เมื่อการทำชิ้นงานต้องเป็นไปตามกระบวนการ กระบวนการผลิตงาน 1 ชิ้น หรือโครงการสักโครงการในองค์กร คุณคิดว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่ต้องอยู่ในแผนงาน หากเป็นองค์กรเล็ก ๆ ที่มีบุคลากร 5 – 10 คน อาจตอบได้ทันที แต่ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ที่มีบุคลากรมากกว่า 100 ร้อยคนล่ะ อาจจะต้องเปิดผังองค์กรกันเลยทีเดียว

ถ้าหากเป็นองค์กรเอกชนในการทำงานแต่ละครั้งต้องผ่านการจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไข และอนุมัติจากบุคลากรหลายคน หลายฝ่าย หลายตำแหน่งงาน ที่สำคัญยังมีความเข้มงวดเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง และระยะเวลาเป็นพิเศษ ซึ่งด้วยโครงสร้างขององค์กร หรือบริษัทเอกชนที่มีความจำกัดในเรื่องทรัพยากรบุคคล ทำให้ต้องมีการเชื่อมโยง บุคลากร 1 คนอาจรับผิดชอบโครงการมากกว่า 1 โครงการ ทำให้การทำงานต้องมีการส่งงานต่อ ๆ กัน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้แหระที่อาจจะก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ในบางจุด เช่น ประสานงานผิดคน ส่งเอกสารผิดโครงการ หรือข้อมูลหล่นหายหรือตกหล่นระหว่างส่งต่องานกัน เป็นต้น

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

แผนกที่หากว่าผิดพลาดแล้วจะเกิดความเสียหายสูง โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ที่บุคลากรต้องใช้ความรอบคอบในกระบวนการทำงาน หรือ Workflow มากเป็นพิเศษ ในการตรวจสอบแบบฟอร์ม อย่างใบเสนอราคา ใบเบิกจ่าย เอกสาร PO หรือ PR รวมไปถึงเอกสารทางการเงินต่าง ๆ ข้อผิดพลาดที่มักเจอบ่อย ๆ ก็คือ บุคลากรต่างแผนกไม่เข้าใจ Workflow ของฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ทำให้เกิดปัญหายื่นหลักฐานไม่ครบ กรอกข้อมูลไม่ชัด แยกเอกสารไม่ตรงตามหมวด หรือจัดส่งเอกสารผิดคน ส่งผลให้เอกสารตกหล่น หรือสูญหายระหว่างทางก่อนถูกส่งถึงบุคลากรที่ต้องรับผิดชอบ

แต่เอาแล้วจริง ๆ ปัญหาระหว่างการทำงานของบริษัทเอกชนนั้นมีอยู่ยิบย่อย เกือบทุกฝ่ายงาน วันนี้ BeeECM ขอสรุปปัจจัยหลัก ๆ ที่ทำให้กระบวนการทำงาน หรือ Workflow ในบริษัทเอกชนหลายบริษัทเกิดปัญหาติดขัด ได้แก่

ปัจจัยที่เป็นปัญหาในการทำงาน

1. ปัญหาเกี่ยวกับงานเอกสาร

ถึงแม้หลาย ๆ องค์กรเริ่มมีการใช้ทั้งเอกสารแบบกระดาษ และไฟล์ดิจิตอลร่วมกัน เพื่อลดปัญหาเกี่ยวกับเอกสารกระดาษต่าง ๆ สูญหาย แต่ก็ยังคงเจอปัญหาแก้งานซ้ำซ้อน การปรับเปลี่ยนข้อมูลหลายเวอร์ชัน จนเกิดความสับสน งงงวยว่าไฟล์ไหนคืองานล่าสุด และบางทีก็อาจจะลืมไปว่าเอกสารนั้นเก็บอยู่ส่วนไหนบนคอมพิวเตอร์ หรืออยู่ส่วนไหนของสำนักงาน ในกรณีที่องค์กรนั้นไม่ได้มีระบบจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

2. ปัญหาที่เกิดจากตัวบุคลากรเอง

ด้วยโครงสร้างองค์กรที่แบ่งการทำงานออกเป็นแต่ละฝ่าย แต่ต้องมีการประสานงานทั้งคนภายในและภายนอก โดยขั้นตอนนี้อาจเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด บุคลากรฝ่ายอื่นไม่เข้าใจถึงแผนงาน ได้รับข้อมูลการส่งต่องานไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่เข้าใจหลักการทำงาน หรือ Workflow ที่แท้จริง เกิดเป็นปัญหาวงกว้าง ส่งผลกระทบการทำงานของคนอื่น ๆ ไปด้วย

3. ปัญหาการใช้เครื่องมือ และแพลตฟอร์มต่าง ๆ

ไม่ว่าจะแพลตฟอร์มแชท เอกสารออนไลน์ เซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูล โปรแกรมบริหารจัดการสำเร็จรูป และอื่น ๆ อีกมากมาย การใช้งานเทคโนโลยีเหล่านี้มีวิธีที่แตกต่างกัน และหลายองค์กรจำเป็นต้องใช้หลายระบบมาประกอบกัน ซึ่งอาจสร้างความสับสนให้บุคลากรในระหว่างการทำงาน เพราต้องมีการส่งต่องาน หรือไฟล์เอกสารข้ามระบบไปมา รวมถึงต้องคอยปรับเปลี่ยนระบบตามเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาอยู่เสมอ อาจจะทำให้เกิดปัญหาถ้าผู้ใช้งานขาดความเข้าใจ

ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้ที่เราได้ยกตัวอย่างมา ล้วนทำให้กระบวนการทำงานเกิดปัญหา หรือติดขัดได้ หากสังเกตก็จะเห็นได้ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่มักเกิดจากการรับส่งเอกสาร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เกิดตลอดการทำงาน ดังนั้นการแก้ไขปัญหานี้ได้ตรงจุด ก็ควรปรับทั้งกระบวนการทำงานให้ลื่นไหลขึ้น รองรับการรับส่งเอกสารไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ดังนั้น Workflow จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดที่องค์กรควรหยิบเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน

อ่านเพิ่มเติม : Workflow คืออะไร และ 10 เหตุผลที่คุณต้องนำ Workflow มาช่วยงานในองค์กร

การนำ Workflow เข้ามาช่วยแก้ปัญหาการรับส่งเอกสาร

ปัจจุบันองค์กรหลาย ๆ องค์กรเริ่มที่จะมองหาระบบ Workflow เข้าไปช่วยพัฒนาธุรกิจมากขึ้น จากการที่ BeeECM ได้ดำเนินการให้บริการระบบ Workflow และมีองค์กรธุรกิจชั้นนำหลายแห่งให้ความสนใจ เราจึงทราบเหตุผล และสาเหตุว่า ทำไมถึงเปลี่ยนมาใช้งานระบบ Workflow ซึ่งได้ข้อสรุปดังนี้

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

เหตุผลที่องค์กรหันมาใช้ระบบ Workflow กันมากขึ้น

1. เพื่อลดการใช้กระดาษภานในองค์กรให้ได้มากที่สุด เพราะกระดาษถือเป็นต้นทุนจำนวนมหาศาลที่องค์กรต้องจ่ายออกไป และยังถือเป็นการลดทรัพยากรสิ้นเปลืองลงไปอีกด้วย ซึ่งต้นทุนก็ไม่ได้มีแค่ค่ากระดาษ จะมีตั้งแต่ ค่าพิมพ์แบบฟอร์ม ค่าหมึกพิมพ์ ค่าเครื่องพิมพ์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าจัดส่ง รวมไปถึงเรื่องค่าจัดเก็บและทำลายเอกสาร ดังนั้นองค์กรจึงหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น เพราะเป็นการแก้ปัญหาที่ตรงจุด และได้ผลดีมากที่สุด
2. ก้าวสู่ Digital Transformation อย่างเต็มรูปแบบ ในปัจจุบันธุรกิจก้าวสู่โลกดิจิตอลกันมากขึ้น กระบวนการทำงานภายในต่าง ๆ ขององค์กรก็ย่อมต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยเพื่อให้ยังคงยืนอยู่อยู่ในโลอกของธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงได้ ยกตัวอย่างรูปแบบข้อมูลที่เปลี่ยนจาก Analog ไปเป็น Digital หรือที่เราเรียกว่า Digitization เช่น ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทนเอกสารกระดาษ รวมไปถึงการทำธุรกิจก็ต้องเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยมากขึ้น เพื่อเพิ่มโอกาสและสร้างคุณค่าทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า Digitalization เช่น ระบบการจัดการเอกสารที่ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามสถานะเอกสารได้อย่าง Real Time
3. ต้องการทราบสถานะการเดินทางของเอกสาร ตามที่เราได้กล่าวข้างต้นไปว่า มีปัญหาเอกสารสูญหาย ซ้ำซ้อน หรือลืมที่จัดเก็บ แต่ระบบ Workflow มีระบบหลังบ้านคอยจัดการ จัดการ และสามารถติดตามสถานะเอกสารได้แบบ Real Time ช่วยให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถอัพเดตสถานะได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร และอยู่ขั้นตอนไหน หมดปัญหาที่จะเกิดความล่าช้าจากเอกสารตกหล่นได้เป็นอย่างดี
4. ลดภาระในการทำงาน และต้องการความสะดวกสบายในการทำงาน เพราะระบบ Workflow ที่มีการกำหนดผู้เกี่ยวข้อง ขั้นตอน ระยะเวลาไว้ชัดเจน จะช่วยให้บุคลากรเห็นภาพรวมชัดขึ้น รู้หน้าที่ของตัวเอง และบริหารจัดการเวลาได้อย่างเหมาะสม ส่วนผู้บริหารก็ตัดสินใจง่ายขึ้น สามารถนำเอาผลลัพธ์การทำงานของคนในองค์กรมาวิเคราะห์ต่อ เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป

อ่านเพิ่มเติม : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

เหตุผลที่องค์กรควรนำระบบ Workflow เข้ามาใช้ในการทำงาน เพราะจะทำให้ปัญหาของการทำงานที่เกิดจากตัวบุคลากร เอกสาร และเครื่องมือค่อย ๆ หมดไป ซึ่งระบบ Workflow ของ BeeECM สามารถตอบโจทย์เรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี เพราะเราสามารถปรับเปลี่ยนระบบตามรูปแบบการใช้งานของแต่ละองค์กรได้เป็นอย่างดี ปรับระบบให้ทำงานได้อย่างคล่องตัวมากยิ่งขึ้น มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ครอบคลุมทุกกระบวนการตั้งแต่การจัดการ ตรวจสอบ แก้ไข ไปจนถึงขั้นตอนการอนุมัติเอกสารช่วยสนับสนุนการทำงานทั้งบุคลากรถึงระดับผู้บริหาร ทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมทั้งองค์กรสามารถพัฒนาไปได้ไกลมากกว่าคู่แข่ง

The post ทำงานเป็นระบบกับ Workflow ดีอย่างไร ทำไมองค์กรของคุณควรหันมาใช้ Workflow appeared first on BeeECM.

ถ้าพูดถึงเทคโนโลยีที่นำมาช่วยทำงานในองค์กรในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เราจะนึกถึง หลาย ๆ คนทราบดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวก รวดเร็ว และประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันส่วนใหญ่

ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการทำงาน และระบบการจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ BeeECM จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กรให้ดีกว่าเดิมได้อย่างไร?

