แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
– ระบบ EDMS –
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกกันว่าระบบ EDMS พัฒนาระบบจัดการเอกสารในองค์กร ให้มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร ลดจำนวนเจ้าหน้าที่ ในการปฏิบัติการ อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทรัพยากรในการจัดการเอกสาร
โดยพื้นฐานแล้วระบบ EDMS สามารถจัดเก็บเอกสารในประเภทไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ แม้ว่าควรตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรอย่างรอบคอบก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบ
นอกเหนือจากนั้น ระบบ EDMS ยังควรมีเครื่องมือที่ใช้สำหรับการจัดระเบียบไฟล์ และค้นหาไฟล์ได้ตรงตามเกณฑ์ที่ผู้ใช้กำหนด โดยใช้เวลาในการค้นหาไม่นาน โดยส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบของ การค้นหาแบบอัจฉริยะ นี้เป็นคุณลักษณะหนึ่งที่ควรทำการทดสอบก่อนการตัดสินใจซื้อ ความสามารถเช่นแท็กนั้นก็มีความสำคัญในการค้นหาไฟล์ หลังจากที่เราจัดเก็บไฟล์ในจำนวนมาก ๆ การใช้งานแท็กจะทำให้การค้นหาไฟล์นั้นง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราเห็นส่วนมากที่เห็นมีพื้นที่การจัดเก็บบน Cloud แต่อย่างไรก็ตามไม่ควรมองว่านี่เป็นเกณฑ์การตัดสินใจซื้อที่สำคัญ เนื่องจากการเรื่องการจัดเก็บเป็นส่วนที่ง่าย สำหรับองค์กรส่วนใหญ่เรื่องนี้ไม่ใช่ปัจจัยที่สำคัญ ความสำคัญก็คือการใช้งานร่วมกัน เช่น การแชร์เอกสาร เวอร์ชั่นของเอกสาร หรือการทำงานกับเอกสารร่วมกับผู้ใช้รายอื่นพร้อมกัน เป็นความสามารถที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม
ในการทำธุรกิจนั้นจำเป็นที่จะต้องมีหลักฐาน ข้อมูล หรือเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้กันภายในสำนักงาน จำเป็นต้องมีการแบ่งปันหรือแชร์ ดังนั้นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเลย คือ ซอฟแวร์การจัดการเอกสารจะต้องเป็นเครื่องมือที่มีไว้สำหรับจัดการไฟล์ดังกล่าว ความสามารถเหล่านี้มีไว้เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร และปรับปรุงผลตอบแทนประสิทธิภาพหรือมุมมองของลูกค้า
มุมมองของ Workflow ความสามารถในการกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังบุคลากรที่ต้องกรอกข้อมูล หรืออนุมัติเอกสารนั้น ถือเป็นฟังก์ชันระดับพื้นฐาน การแสดงเอกสารรูปแบบที่แก้ไขได้ ซึ่งจะกลายเป็นขั้นตอนสุดท้ายในไฟล์ที่แก้ไขไม่ได้อย่างไฟล์ PDF เป็นคุณสมบัติหนึ่งที่จำเป็นอย่างมาก ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ได้กลายเป็นข้อกำหนดที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหลาย ๆ ธุรกิจ ไม่เพียงแค่เพื่อให้การติดต่อกับลูกค้าสำเร็จ แต่ยังรวมไปถึงขั้นตอนการตรวจสอบการทำงานระหว่างพนักงานภายในองค์กร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร อย่างโปรแกรมจัดการเอกสาร BeeECM มีฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ที่มาพร้อมกับ Workflow รวบรวมไว้ในระบบเดียว ไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันอื่นจากระบบอื่น
คุณสมบัติการทำงานร่วมกันมีความสำคัญเช่นกัน การมีการล็อกเอกสารขณะทำการแก้ไข เมื่อผู้ใช้ดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อป้องกันการแก้ไขที่ซับซ้อนกัน เอกสารที่มีประวัตของการจัดการเวอร์ชั่นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการที่จะติดตามว่าใครเป็นผู้แก้ไขไฟล์ แก้ไขเมื่อไหร่ และสามารถเปลี่ยนกลับมาเป็นเวอร์ชั่นก่อนหน้านั้นได้ หากเกิดความเสียหากับไฟล์ หรือเกิดสิ่งผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้น บางโปรแกรมต้องทำงานร่วมกันกับ Microsoft Office365 เพื่อแก้ไขเอกสารแบบออนไลน์
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบ EDMS –
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแลการจัดการ ดังนั้นระบบ EDMS จะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นระบบการเงิน ฐานข้มูล หรือผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน cloud สามารถเพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยำได้หลายวิธี ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราตรวจสอบสามารถใช้แม้กระทั่งเอกสารที่สแกนออกเป็นบันทึกแยกกันโดยอัตโนมัติทำการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) บนเอกสารจากนั้นสร้างไฟล์เอาต์พุตตามเนื้อหาของเอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถนำเข้าสู่ระบบอื่นเพื่อป้องกันการเข้า 2 ครั้ง
บริการส่วนใหญ่ยังมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด โดยตามหลักการแล้วควรมีแอปสำหรับทั้ง Android และ iOS เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ของพวกเขา มองหาคุณสมบัติในแอป เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และการแชร์ไฟล์
ในระบบ EDMS แม้ว่าบริการแชร์ไฟล์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการได้ แต่ผู้ดูแลระบบอาจต้องการตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบอาจต้องการจำกัดผู้ใช้บางรายไม่ให้ลบไฟล์ได้ การควบคุมของผู้ดูแลระบบอื่น ๆ รวมถึงความสามารถในการลบ การเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ หรือทั้งหมดของผู้ใช้
การเก็บรักษาไฟล์เป็นอีกส่วนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ซึ่งซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารส่วนใหญ่ ที่ตรวจสอบการสนับสนุนแล้ว แม้ว่าเครื่องมือและคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาไฟล์จะแตกต่างกันไปตามแพลตฟอร์ม หลายองค์กรต้องเก็บรักษาบันทึกตามกฏหมายตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้นระบบ EDMS ควรมีเครื่องมือสำหรับป้องกันการลบไฟล์ถาวร โดยหลักการแล้วจะเสนอโซลูชั่นการจัดเก็บถาวรเพื่ออำนวยความสะดวกในการระบุไฟล์ที่ล้าสมัยอย่างเหมาะสม โดยที่ไม่กระทบกับข้อกฏหมาย
การปฏิบัติตามข้อกำหนดควรเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินระบบ EDMS ในทุก ๆ แง่มุม ในกรณีที่มีการจัดการเอกสารควรจัดการคุณลักษณะการทำงานร่วมกันอย่างระมัดระวัง ระบบ EDMS จำนวนมากสามารถป้องกันไม่ให้ผู้แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก หรือไม่ให้บันทึกลงในอุปกรณ์เคลื่อนที่ ก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง เหนือคู่แข่งด้วยการนำเสนอซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งให้สอดคล้องกับกฏหมาย
ว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่คาดหวัง สามารถส่งมอบคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูงได้อย่างไร และคุณจะพบว่าระบบบางระบบจะส่งมอบผ่านระบบปฏิบัติการใด ๆ ที่พวกเขารองรับ ในขณะที่ระบบอื่น ๆ จะรวมเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกิจส่วนหลังอื่น ๆ เพื่อความสามารถเดียวกัน
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***