EDMS สำหรับองค์กร
EDMS คือ ระบบจัดการเอกสารองค์กร ช่วยเพิ่มความสะดวกในการเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสาร ลดความซับซ้อนมูล จัดการแบบมืออาชีพ
– โปรแกรมจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ –
EDMS หรือที่เรียกกันว่าEDMS พัฒนาระบบจัดการเอกสารองค์กร ให้มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร ลดจำนวนเจ้าหน้าที่ ในการปฏิบัติการ อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทรัพยากรในการจัดการเอกสาร
ในการดำเนินธุรกิจ จำเป็นต้องมีการ จัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร
ระบบ EDMS สามารถกำหนดเส้นทางเอกสาร ไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูลได้รองรับการ แก้ไขเอกสารก่อนเปลี่ยนเป็น PDF ซึ่งเป็นไฟล์สุดท้ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการอนุมัติเอกสารและการทำงานร่วมกัน
มี ระบบล็อกเอกสาร ป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน บันทึก ประวัติการแก้ไข (Versioning) สามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้ รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 เพื่อแก้ไขเอกสารออนไลน์
การเก็บรักษาไฟล์ เป็นส่วนสำคัญของ ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ซอฟต์แวร์ EDMS ควรมี ระบบป้องกันการลบไฟล์ถาวร และโซลูชันการจัดเก็บถาวร เพื่อลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูลโดยไม่ละเมิดกฎระเบียบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด ควรได้รับการประเมินในทุกแง่มุมของระบบ EDMS เช่น
ระบบ EDMS ที่มีความปลอดภัยสูง ควรรองรับการใช้งานบน หลายแพลตฟอร์ม และสามารถ ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่น ๆ เพื่อเสริมประสิทธิภาพและความปลอดภัย
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบ EDMS –
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแลการจัดการ ดังนั้นระบบ จะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นระบบการเงิน ฐานข้มูล หรือผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน cloud สามารถเพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยำได้หลายวิธีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราตรวจสอบใช้แม้กระทั่งเอกสารที่สแกนออกเป็นบันทึกแยกกันโดยอัตโนมัติทำการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) บนระบบบริหารจัดการเอกสารจากนั้นสร้างไฟล์เอาต์พุตตามเนื้อหาของเอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถนำเข้าสู่ระบบอื่นเพื่อป้องกันการเข้า 2 ครั้ง
บริการส่วนใหญ่ยังมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดโดยตามหลักการแล้วควรมีแอปสำหรับทั้ง Android และ iOS เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ของพวกเขา
มองหาคุณสมบัติในแอป เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และการแชร์ไฟล์
ในระบบ EDMS แม้ว่าบริการแชร์ไฟล์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการได้ แต่ผู้ดูแลระบบอาจต้องการตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบอาจต้องการจำกัดผู้ใช้บางรายไม่ให้ลบไฟล์ได้ การควบคุมของผู้ดูแลระบบอื่น ๆ รวมถึงความสามารถในการลบ การเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ หรือทั้งหมดของผู้ใช้
ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) รองรับไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ควรตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรก่อนเลือกใช้งานระบบควรมี เครื่องมือจัดระเบียบและค้นหาไฟล์อัจฉริยะ เช่น แท็ก (Tags) เพื่อช่วยให้ค้นหาเอกสารจำนวนมากได้รวดเร็วและแม่นยำ
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ด้วยระบบ EDMS ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบบริหารจัดการเอกสาร จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่น สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรือสามารถทำการแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้
ค้นหาเอกสารรวดเร็วและแม่น ยำด้วยระบบบริหารจัดการเอกสาร ด้วยระบบแท็กที่มีประสิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ควบคุมการสร้างแท็กเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายใน
Benefit for Organization
Benefit for IT
Benefit for User
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
| ความสามารถ | ทำงานอย่างไร |
|---|---|
| Workflow อนุมัติเอกสาร | กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูล แก้ไขได้ก่อนแปลงเป็น PDF ฉบับสุดท้ายที่แก้ไขไม่ได้ |
| ควบคุมเวอร์ชัน (Versioning) | บันทึกประวัติการแก้ไข ย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้ ควบคุมเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ |
| ทำงานร่วมกัน | ระบบล็อกเอกสารป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 |
| จัดการสิทธิ์เข้าถึง | กำหนดสิทธิ์รายบุคคล เช่น ดูเอกสารได้อย่างเดียว หรือแก้ไขเอกสารได้ |
| ค้นหาเอกสาร | ระบบแท็กอัจฉริยะ ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและแม่นยำ |
| ผสานกับระบบอื่น | ระบบ EDMS ที่ดีควรเชื่อมต่อระบบการเงิน ฐานข้อมูล และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน cloud ได้ |
BeeECM รองรับความสามารถหลักของ ระบบจัดการเอกสารองค์กร ไว้ในระบบเดียว ทั้ง Workflow อนุมัติเอกสาร ควบคุมเวอร์ชัน ระบบล็อกเอกสาร กำหนดสิทธิ์เข้าถึง และระบบแท็กอัจฉริยะ
หากต้องการให้ระบบคัดแยกเอกสารเข้าโฟลเดอร์เอง ดู ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ · สำหรับการแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความที่ค้นหาได้ ดู โปรแกรม OCR ภาษาไทย · สำหรับงานเอกสารตามมาตรฐาน ISO ดู ระบบจัดการเอกสาร ISO
EDMS (Electronic Document Management System) คือซอฟต์แวร์จัดการเอกสารองค์กร ช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสาร ทำให้บริหารจัดการเอกสารในองค์กรได้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร ลดต้นทุนด้านกระดาษและหมึกพิมพ์ ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ติดตามสถานะงานได้แบบ Real Time และทำงานได้จากทุกที่แม้อยู่ต่างสาขากัน
มี Workflow ที่กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้อนุมัติได้ ระบบล็อกเอกสารป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน การควบคุมเวอร์ชัน (Versioning) ระบบแท็กอัจฉริยะสำหรับค้นหาเอกสาร ระบบจัดการสิทธิ์การเข้าถึง และรองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365
ระบบบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารและย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้ พร้อมควบคุมการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบเป็นฉบับล่าสุดเสมอ
ระบบ EDMS ที่ดีควรมีระบบป้องกันการลบไฟล์ถาวร ควบคุมการแชร์ไฟล์กับบุคคลภายนอก จำกัดการบันทึกไฟล์ลงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงหรือแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล
BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบ EDMS ได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด