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

Workflow คืออะไร

Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย ช่วยลดเวลา และความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก

Workflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ของข้อมูล และสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ จนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

พัฒนารูปแบบการทำงานด้วย Workflow

1. Workflow ช่วยให้กระบวนการทำงานนั้นง่ายขึ้น

หน้าที่หลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสาร และการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติ และตรวจสอบเอกสาร ได้แบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสาร หรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดขั้นตอนการทำงานลง ส่งผลให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น

2. Workflow ช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัยมากขึ้น

ความปลอดภัยของเอกสารเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากในองค์กร Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารที่เป็นความลับ รวมทั้งบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนที่ทำงาน หมดปัญหาเอกสารสูญหาย และปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ Workflow

3. Workflow ช่วยเพิ่มสปีดให้งานเอกสารรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ด้วยระบบการทำงานในรูปแบบดิจิทัลของ Workflow ที่สามารถปรับกระบวนการการเดินเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ทั้งในส่วนรายละเอียดยิบน่อยไปจนถึงขั้นตอนสำคัญเร่งด่วนของการทำงานอย่างการขออนุมัติจากผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งขั้นตอนการเดินเอกสารที่ใช้ระยะเวลารวดเร็ว ทำให้บุคคลากรในองค์กรไม่ต้องคอยกังวลกับเอกสารที่ส่งออกไป และไม่ต้องคอยรับเอกสารให้ยุ่งยากวุ่นวาย ในส่วนนี้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงาน และบุคคลากรในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผน ทำให้การทำงานไม่ติดขัด ตัดปัญหาเอกสารตกค้าง ส่งผลให้การดำเนินงานคล่องตัว และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

4. Workflow สามารถเข้าใจงานจากที่ไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา แค่เพียงมีสัญญาณอินเตอร์เน็ต แม้อยู่ในช่วงที่ต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น Work From Home เช่นนี้ หลายองค์กรอาจคิดว่าการทำงานค่อนข้างยากลำบาก แต่ระบบ Workflow จะเข้ามามีส่วนช่วยสำคัญทำให้ระบบงานไม่ติดขัด แม้ต้องทำงานจากที่บ้านก็ตาม

5. Workflow ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว

อีกหนึ่งความสำคัญของระบบ Workflow คือ ช่วยประหยัดต้นทุน และลดการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์อย่างยั่งยืน เพราะ Workflow นั้นเป็นระบบงานดิจิทัล ทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษในการทำงาน หรือช่วยให้ใช้กระดาษน้อยที่สุด จึงทำให้องค์กรที่นำระบบ Workflow เข้ามาเป็นตัวช่วยดำเนินงานนั้นประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปได้มาก อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนของทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารในระยะยาวได้อีกด้วย

ตัวอย่างการใช้งาน Workflow ของระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM

ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow

ในองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลากรในแผนกต่าง ๆ ทุกตำแหน่งจะมีระเบียบ และแบบแผนมากกว่า ทุกอย่างจะรวดเร็ว คล่องตัว มีระบบขั้นตอนที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกรายละเอียด ทั้งหมดเกิดจากการจัดการเอกสารด้วยระบบ Workflow ที่กำหนดขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพเอาไว้ เมื่อไม่มีปัญหาด้านเอกสาร ความล่าช้าและความผิดพลาดที่เกี่ยวข้องก็จะค่อย ๆ หายไป องค์กรก็จะมีเวลาพัฒนาศักยภาพการทำงานด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ข้อดีของระบบ Workflow จึงมีให้เห็นอีกมากมายหลายด้าน เช่น

1. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลากรในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
2. ค้นหาเอกสารได้ง่าย ๆ ไม่ว่าเอกสารจะมีจำนวนมาก ก็ใช้เวลาค้นหาเจอได้เพียงไม่มีกี่วินาที
3. ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้
4. ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสาร และรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ เป็นต้น

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้องค์กรประหยัดต้นทุนทรัพยากร ช่วยประหยัดระยะเวลาทำงาน และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดของระบบงาน ลดการเกิดเอกสารสูญหาย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้บุคคลากรในองค์กร นั่นเป็นเหตุผลที่ว่าระบบ Workflow สามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีมากยิ่งขึ้น

The post พัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กร ด้วยระบบ Workflow appeared first on BeeECM.

แนวคิด Paperless Solution คือ การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้งานกระดาษมากเกินความจำเป็น เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบของ Digital Format รูปแบบการทำงานก็จะถูกปรับเปลี่ยนให้เป็น Digital Process มากขึ้น

แนวคิด Paperless Solution นวัตกรรมที่จะพาองค์กรของคุณเข้าสู่การทำงานแบบ Digital Transformation ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน พร้อมประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรของคุณไปในตัว

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ในช่วงหลังสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ทั่วโลกต่างมีการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการอยู่อาศัยปรับตัวให้เข้ากับยุค New Normal รูปแบบใหม่ รวมไปถึงการปรับตัวของ Office หลายแห่ง ที่มีการเปลี่ยนตัวเองอย่าเช่น การทำงานอยู่บ้าน การเรียนอยู่บ้าน รวมไปถึงแนวคิด Paperless Office ที่ต้องบอกเลยว่ามาแรงมากในขณะนี้ และถ้าคุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ เจ้าของกิจการ แต่ยังไม่รู้เลยว่า Paperless คืออะไร แล้วแนวคิดนี้ดีอย่างไร วันนี้เราจะนำเรื่องราวที่เป็นประโยชน์เหล่านี้มาบอกคุณเอง

แนวคิด Paperless คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องรู้

Paperless Solution คือ แนวคิดลดการใช้กระดาษ ลดการใช้งานเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพื่อใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด นอกจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้อีกด้วย โดยวิธีการที่จะประหยัดการใช้กระดาษก็คือ การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารรูปแบบ Digital Format และเป็นการเริ่มต้นการก้าวสู่ยุค Digital Transformation ให้ระบบการทำงานภายในองค์กรก้าวทันยุคสมัย ก้าวนำหรือเทียบเท่ากับคู่แข่งในวงการธุรกิจของคุณ

