วยหลายคนหลายช่วงอายุ ระบบที่จะนำมาใช้ต้องไม่ซับซ้อน ใช้งานง่าย ยิ่งใกล้เคียงกับระบบงานเดิมแล้วยิ่งเป็นเรื่องดี จากการที่เราทำงานให้กับหลายองค์กรพบว่า ระบบที่ใช้งานง่ายทั้งแก่พนักงานไปจนถึงผู้บริหารนั้น ระบบจะต้องสะอาด ไม่ดูรก ปุ่มกดเห็นง่าย ชัดเจน จัดองค์ประกอบได้ดี

ระบบควรมีการรองรับภาษาอย่างน้อย 2 ภาษา อย่างภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เพื่อรับรองผู้บริหารที่เป็นชาวต่างชาติ หรือผู้ที่มักคุ้นชินกับภาษาอังกฤษ มากกว่าภาษาไทย

4. เลือกระบบที่เป็นไปตามการใช้งานขององค์กร

เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารต้องปรับใช้ทั่วไปในองค์กร จึงต้องมั่นใจได้ว่าระบบจะรองรับการทำงานในทุกแผนกหรือโครงสร้างของทั้งองค์กรได้ ระบบที่ดีจะต้องปรับเสริมเติมแต่งได้ตามการใช้งานจริงที่เหมาะกับองค์กร โดยส่วนใหญ่องค์กรจะมีการปรับใช้งานระบบเรื่องใหญ่ ๆ 3 เรื่องนี้

• ระบบต้องออกแบบฟอร์มให้เป็นไปตามที่องค์กรใช้อยู่ ครอบคลุมทุกประเภทงานเอกสาร ยกตัวอย่าง เช่น หนังสือขออนุมัติเอกสาร ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเบิกเงิน หรือใบเสนอราคา เป็นต้น
• กำหนดลำดับในการอนุมัติเอกสารตามโครงสร้าง และเงื่อนไขขององค์กรได้ เช่น อนุมัติตามตำแหน่ง อนุมัติข้ามแผนกหรือสาขา หรืออนุมัติใน 1 ลำดับ อนุมัติผ่าน 2 ใน 3 ถึงจะผ่านไปลำดับถัดไปได้ หรืออนุมัติให้ผ่าน 50%
• เชื่อมระบบใหม่เข้ากับระบบเดิมได้ หรือ ERP ที่องค์กรใช้อยู่

5. เลือกระบบที่นำมาใช้ต้องคุ้มค่ากับงบประมาณที่เสียไป

เนื่องจากระบบที่จะนำมาใช้ในองค์กรค่อนข้างมีราคาสูง เราต้องมั่นใจว่าระบบที่จะนำมาใช้จริง ๆ ต้องมีความคุ้มค่า ถ้าเกิดเลือกระบบที่มีข้อจำกัดสารพัด ไม่ว่าจะเป็นจำกัดจำนวนผู้ใช้งาน จำกัดจำนวนเอกสาร จำกัดการเข้าถึงฟีเจอร์ต่าง ๆ และอื่น ๆ อีกมากมาย อาจจะต้องให้จ่ายเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ใช้งาน หลายองค์กรที่เรารับปัญหามา ปัญหาข้อใหญ่ ๆ ก็คือเรื่องนี้ องค์กรต้องสอบถามให้รอบคอบ และเลือกใช้งานระบบที่จ่ายครั้งเดียวแต่ใช้งานครอบคลุม หมดปัญหากวนใจ ยิบย่อย เป็นอีกทางเลือกนึงที่องค์กรจำเป็นต้องพิจารณาดี ๆ

• ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน ไม่จำกัดจำนวนเอกสาร มีฟังก์ชันอนุมัติตามลำดับ
• ออกแบบฟอร์มเอกสารตาที่องค์กรต้องการได้ เช่น ตำแหน่งลายเซ็น
• รองรับเอกสารจำนวนมาก
• มีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลอย่างดีเยี่ยม