แม้ว่า Paperless Solution จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เป็นตัวกระตุ้นให้หลายองค์กร หลายหน่วยงาน หันมาใช้เอกสารรูปแบบ Digital มากขึ้น โดยเฉพาะในช่วงที่มีการ Work From Home ที่ทุกคนจะต้องอยู่บ้าน ต้องรักษาระยะห่างทางสังคม เพื่อไม่ให้เชื้อไวรัสเกิดการแพร่ระบาดยิ่งขึ้น

ดังนั้นการ Work From Home ที่เราจะไม่สามารถติดต่อกันได้โดยตรง เราไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีภายใต้แนวคิด Digital Transformation เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกันแบบ Online การเรียนการสอนแบบ Online รวมถึงการยื่นเอกสารสำคัญให้คนภายในองค์กรเซ็นรับทราบในรูปแบบ Digital

ซึ่งสิ่งนี้เองก็มีส่วนกระตุ้นให้คนเริ่มหันมาสนใจชีวิตไร้กระดาษ หรือใช้กระดาษให้น้อยลง ลดการสัมผัสกับสิ่งของหลายหน่วยงานจึงเริ่มหันมาใช้เทคโนโลยีการจัดการต่างกัน เร็วกว่าที่คาดเอาไว้ และเริ่มเปลี่ยนแนวคิดภายในองค์กรให้กลายเป็นองค์กรในรูปแบบ Paperless นั่นเอง

โดยกระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้เป็นในรูปแบบแนวคิด Paperless มีหลากหลายวิธี แต่ที่ได้รับความสนใจและมีหลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเพิ่มศักยภาพธุรกิจให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless นั้นก็คือระบบ DMS หรือ Document Management System ระบบจัดการเอกสารรูปแบบ Digital ซึ่งระบบมีข้อดีดังนี้

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

ข้อดีของระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)

โปรแกรมจัดการเอกสาร มีรูปแบบการใช้งานตอบโจทย์เกี่ยวกับงานจัดการเอกสารมากที่สุด ช่วยให้คุณจัดการเอกสารที่มีมากมายในองค์กรของคุณได้ง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา

• ทำให้บริษัทมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน เนื่องจากแนวคิด Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
• ให้การทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ
• ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสารรองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย
• ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ แถมยังมีเวลาเหลือพอสำหรับทำงานอื่นอีกด้วย
• มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าถึงขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาของเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่ใคร และอื่น ๆ
• สำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก และพนักงานต้องนั่งอยู่กับกองเอกสาร มันจะดีกว่าไหมถ้านำเอกสารเหล่านี้เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร ทั้งประหยัดพื้นที่ ออฟฟิศสะอาด บรรยากาศการทำงานดีขึ้น และทำให้เหล่าพนักงานมีความสุขมากยิ่งขึ้น

• ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา นอกจากจะช่วยประหยัดทรัพยากรกระดาษแล้ว ระบบจัดการเอกสารยังช่วยสนับสนุนการทำงานนอกออฟฟิศ ที่ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานจัดการเอกสารได้ตลอดเวลา

อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?

ระบบจัดการเอกสารกับการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ Digital

ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System เป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์ ECM ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรคุณ โดยระบบนี้จะช่วยเก็บเอกสารทั้งหมดขององค์กร ช่วยจัดหมวดหมู่ของเอกสาร ช่วยค้นหาเอกสารผ่านระบบ สามารถแชร์เอกสารให้คนในองค์กร กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ และตัวช่วยอื่น ๆ ที่ทำให้ Flow การทำงานออกมาสมบูรณ์แบบ

โดยจะเริ่มจากการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารกระดาษมาเป็นรูปแบบ e-Document ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้ามาช่วยสแกนเอกสาร ยิ่งองค์กรไหนมีเอกสารเยอะมาก จะต้องนำเอกสารทั้งหมดมาสแกนเพื่อเปลี่ยนเป็นเอกสารรูปแบบ e-Document คัดแยกเอกสารแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อเอกสาร ทำ Index และนำเข้าระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System เพื่อทำการจัดเก็บและจัดการเอกสาร

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

ซึ่งแนวคิดนี้จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสาร ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ต้องมานั่งคอยหาพื้นที่สำหรับเก็บเอกสารองค์กร ตามแนวคิด Paperless Solution แถมเก็บเอกสารในระบบจัดการเอกสาร และยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยเพราะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ด้วย

สรุป

ทั้งนี้หากคุณกำลังมีแนวคิดที่จะปรับเปลี่ยนรูปแบบองค์กร หน่วยงาน หรือบริษัท ให้อยู่ในรูปแบบ Paperless Solution ต้องการทีมสแกนเอกสาร หรือผู้เชี่ยวชาญเรื่องระบบจัดการเอกสารเข้ามาช่วยจัดการปัญหาให้คุณ สามารถติดต่อเราได้ที่นี้ หรือโทร.02-551-2097 ต่อ 601 ยินดีให้คำปรึกษาและบริการแบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์การทำงานมากกว่า 10 ปี

The post Document Management System กับแนวคิด Paperless Solution ที่องค์กรยุคใหม่ต้องปรับตัว appeared first on BeeECM.

การทำธุรกิจในปัจจุบันเป็นที่รู้กันดีกว่า มีการแข่งขันสูง หลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์ที่มีมากมายมาใช้เพื่อความก้าวหน้า และทันธุรกิจในยุคปัจจุบัน เรียกได้ว่าช่วงชิงความเป็นหนึ่งอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้เป็นผู้นำเหนือคู่แข่งอย่างภาคภูมิใจ

แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นจะมีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่ก็ยังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นคือระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรนั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง Workflow แปลว่ากระแสงาน ที่มีส่วนช่วยทำให้องค์กรดำเนินงานสะดวกมากยิ่งขึ้น

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ทำความรู้จักกับ Workflow คืออะไร ?

Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติ และการตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม่จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนอาจจะมีความแตกต่างกันออกไป ซึ่งแต่ละทีมก็อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก

ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัว และรวดเร็วมากยึ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกแบบ Real time แบบทุกขั้นตอน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามเอกสารได้ตลอดเวลา เข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ สามารถแก้ไขเอกสารได้ตามที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม : Workflow ช่วย Work From Home อย่างไร? ในยุค Covid-19

ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow

ในหลากหลายองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลากรในแผนกต่าง ๆ ทุกตำแหน่งจะมมีระเบียบและแบบแผนมากกว่า ทุกอย่างจะรวดเร็ว คล่องตัว มีระบบขั้นตอนที่ชัดเจน สามาถตรวจสอบการทำงานได้มนทุกรายละเอียด ทั้งหมดเกิดจากการจัดการเอกสารด้วยระบบ Workflow ที่กหนดขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพเอาไว้แล้วเรียบร้อย เมื่อไม่เกิดปัญหาด้านเอกสาร ความล่าช้า และความผิดพลาดที่เกี่ยวข้องก็จะค่อย ๆ หายไป องค์กรก็จะมีเวลาพัฒนาศักยภาพการทำงานด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ประโยชน์ของโปรแกรม Workflow จึงมีให้เห็นอีกมากมายหลายด้าน เช่น

1. Workflow เสริมสร้างความปลอดภัย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบุคคลในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
2. Workflow เก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาเอกสารก็ง่าย
3. Workflow จัดการการเดินเอกสารให้อัตโนมัติ ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้
4. Workflow ลดต้นทุนในระยะยาว ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสาร และรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

10 เหตุผลที่ควรเลือกใช้ระบบ Workflow มาช่วยทำงานในธุรกิจของคุณ

1. Workflow ช่วยให้ผู้บริหารมองเห้นภาพรวมของกระบวนการการทำงาน ทำให้สามารถคัดแยกและกำจัดขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในกระบวนการ (Non-Value Added Process) ออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน
2. ขั้นตอนของงานแต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังบุคคลากรที่มีทักษะการทำงานที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมายให้ใครก็ได้ที่ว่างอยู่ หรือที่ต้องการจ่ายงานให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้
3. ผู้บริหารสามารถให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์ และวางแผนธุรกิจดีกว่าที่จะต้องมาทำงานระดับปฏิบัติทั่วไปทุกๆ วัน หรือคอยมาแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจ
4. Workflow ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบสำหรับข้อกังขา หรือประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง Workflow จึงช่วยให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขีดความมั่นใจในการรับมือกับประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานที่ทำสำเร็จ
5. Workflow ช่วยตอบคำถามต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น

   – ที่จริงแล้วงานที่ฉันต้องทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง? ฉันกำลังจะทำงานนี้เพื่อใครบ้าง?

   – ฉันควรใช้เวลาเท่าไหร่ ในการดำเนินงานขั้นตอนนี้?

   – มีใครอีกบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานนี้?

   – ถ้าตัดสินใจดำเนิงานไปแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร?

6. Workflow กับการทำงานตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงานไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย) และผ่านการตรวจสอบเช็คทุกสิ่งที่ควรทำจนครบในขั้นตอนนี้แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
7. ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร ทำให้เกิดการสูญเสียและประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไปตามขั้นตอนภายในกระบวนการ Workflow อย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้างที่หน่วยงานใดเพื่อรอส่งออกต่อไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หรือลืมทิ้งไว้ได้
8. ทำให้มองเห็นกระบงนการทำงานที่ชัดเจน สามารถติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนการทำงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ
9. การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล จะสามารถตัดสินใจผ่านระบบงาน Workflow ขั้นพื้นฐานได้ของข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถสร้างขึ้นได้เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์
10. เนื่องจาก Workflow นั้นเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการณ์ และสิ่งต่าง ๆ ที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามาถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร?

สรุป

องค์กรส่วนใหญ่ที่นำระบบงาน Workflow เข้ามาช่วยนั้นจะสามารถประหยัดเวลาการทำงาน และลดขั้นตอนความยุ่งยากที่ไม่จำเป็นออกไป นั่นหมายความว่าองค์กรของคุณจะสามารถดึงเอาศักยภาพที่มีอยู่ไปใช้งานได้อย่างสูงสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย ๆ เพียงแค่คุณกล้าและพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนรายละเอียดพื้นฐานพวกนี้ให้เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหาร หรือบุคลากรทั่วไปของบริษัท สิ่งนี้จะสามารถช่วยให้การทำงานของคุณดี และมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น เพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จทางธุรกิจไปได้อีกระดับนึงอย่างแน่นอ

The post Workflow คืออะไร และ 10 เหตุผลที่คุณต้องนำ Workflow มาช่วยงานในองค์กร appeared first on BeeECM.

ธุรกิจหลาย ๆ ธุรกิจ คงจะเคยได้ยินหรือว่าเคยใช้งานระบบจัดการเอกสาร เครื่องมือที่ช่วยจัดการเอกสารให้อยู่ในมาตรฐาน ISO ในบทความนี้เราจะพูดถึงเครื่องมือจัดการเอกสารบนมาตราฐาน ISO

ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยของธุรกิจยุคใหม่ เรียกได้ว่าองค์กรไหนที่นำเอาระบบจัดการเอกสารเข้ามาใช้งาน ถือว่าธุรกิจนั้นก้าวหน้าไปอีกขั้นหนึ่งแล้วสำหรับการจัดการ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีที่ในปัจจุบันโลกของการแข่งขันทางธุรกิจนั้นสูงอยู่ทีเดียว การที่เลือกใช้ระบบจัดการเอกสารถือเป็นทางเลือกที่ดีในการก้าวไปอีกขั้นของการทำธุรกิจ

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร ?

ระบบจัดการเอกสาร ISO คือ ซอฟต์แวร์ที่เป็นระบบการทำงานที่ออกแบบมา โดยมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็นการช่วยจัดการเรื่องงานเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การค้นหา การแก้ไข หรือแม้กระทั่งการแชร์ไฟล์เอกสารให้ใช้งานร่วมกัน ตลอดจนช่วยติดตามเอกสาร ตรวจสอบ พร้อมทั้งการแก้ไขปัญหาเมื่อเจอข้อผิดพลาด เพื่อให้การดำเนินงานด้านเอกสารมีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ISO

อ่านเพิ่มเติม : จัดการเอกสารตามหลักมาตรฐาน ISO 9001 (Document Management)

คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ISO

ระบบจัดการเอกสาร ISO มีคุณสมบัติการใช้งานที่น่าสนใจหลายอย่างและเป็นข้อดีที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรมากมาย มีอะไรบ้างที่เป็นสุดยอดคุณสมบัติ วันนี้เราคัดเลือกคุณสมบัติสำคัญมาให้คุณพิจารณาเลือกใช้งานกัน มีอะไรบ้างมาดูกันค่ะ

• ประหยัดเวลา ระบบจัดการเอกสาร  ISO ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่ง และดำเนินงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการทำงานบนระบบดิจิตอล ไม่ใช่ในรูปแบบ Manual แบบเมื่อก่อน ซึ่งเรื่องนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด สามารถใช้ระยะเวลาที่เหลือจากการดำเนินงาน นำไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรในเรื่องอื่น ๆ อีกด้วย
• ลดการใช้กระดาษ ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นระบบการทำงานที่ไม่ใช้กระดาษ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่ง่า Paperless ด้วยเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่เป็นมิตรกับโลก ซึ่งก็ส่งผลดีในด้านธุรกิจด้วย ก็คือช่วยลดต้นทุนในเรื่องของเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่าง ๆ ถือว่าช่วยประหยัดเงินให้องค์กรได้มากที่สุดในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้

อ่านเพิ่มเติม : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

• มีระบบควมบคุมเอกสารที่น่าสนใจ ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของระบบจัดการเอกสาร ISO โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับการบริหารจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร ตามข้อกำหนด ISO 9001 เรื่องควบคุมเอกสารนั่นเอง
  โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุข้อกำหนดต่าง ๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธ์ก่อนการประกาศใช้ เอกสารใช้งานงานต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น เอกสารสามารถย้อนกลับไป Version ก่อนหน้านั้นได้ เป็นต้นนอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นหาเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ การดูแลเอกสาร Version ก่อน ๆ ย้อนหลัง ในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดไว้ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดว่ามีใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก
• ระบบติดตามเอกสารในองค์กร ระบบจัดการเอกสาร ISO จะมีฟังก์ชัน Internal Audit ที่จะช่วยให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO นั้นถูกต้องยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม หากขยายความก็คือหากบริษัทมีการรวบรวมเอกสารมาตรฐาน ISO แล้วจะต้องมีการตรวจสอบจากยืนยันตัวตนอย่างสม่ำเสมอ อาจปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง

• ซึ่งหากตรวจสอบแล้วบริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจทำให้บริษัทหลุดออกจากมาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะว่าไม่ได้ทำตามขั้นตอนควบคุมคุณภาพ หรือมาตรฐานอื่น ๆ แล้วหัวหน้างานหรือผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไร ว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้นั้นพนักงานในองค์กรได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์
  เนื่องจากในข้อกำหนด หรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสาร อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัยอันส่งผลกระทบต่อชีวิตและทรัพย์สิน จึงต้องมี Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กร ว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่
  โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่าในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้นจะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุออกมาเป็นข้อว่าจาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน

ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจด้านอุตสาหกรรม การผลิต หรือโรงงานต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องควบคุมคุณภาพ ควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพและคุณภาพไปพร้อม ๆ กัน ถ้าองค์กรอุตสาหกรรมใดมีระบบจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO เป็นตัวช่วย ก็ถือว่าเป็นสัญญาณที่ดีในการมุ่งหน้าเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง

สรุป

ทั้งนี้ระบบการจัดการเอกสาร BeeECM จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กร และให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี

สนใจระบบการจัดการเอกสาร และรับคำปรึกษาด้านระบบจัดการเอกสาร BeeECM ติดต่อ 02-551-2097 ต่อ 601

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..

The post เครื่องมือจำเป็นที่ช่วยจัดการเอกสารบนมาตรฐาน ISO appeared first on BeeECM.

ด้วยสถานการณ์การกลับมาแพร่ระบาดระลอกใหม่ของเชื้อไวรัส Covid-19 ในสถานการณ์แบบนี้นั้นก็นำมาซึ่งการปรับตัวของคนทำงานอีกครั้ง มนุษย์เงินเดือนอย่างเรา ๆ ต้องกลับเข้าสู่โหมดการทำงานแบบ work from home อีกครั้ง แต่ในครั้งนี้ดูเหมือนว่าหลาย ๆ คน  จะเริ่มปรับตัว และสามารถดีลกับงานที่บ้านได้อย่างไม่ยากมากนัก เนื่องจากมีประสบการณ์มาแล้วในรอบปีที่ผ่านมา

นอกเหนือจากการพยายามปรับตัวเข้าสู่โหมดการทำงานแบบ work from home อีกครั้ง ซึ่งไม่รู้ว่าจะอยู่ในสถานการณ์แบบนี้ไปอีกนานแค่ไหน สิ่งหนึ่งที่เราต้องนึกถึงและจำเป็นต้องทำให้ได้ คือการรักษาประสิทธิภาพในการทำงาน ต่อให้จะเปลี่ยนสถานที่ เปลี่ยนรูปแบบการทำงาน แต่เป้าหมายและจุดประสงค์ก็จำเป็นที่ต้องทำให้ได้ตามแผนที่วางเอาไว้