6. เลือกระบบที่สามารถนำไปต่อยอดได้ในอนาคต

ในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลง หรือต้องการปรับแต่งระบบให้รองรับการทำงานที่เพิ่มขึ้น ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ควรที่จะสามารถทำได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนการทำงาน เพียงนำระบบเซ็นเอกสารที่มีอยู่เดิมนำมาต่อยอด จากประสบการณืที่ทำงานให้องค์กรต่าง ๆ มากมาย เห็นว่าเมื่อมีการอนุมัติเอกสารประเภทหนึ่ง องค์กรจะต่อยอดนำระบบไปอนุมัติเอกสารกับงานประเภทอื่น ๆ ต่อ และเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของเรื่องนั้น ๆ เข้าไปด้วย เพื่อให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้นไปอีก

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

คลิกเพื่อติดต่อเรา

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

เพราะการเซ็นเอกสาร หรือลงนามในข้อสัญญาต่าง ๆ ขององค์กรเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ และเป็นเรื่องละเอียดอ่อน องค์กรควรพิจารณาการนำระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เข้ามาใช้อย่างรอบครอบ BeeECM ให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิตอล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601

The post ทริคเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์อย่างไร? ให้ตรงกับการใช้งานในองค์กร appeared first on BeeECM.

คนทำงานในยุคปัจจุบันน่าจะคุ้นเคยกันเป็นอย่างดีกับการเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่สะดวกสบาย รวดเร็ว ลดขั้นตอนในการทำธุรกรรมต่าง ๆ แต่ก็ยังมีไม่น้อยที่ยังสงสัยว่า ลายเซ็นที่เราเซ็นกันทางออนไลน์มีความน่าเชื่อถือ และมีผลทางกฏหมายได้มากน้อยขนาดไหน

ในปีที่ผ่านมาสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ได้ออกประกาศ ข้อเสนอแนะมาตรฐานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ETDA Recommendation on ICT Standard for Electronic Transactions: Electronic Signature Guideline) เลขที่ ขมธอ. 23-2563 ซึ่งได้มีการกำหนดนิยามของคำว่า “e-Signature” หรือ “ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์” ว่า หมายถึง การสร้างชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบตัวเลข ตัวอักษร เสียง หรือสัญลักษณ์อื่นใด เพื่อแสดงความสัมพันธ์กับบุคคลผู้เป็นเจ้าของชุดข้อมูลดังกล่าว

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

จุดมุ่งหมายของกฏหมายฉบับนี้ก็เพื่อนิยามการทำธุรกรรมออนไลน์ให้ชัด และกำหนดกรอบให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยที่มีวัตถุประสงค์หลัก 2 ประการ คือ

1. เพื่อระบุตัวบุคคลผู้ที่เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และสามารถแสดงความเชื่อมโยงไปยังชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
2. เพื่อแสดงว่าเจ้าของลายมือชื่อยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ชุดดังกล่าว

e-Signature มีอะไรบ้าง

ปัจจุบันนี้ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) แบ่งประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ออกเป็น 3 รูปแบบ

1. แบบทั่วไป

แบบทั่วไป หรือแบบที่กฏหมายระบุว่า ต้องใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือในการสร้าง e-Signature นั่นเพราะไม่ใช่อะไรก็เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องดูว่าผู้ทำธุรกรรมใช้เทคโนโลยีอะไร มีความปลอดภัยหรือไม่

ตัวอย่างของ e-Signature แบบทั่วไป

เช่น การตั้งรหัสการเข้าใช้บริการ (รหัส ATM) ที่ต้องยืนยันตัวตนก่อนในการที่จะเปลี่ยนหัสผ่าน หรือทำบัตรใหม่ การป้อนข้อมูล One Time Password (OTP) ไปถึงโทรศัพท์ที่มีการจดทะเบียนไว้ เป็นการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน การกดปุ่ม OK/Send เพื่อส่งหรือยอมรับข้อความ การพิมพ์ชื่อไว้ที่ท้ายอีเมล การสแกนภาพลายมือชื่อที่เขียนด้วยมือ และแนบไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือการใช้ Stylus เป็นต้น