ซึ่งในปีที่ผ่านมาที่เริ่มมีการ work from home หลาย ๆ องค์กร ทั้งองค์กรขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ ได้ขับเคลื่อนการทำงานขององค์กรด้วย workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ทำให้การดำเนินงานเป้นไปได้อย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพ วันนี้เราจะนำคุณสมบัติที่ดีที่ workflow ควรมีเพื่อให้คุณได้ลองเลือกใช้ workflow ได้ตรงตามจุดประสงค์และเป้าหมายขององค์กร ให้คุณผ่านช่วงเวลานี้ไปได้อย่างราบรื่น การทำงานของคุณไม่สะดุดไม่ว่าจะที่องค์กร หรือที่ไหน

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

คุณสมบัติของ workflow

1. ทำงานบนระบบออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา
   Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นการทำงานบนระบบอินเตอร์เน็ต โดยสามารถใช้ได้กับหลากหลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต โน๊ตบุ๊ค หรือเดสก์ท็อป แน่นอนว่าเมื่อเป็นการทำงานบนระบบอินเตอร์เน็ต และทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เราก็จะสามารถทำงานได้จากที่ไหน และเมื่อไหร่ก็ได้ ซึ่ง Workflow นั้นตอบโจทย์การทำงานแบบ work from home ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการสั่งงาน การตรวจงาน อนุมัติงาน ก็สามารถทำงานพวกนี้ได้จากที่บ้าน ทำให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด ไม่ต่างอะไรกับที่เราทำงานอยู่ที่ออฟฟิศทำงานแบบไร้กระดาษ ลดภาระงานเอกสาร
2. เมื่อต้องทำงานที่บ้านหลาย ๆ คน ที่ทำงานในตำแหน่งที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก อาจจะมีความกังวลว่าจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารเหมือนตอนทำที่งานออฟฟิศ แต่ workflow จะมีคุณสมบัติหนึ่งที่ช่วยลดภาระงานของเอกสารลงได้ workflow ก็คือการทำงานแบบไร้กระดาษ โดยที่จะเก็บข้อมูลในการทำงานทั้งหมดที่เคยอยู่ในรูปแบบของกระดาษไปเป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และนำไปจัดเก็บอยู่ในระบบจัดเก็บเอกสารที่มีความปลอดภัยสูง สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย และสามารถจัดเก็บเอกสารได้ตามหมวดหมู่ จึงทำให้การทำงานที่บ้านในช่วงสถานการณ์ของเชื้อไวรัส Covid-19 หมดความกังวลเรื่องงานเอกสารลงไปได้อย่างแน่นอน และยังเป็นข้อดีในการทำงานที่สะดวก รวดเร็วมากขึ้นด้วย
3. เริ่มต้นการทำงานในรูปแบบใหม่ตั้งแต่วันนี้
   สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส covid-19 ทำให้เห็นได้ว่าการทำงานในแบบของโลกอนาคตนั้น เกิดขึ้นกว่าที่ทุกคนคาดคะเนเอาไว้ การทำงานจากที่บ้าน หรือ work from home นั้นกลายเป็นเรื่องปกติ เร็วกว่าที่เราคิด และมีแนวโน้มอย่างมากว่าจะไม่ใช่แค่เกิดขึ้นในช่วงนี้เท่านั้น แต่จะเป็นการทำงานในรูปแบบปกติของคนทำงานในยุคนี้ และน่าจะยังคงส่งผลไปในอนาคต เพราะฉะนั้นการใช้งาน workflow เป็นเหมือนการที่เราได้ทำงานแบบโลกใหม่ก่อนใคร เป็นโอกาสดีที่เราจะทำให้องค์กรของเราได้เรียนรู้ และปรับตัวสู่การทำงานในอนาคตได้ก่อน เพิ่มโอกาสการประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น และก่อนใคร ใช้โอกาสในจังหวะที่หลายคนมองว่าช่วงเวลานี้ธุรกิจหลายอย่างกำลังชะลอตัว มาเป็นการเร่งเรียนรู้และปรับตัว เมื่อไหร่ที่โลกธุรกิจกลับสู่สภาวะที่พร้อมแข่งขัน เราก็จะก้าวขึ้นไปเป็นผู้นำได้อย่างง่ายดาย

อ่านเพิ่มเติม : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

อ่านเพิ่มเติม : โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวช่วยยกระดับธุรกิจของคุณ

สรุป

การที่องค์กรหรือธุรกิจเลือกที่จะลงทุนกับเทคโนโลยีที่ช่วยซัพพอร์ตการทำงาน การปรับตัวสู่โลกอนาคตหรือโลกแห่ง New Normal ดูจะเป็นอะไรที่คุ้มค่า และมีโอกาสเห็นผลสำเร็จได้อย่างแน่นอน หากคุณสนใจ Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ให้ BeeECM ช่วยคุณ

The post Workflow ช่วย Work from home อย่างไร? ในยุค Covid-19 appeared first on BeeECM.

Workflow คืออะไร ?

Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย และในปัจจุบันมีองค์กรหลายองค์กรให้บริการระบบ Workflow อยู่ด้วยกันหลายแห่ง อย่างเช่น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่นอกจากฟังก์ชั่นจัดเก็บเอกสารแล้ว BeeECM ยังสามารถทำ Workflow ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ใช้งานง่าย โดยระบบ Workflow สามารถเลือกผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารได้ ตามเงื่อนไขที่กำหนด มีเครื่องมือสำคัญ ที่จะช่วยตรวจสอบ ความถูกต้องในการสร้าง Workflow ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมากWorkflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ของข้อมูล และสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ จนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

Workflow กับการบริหารจัดการสำหรับองค์กร

Workflow สำหรับองค์กร สามารถช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรนั้นดำเนินไปอย่างเป็นระบบ ตามขั้นตอน และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้ด้วย ดำเนินไปอย่างมีมาตราฐาน เป็นขั้นตอน มีประสิทธิภาพ ไม่เฉพาะบางธุรกิจ แต่ Workflow สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ

Workflow ประกอบด้วย รูปแบบการจัดระเบียบ และการจัดรูปแบบที่ซ้ำกันได้ ซึ่งใช้งานได้โดยการจัดการโครงสร้างทรัพยากรอย่างเป็นระบบ ให้บริการหรือประมวลผลข้อมูล สามารถอธิบายได้ว่าเป็นลำดับ การปฏิบัติงานการทำงาน ของบุคคลหรือกลุ่มการทำงาน ขององค์กร ของพนักงานหรือกลไก ที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

ประโยชน์หลัก ๆ ของระบบงาน Workflow คือ การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงาน และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร

สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..