2. แบบเชื่อถือได้

แบบเชื่อถือได้ ลายเซ็นประเภทนี้ต้องมีการยืนยันตัวตนก่อนทุกครั้ง ด้วยขั้นตอนการระบุหรือการยืนยันตัวตนที่เรียกว่า Know Your Customer หรือ KYC หรือเซ็นทางดิจิตอลก็เรียกว่า e-KYC คือ Electronic-Know Your Customer โดยใช้บัตรประชาชนเสียบเข้าไปในระบบเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้นระบบจะทำการสร้างรหัส 1 ชุด ซึ่งเมื่อไหร่ก็ตามที่มีการเซ็นเอกสาร มีการกดยืนยัน หรือตกลงในโลกออนไลน์ หากมีระบบที่รองรับได้เราสามารถนำเอารหัสหรือข้อมูลที่ได้ยืนยันตัวตนไว้แล้วแนบไปกับเอกสารเหล่านั้นได้เลย เรียกว่าเป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าลายเซ็นแบบทั่วไป

เมื่อเกิดปัญหา หรือว่ามีข้อโต้แย้งเกิดขึ้น ลายเซ็นประเภทนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องหาข้อมูลมายืนยันว่าเป็นเอกสารนั้นจริง เพราะเอกสารที่เซ็นไปได้ผ่านขั้นตอนการยืนยันตัวตนแล้วว่าเราเป็นคนลงนามจริง

ตัวอย่าง e-Signature แบบเชื่อถือได้

อาศัยโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (PKI) และเทคโนโลยีเปรียบเทียบข้อมูลชีวมิติ (Biometric Comparison) เป็นต้น ดังนั้นในทางปฏิบัติที่กฏหมายบอกว่าเชื่อถือได้ก็เพราะ e-Signature แบบนี้มีการใช้ระบบหรือเทคโนโลยีที่มั่นคงและรัดกุมกว่าในรูปแบบทั่วไป

3. แบบเชื่อถือได้ และมีใบรับรอง e-Signature จากผู้ให้บริการออกใบรับรอง

รูปแบบที่ 3 นี้คือ การสร้าง e-Signature โดยอาศัยเทคโนโลยี PKI ตามรูปแบบที่ 2 เพียงแต่เพิ่มเติมโดยมีคนกลาง หรือผู้ให้บริการออกใบรับรองเป็นผู้ออกใบประกาศ (Certificate) เพื่อสนับสนุนความถูกต้องของ e-Signature ซึ่งข้อดีในทางกฏหมาย คือคนกลางนี้เปรียบเสมือนพยานคอยรับรองในการสร้าง e-Signature ให้เจ้าของลายมือชื่อได้อีกชั้นหนึ่ง เช่น ลายมือชื่อดิจิตอลที่อาศัยโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (PKI) และใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง

ซึ่งรูปแบบนี้ต่างจากรูปแบบที่ 2 ก็คือการมีผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองมาเป็นตัวกลาง ลดความไม่มั่นใจกับผู้ค้าทั้ง 2 ฝ่าย ซึ่งอาจไม่เคยทำธุรกิจร่วมกัน เพราะสามารถช่วยพิสูจน์ และยืนยันตัวบุคคลได้ ว่าเป็นบุคคลผู้ที่เราติดต่อด้วยจริง

กรณีการมีตัวกลางเพื่อรับรองนี้พบมากในธุรกิจ e-Commerce ขนาดใหญ่ที่ทำการค้ามูลค่ามหาศาล และต้องมีการออกเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ โดยเอกสารที่ได้รับนั้นจะต้องมีลายเซ็น จากคู่ค้าผ่านคนกลางที่มีใบรับรอง ซึ่งเหมาะสำหรับเอกสารที่กฏหมายต้องการความรัดกุม และมั่นคงปลอดภัยเพิ่มขึ้น เพื่อคุ้มครองเจ้าของลายมือชื่อ และคนที่ต้องเอาลายมือชื่อนี้ไปใช้ต่อ ว่าสามารถเชื่อถือได้

องค์ประกอบที่ทำให้ e-Signature เชื่อถือได้

แม้การทำสัญลักษณ์ในออนไลน์ จะไม่ต่างกับเอกสารกระดาษแต่กฏหมายจะยอมรับ e-Signature ได้ ก็ต่อเมื่อ e-Signature นั้นเป็นไปตามมาตรฐานที่กฏหมายกำหนด ดดยมีองค์ประกอบที่สำคัญ คือ

1. สามารถพิสูจน์ และยืนยันตัวตนเจ้าของลายมือชื่อได้ โดยจะต้องแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง เจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ กับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ที่นำมาประกอบกันได้ ซึ่งความน่าเชื่อถือของ e-Signature ต้องพิจารณาคู่กับระดับความน่าเชื่อถือในการพิสูจน์ตัวตน และระดับความน่าเชื่อถือของสิ่งที่ใช้ในการยืนยันตัวตน ในกระบวนการยืนยันตัวตน

ยกตัวอย่างสำเนาลงลายมือชื่อกับการกรอกแบบฟอร์มที่ต้อง Login เข้าระบบที่สัมพันธ์กัน การได้รับรหัส OTP เพื่อรับสิทธิ์พิเศษจากเบอร์โทรศัพท์ที่จดทะเบียนด้วยชื่อเจ้าของข้อมูลผู้รับสิทธิ์

2. เจตนาในการลงลายมือชื่อ กล่าวคือ ต้องแสดงได้ว่าเจ้าของ e-Signature เป็นผู้ลงลายมือชื่อเกี่ยวกับข้อความนั่นไว้เอง โดยผู้สร้าง e-Signature อาจกำหนดรายละเอียด วัตถุประสงค์ และเหตุผลในการลงลายมือชื่อไว้ในแบบฟอร์มให้ชัดเจนเพื่อให้เจ้าของ e-Signature เข้าใจและยอมรับในการลงลายมือชื่อนั้น
3. ครบถ้วน และไม่เปลี่ยนแปลง กล่าวคือ ในกระบวนการเก็บรักษา e-Signature ผู้เก็บต้องประกันได้ว่า ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เกี่ยวกับ e-Signature มีความครบถ้วนเหมือนตอนแรกสร้าง และไม่ถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง

ยกตัวอย่างการทำธุรกรรมกับสถาบันการเงิน ที่ต้องใช้บุคคลและลายมือชื่อเดิมทุกครั้งเมื่อทำธุรกรรม เช่นเดียวกับตอนแรก เว้นแต่จะมีการแสดงตัวตน และยินยอมให้มีการแก้ไขใหม่

หาก e-Signature มีครบ 3 องค์ประกอบ และเข้าข่ายการใช้งานของประเภท e-Signature ทั้ง 3 รูปแบบที่จะทำให้การเซ็นเอกสารออนไลน์สมบูรณ์ และการเซ็นเอกสารออนไลน์จะเทียบเท่าการเซ็นเอกสารบนกระดาษอ่านเพิ่มเติม : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

คลิกเพื่อติดต่อเรา

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

การพิจารณาจากผู้ที่เกี่ยวข้องที่จะยินยอมรับลายเซ็นออนไลน์ ต้องพิจารณาองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น มูลค่าและความถี่ในการทำธุรกรรม ความสอดคล้องของระบบงานในองค์กร รวมไปถึงระดับการยอมรับของคู่สัญญา ซึ่งหากผู้ทำธุรกรรมท่านปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฏหมายแล้ว ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้นั้นย่อมมีผลในทางกฏหมาย

การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ส่งผลให้ธุรกิจต่าง ๆ เร่งดำเนินการปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิตอลทั้งในส่วนภาครัฐ บริการด้านการเงิน และการศึกษา ขณะที่ผู้บริโภคก็มองหาหนทางที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำงาน และทำกิจกรรมต่าง ๆ

The post เซ็นเอกสารออนไลน์ เชื่อถือได้มากน้อยแค่ไหน เหมือนกับเซ็นเอกสารกระดาษหรือไม่ ? appeared first on BeeECM.

โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น เช่น การสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เทคโนโลยี Public Key Infrastructure (KPI) ซึ่งใช้หลักการเข้ารหัส / ถอดรหัส (Encryption) โดยผู้สร้างลายมือชื่อจะนำข้อมูลไปแปลงให้อยู่ในรูปแบบข้อความเข้ารหัส และหากคู่สัญญาอีกฝ่ายจะเข้าถึงข้อความดังกล่าว ก็จำเป็นต้องถอดรหัสด้วยกุญแจคู่รหัสเช่นกัน

ดังนั้น e-Signature คือ การใช้เทคโนโลยีในการสร้างเครื่องยืนยันตัวตนของบุคคลในรูปแบบดิจิตอล ซึ่งให้ผลไม่ต่างจากการยืนยันตัวบุคคลโดยการจับปากกาลงมาเซ็นลงบนกระดาษ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ความน่าเชื่อถือของ e-Signature เป็นอย่างไร

กฏหมายจะรองรับว่า e-Signature เป็นไปตามมาตรฐาน เมื่อมีองค์ประกอบสำคัญต่าง ๆ ดังนี้

1. สามารถพิสูจน์และยืนยันตัวตนเจ้าของลายมือชื่อได้ กล่าวคือ ความน่าเชื่อถือของ e-Signature ต้องพิจารณาคู่กับระดับความน่าเชื่อถือในการพิสูจน์ตัวตน (IAL) และระดับความน่าเชื่อถือของสิ่งที่ใช้ยืนยันตัวตน (AAL) เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง เจ้าของ e-Signature กับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
2. เจตนาในการลงลายมือชื่อ กล่าวคือ ต้องแสดงได้ว่าเจ้าของ e-Signature เป็นผู้ลงลายมือชื่อเกี่ยวกับข้อความไว้เอง โดยผู้สร้าง e-Signature อาจกำหนดรายละเอียด วัตถุประสงค์ และเหตุผลในการลงลายมือชื่อไว้ในแบบฟอร์มให้ชัดเจนเพื่อให้เจ้าของ e-Signature เข้าใจและยอมรับในการลงลายมือชื่อนั้น
3. ครบถ้วนและไม่เปลี่ยนแปลง กล่าวคือ ในกระบวนการเก็บรักษา e-Signature ผู้เก็บต้องประกันได้ว่า ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เกี่ยวกับ e-Signature มีความครบถ้วนเหมือนตอนแรกสร้าง และไม่ถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

เราจะรู้ได้ยังไงว่า e-Signature นี้มาจากตัวจริง

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA กระทรวงดิจิตอลเพื่อเศรษฐกิจ และสังคมได้พัฒนาการใช้งานธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวถึงประเภทของ e-Signature และองค์ประกอบของ e-Signature ดังนี้

1. การพิสูจน์และการยืนยันตัวตน

การพิสูจน์ตัวตนในลายเซ็น e-Signature และลายเซ็นดิจิตอลของไทยนั้น มี 2 วิธี คือ

– การพิสูจน์ตัวตน IAL (Identity Assurance Level) แบ่งเป็น 3 ระดับ คือ

• IAL 1 หรือระดับเริ่มต้น หลักฐานที่ต้องใช้แสดงตน คือ เอกสารตัวจริง หรือสำเนาบัตรประชาชน และ Passport
• IAL 2 หรือการเพิ่มระดับการพิสูจน์ตัวตน จะต้องแสดงตนต่อหน้า หรือผ่าน Application ก็ได้ โดยขั้นที่หนึ่งเอกสารบัตรประชาชน หรือ Passport จากนั้นนำชิฟการ์ดในบัตรไปตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมด้วย เช่น ข้อมูลลายนิ้วมือ ข้อมูลใบหน้า เป็นต้น
• IAL 3 หรือ การพิสูจน์ตัวตนระดับสูงสุด จะต้องแสดงตนต่อหน้า หรือ VDO Call กับเจ้าหน้าที่โดยตรง และต้องใช้บัตรประชาชน กับ Passport คู่กัน จากนั้นชิฟการ์ดในบัตรไปตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมด้วย เช่น ข้อมูลลายนิ้วมือ ข้อมูลใบหน้า รูปถ่าย เป็นต้น