คลิกเพื่อติดต่อเรา

คุณสมบัติของ Workflow

การเลือกใช้งาน Workflow ต้องคำนึงถึงคุณสมบัตินี้เป็นหลัก เพื่อการที่ตอบโจทย์กับองค์กรมากที่สุด มีคุณสมบัติอะไรบ้าง มาดูกัน

• จัดการงานเอกสารแบบครบวงจร ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเอกสารหรือนำเข้าเอกสาร พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น และแจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
• การควบคุม Version และการปรับปรุงเอกสาร ระบบจะควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
• รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น Microsoft Office 2003, 2007, PDF, WordPerfect, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่น ๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป
• แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม Version ของฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็ว ทั่วทั้งองค์กร
• ระบบความปลอดภัย เพื่อความมั่นใจในการใช้งาน การควบคุมความปลอดภัยแบบ Password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิและการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น
• การติดตามสถานะงานแบบ Real Time ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้ผู้ที่มีสิทธิในการดูแลระบบยังสามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลง ตัวผู้อนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัยที่เป็นอุปสรรคในเส้นทางเดินเอกสาร
• การค้นหาและเรียกดูเอกสาร
  – สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่ายและแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
  – สามารถเพิ่มเติมฟิลด์ข้อมูลของงานและเอกสารแต่ละประเภทได้ และสามารถระบุได้ว่าฟิลด์นั้นเป็นชนิดใด เป็นฟิลด์ข้อมูลบังคับหรือไม่ และสามารถใช้เป็นเงื่อนไขในการค้นหาได้ ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ไม่จำกัด
• การค้นหาแบบระบุคำค้น ผู้ใช้สามารถค้นหางานหรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์ก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
• ระบบรายงานและสถิติ
  – ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและสถิติเบื้องต้น เพื่อช่วยวิเคราะห์ความถี่ของการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ ขององค์กร ในความสัมพันธ์เชิง ประเภทของเอกสาร แผนก เรื่องของเอกสาร หรือระยะเวลาที่รอการอนุมัติเพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถคาดการณ์ และกำหนดทิศทางขององค์กรได้
  – ระบบจะเก็บประวัติการเข้าดู รวมถึงการสั่งพิมพ์และ download ของเอกสารแต่ละฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบเอาไว้ด้วย
• ระบบ Workflow อัจฉริยะ
  – มีระบบ Workflow เพื่อการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ โดยระบบ Workflow สามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้
  – เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่างๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่กำหนด Workflow มีระบบช่วยเตือนผ่านทางอีเมล สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ
• ก้าวไปข้างหน้ากับระบบ Paperless แบบสมบูรณ์ ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปในองค์กร เช่น ระบบ ERP และระบบ HRMS เป็นต้น

อ่านเพิ่มเติม : เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

10 เหตุผลที่ workflow สามารถช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจได้

1. Workflow ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน ทำให้สามารถคัดแยกและกำจัดขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในกระบวนการออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน
2. ขั้นตอนของงานแต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังบุคลากรที่มีทักษะการทำงานที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมายให้ใครก็ได้ที่ว่างอยู่หรือที่ต้องการจ่ายงานให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้
3. ผู้บริหารสามารถให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ ดีกว่าที่จะต้องมาทำงานระดับปฏิบัติทั่วไปทุก ๆ วัน หรือมาคอยแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจได้
4. Workflow ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบสำหรับข้อกังขาหรือประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง Workflow จึงช่วยให้ผู้ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขีดความมั่นใจในการรับมือกับประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานที่ทำสำเร็จ
5. Workflow ช่วยตอบคำถามต่าง ๆ เช่น

– ที่จริงแล้วงานที่ฉันจะต้องทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง ฉันกำลังจะทำงานนี้เพื่อใครบ้าง

– ฉันควรจะใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินงานขั้นตอนนี้

– มีใครอีกบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนี้

– ถ้าฉันตัดสินใจดำเนินงานไปแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร เป็นต้น

6. Workflow กำกับการทำงานตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงานไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจผิดพลาดได้ง่ายเพราะมนุษย์) และผ่านการตรวจเช็คทุกสิ่งที่ควรทำจนครบในขั้นตอนนี้แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
7. ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร ทำให้ลดการสูญเสียและประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไปตามขั้นตอนภายในกระบวนการ Workflow อย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้างแช่ที่หน่วยงานใดเพื่อรอส่งต่อออกไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หาย หรือลืมทิ้งไว้ได้
8. ทำให้มองเห็นกระบวนงานได้ชัดเจน สามารถจะติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ
9. การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล จะสามารถตัดสินใจได้ผ่านระบบงาน Workflow บนพื้นฐานของข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถสร้างขึ้นได้เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์
10. เนื่อง Workflow นั้นเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการและสิ่งต่างๆที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร

สรุป

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า ระบบ Workflow นั้นค่อนข้างที่จะมีความสำคัญต่อการทำงานภายในองค์กรอย่างมาก ช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยลดการสูญเสีย ประหยัดเวลาในการทำงาน ลดขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน หรือไม่จำเป็น ช่วยประหยัดงบประมาณการดำเนินงานและช่วยเสริมให้องค์กรเติบโตและพัฒนาได้ดียิ่งขึ้น

The post Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ appeared first on BeeECM.