– การยืนยันตัวตน AAL (Authenticator Assurance Level) แบ่งออกเป็น 3 ระดับ

• AAL 1 หรือ การยืนยันตัวตนแบบ Single-Factor Authentication เพื่อป้องกันการดักจับรหัสผ่าน หรือข้อมูล เช่น การใช้รหัสผ่าน หรือตอบคำถามที่คำตอบเป็นความลับเฉพาะบุคคล (Memorized Secret) การส่ง SMS รหัส OTP เพื่อยืนยันตัวตน เป็นต้น
• AAL 2 หรือ การยืนยันตัวตนแบบ Multi-Factor Authentication ด้วยการใช้ Memorize Secret ร่วมกับวิธีอื่น ๆ เช่น OTP Device วิธีนี้นอกจากจะป้องกันการดักจับรหัสผ่าน หรือข้อมูลแล้วยังป้องกัน Reply Attack หรือการนำข้อมูลที่ได้ไปกระทำการเลียนแบบ เช่น Login ซ้ำจาก Username และ Password ที่ได้มาด้วย
• AAL 3 หรือ การยืนยันตัวตนระดับสูง การยืนยันตัวตนแบบ Multi-Factor Authentication และมี Factor หนึ่งเป็น Cryptographic Key ซึ่งการยืนยันตัวตนระดับนี้จะมีความซับซ้อน ป้องกันทั้ง MitM Attack ของช่องทางที่รับส่งข้อมูล ป้องกัน Replay Attack และป้องกัน IdP Impersonation Attack ร่วมด้วย

2. เจตนาในการลงลายมือชื่อ

• มีกระบวนการหรือหลักฐานที่แสดงได้ว่าบุคลได้ยอมรับการแสดงเจตนาที่ตนได้ลงลายมือชื่ออย่างชัดเจน
• ใช้ลายมือชื่อดิจิตอลในการลงลายมือชื่อต่อข้อความที่ตนแสดงเจตนา
• ใช้ลายมือชื่อดิจิตอลซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดย CA ในการลงลายมือชื่อต่อข้อความที่ตนแสดงเจตนา

3. การรักษาความครบถ้วนของข้อมูล

• ใช้หลักฐานหรือบุคคลที่สามที่เชื่อถือได้เพื่อแสดงว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงความหมายของข้อความที่ลงลายมือชื่อ และรับรองความครบถ้วนของข้อมูล
• ใช้ลายมือชื่อดิจิตอลในการลงลายมือชื่อต่อข้อความ
• ใช้ลายมือชื่อดิจิตอลซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดย CA ในการลงลายมือชื่อต่อข้อความ

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

ผู้รับรอง e-Signature

องค์กรออกใบรับรอง (Certification Authority : CA) เป็นหน่วยงานที่เชื่อถือได้ ในการออกใบรับรองดิจิตอลให้ผู้ใช้บริการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ CA ให้บริการเทคโนโลยีการเข้ารหัสโดยอาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่า เทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure – PKI) โดยมีบริการต่าง ๆ ดังนี้

• บริการเทคโนโลยีเข้ารหัส ประกอบด้วย การผลิตกุญแจส่วนตัว การส่งมอบกุญแจส่วนตัว การผลิตกุญแจสาธารณะ และกุญแจส่วนตัว การผลิตลายมือชื่อดิจิตอล และการรับรองลายมือชื่อดิจิตอล
• บริการที่เกี่ยวข้องกับการออกใบรับรอง ประกอบด้วย การออกใบรับรอง การตีพิมพ์ ใบรับรองเพื่อเผยแพร่แก่บุคคลทั่วไป การเก็บต้นฉบับใบรับรอง และการกำหนดนโยบายการออก และอนุมัติใบรับรอง
• บริการเสริมต่าง ๆ เช่น การลงทะเบียน การตรวจสอบสัญญาต่าง ๆ การกู้กุญแจ เป็นต้น

CA เกี่ยวอะไรกับ e-Signature

Digital Signature จำเป็นต้องมี Digital Certificate หรือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ในการเข้ารหัส และลงลายเซ็นในเอกสารต่าง ๆ สามารถรักษาความลับ ความถูกต้องของข้อมูลได้ และช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารนั้นอีกด้วย

Digital Certification แบ่งเป็น 2 ประเภท

• ประเภทนิติบุคคล (Enterprise Certificate) ออกให้องค์กร หรือหน่วยงานนิติบุคคล ทั้งภาครัฐ และเอกชน ที่ต้องการใช้งานใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรักษาความมั่นคงปลอดภัยให้กับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์
• ประเภทบุคคล (Personal Certificate) ออกให้บุคคล หรือประชาชนทั่วไป เพื่อรักษาความมั่นคงปลอดภัยให้กับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์

ขอบคุณข้อมูลจาก : www.fusionsol.com

The post ความน่าเชื่อถือ e-Signature appeared first on BeeECM.

ปัจจุบันการทำธุรกรรมได้ปรับเปลี่ยนวิธีในการติดต่อสื่อสาร โดยที่อาศัยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ซึ่งสะดวก รวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น ผ่านโครงสร้างพื้นฐาน อย่างอินเตอร์เน็ต และเครื่องมือการสื่อสารต่าง ๆ ส่งผลให้การดำเนินธุรกิจทั้งภาครัฐ และเอกชน ด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กลายเป็นกลไลสำคัญที่จะขับเคลื่อนธุรกิจและยกระดับการทำธุรกิจให้ก้าวหน้าขึ้นไปอีกขั้น

โดยมีพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) รองรับผลตามกฏหมายของธุรกรรมในทางแพ่งและพาณิชย์ที่ดำเนินการโดยใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มาตั้งแต่ปี 2544

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

e-Signature ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ เครื่องมือทางอิเล็กทรอกนิกส์สำหรับยืนยันความสัมพันธ์ระหว่างตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของกับข้อมูลอิเล็กทรอกนิกส์นั้น สามารถใช้เป็นตัวเลข อักขระ อักษร หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ มาสร้างเป็นชุดข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เทคโนโลยีในการเข้ารหัสสำหรับยืนยันความเป็นเจ้าของ มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัย ทำให้มั่นใจ และสามารถตรวจสอบได้

สนใจระบบจัดการเอกสารติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

e-Signature กับนิยามตามกฏหมาย

เมื่อเราต้องการแสดงเจตนาที่จะเชื่อมโยงเราเองเข้ากับข้อความเพื่อให้เกิดผลผูกพัน เช่น ยอมรับเงื่อนไขตามข้อความที่ปรากฏในข้อตกลง หรือรับรองความถูกต้องของข้อความที่เราเองให้ไว้ เราสามารถทำได้โดยการลงลายมือชื่อ หรือเซ็นชื่อบนเอกสารกระดาษ ซึ่งเป็นวิธีการทั่วไปที่ทำกันมา แต่พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ ทำให้เราสามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ได้

สิ่งสำคัญของการลงลายมือชื่อ ก็คือการทำให้เกิดหลักฐานที่สามารถระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ และสามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อที่เกี่ยวกับข้อความที่ตนเองลงลายมือชื่อได้ ทั้งนี้บุคคลจะมีวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของการลงลายมือชื่อที่แตกต่างกันตามการทำธุรกรรมแต่ละประเภท เช่น

• การอนุมัติเห็นชอบ หรือยอมรับข้อความ เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อยอมรับข้อกำหนดที่ปรากฏอยู่ในสัญญา
• การรับรองหรือยืนยันความถูกต้องของข้อความ เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อรับรองว่าข้อความในการแสดงแบบรายการภาษีเงินได้เป็นรายการที่ถูกต้องสมบูรณ์
• การตอบแจ้งการเข้าถึงหรือการรับข้อความ เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อตอบแจ้ง การรับเอกสาร
• การเป็นพยานให้กับการลงลายมือชื่อ หรือการทำธุรกรรมของบุคคลอื่น เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อรับรองเอกสาร หรือรับรองลายมือชื่อ

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ กำหนดหลักเกณฑ์เรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างไร

ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2551 กำหนดเรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ มี 3 ประเภท ได้แก่

ประเภทที่ 1 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป ตามมาตรา 9 (หลักของมาตรา 9 คือ การลงลายมือชื่อต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้) รองรับความเท่าเทียมกันระหว่างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่อที่เซ็นกันปกติ ซึ่งเป็นหลักที่เปิดกว้างเพื่อรองรับวิธีการทุกประเภทที่อาจนำมาใช้ในการลงลายมือชื่อในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมาตรา 9 แบ่งส่วนประกอบเป็น 2 ส่วน ได้แก่

• ส่วนที่ 1 คือ เพื่อระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
• ส่วนที่ 2 คือ การแสดงถึงความเห็นชอบของบุคคลในการรับรองข้อความที่อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็น “วิธีการที่เชื่อถือได้” (ดูพฤติการณ์ที่เหมาะสมในการกำหนดว่า อย่างไรคือวิธีที่เชื่อถือได้ เช่น ความซับซ้อนของเครื่องมือ ศักยภาพของระบบ การติดต่อสื่อสาร เป็นต้น)

ประเภทที่ 2 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ตามมาตรา 26 เมื่อใช้เทคโนโลยีตามคุณสมบัติ หรือหลักเกณฑ์ตามที่กฏหมายกำหนด ให้ถือว่าเป็นลายมือชื่อิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ โดยวิธีการเชื่อถือได้พิจารณาตามที่กฏหมายกำหนด เช่น เทคโนโลยีที่มีคุณสมบัติหรือลักษณะลายมือชื่อดิจิตอล (Digital Signature) (หมวด 2 แห่ง พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ เพื่อเสริมมาตรา 9) ดังนั้นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรา 26 จึงเป็นการลงลายมือชื่อตามมาตรา 9 และสามารถใช้แทนกันได้ โดยไม่ต้องพิสูจน์ตามหลักเกณฑ์ในมาตรา 9 วรรคสอง ก. ถึง ค. อีก

ประเภทที่ 3 ประเภทที่ 3 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง เป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีลักษณะตามที่กำหนดในมาตรา 26 และอาศัยใบรับรองเพื่อสนับสนุนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามที่กำหนดในมาตรา 28 กฏหมายว่าด้วยเรื่องธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ลายมือชื่อดิจิตอลที่อาศัยโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ และใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง

ตัวอย่างการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป

ตัวอย่างของรูปแบบของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

1. ลายมือชื่อตามมาตรา 9

• การพิมพ์ชื่อไว้ท้ายเนื้อหาของอีเมล
• การสแกนภาพของลายมือชื่อที่เขียนด้วยมือและแนบไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• การใช้สไตลัส (Stylus) เขียนลายมือชื่อด้วยมือลงบนหน้าจอและบันทึกไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• การใช้ระบบงานอัตโนมัติ ที่มีการยืนยันตัวผู้ใช้งาน มาประกอบกับรูปแบบของลายมือชื่อ อิเล็กทรอนิกส์

2. ลายมือชื่อตามมาตรา 26

• การใช้ลายมือชื่อดิจิทัล

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

ในการลงลายมือชื่อ ไม่ว่าจะเป็นการเลือกลงลายมือชื่อประเภทไหน ก็มีผลทางกฏหมายเหมือนกัน ต่างกันที่ความน่าเชื่อถือในการพิสูจน์หลักฐานทางกฏหมายที่ยุ่งยากไม่เท่ากัน โดยประเภทที่ต้องพิสูจน์มากไปน้อยจะเรียงตามลำดับตามนี้ ประเภทที่ 1, 2, 3 ตามลำดับ ซึ่งจะเลือกใช้ประเภทไหนก็ขึ้นอยู่กับความสำคัญของธุรกรรมเอกสารว่ามีความสำคัญขนาดไหน

ขอบคุณที่มาของข้อมูลจาก : สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA

The post รู้จักกับ e-Signature ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่กฏหมายยอมรับ appeared first on BeeECM.