ระบบจัดเก็บเอกสาร ISO
ระบบ เอกสารควบคุม iso แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –
ระบบควบคุมเอกสาร ISO (Document Control System – DCS) คือ ระบบที่ใช้บริหาร จัดเก็บ ควบคุม และติดตามเอกสารในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกจัดการอย่างถูกต้อง ทันสมัย และเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ช่วยรักษามาตรฐานและความสอดคล้องกับกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ.
กำหนดกระบวนการอนุมัติเอกสารให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด ลดความล่าช้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบเอกสาร
จัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้ง่าย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามระดับผู้ใช้งาน
ป้องกันการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า ลดความสับสนในการทำงาน ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร
ควบคุมการเข้าถึงเอกสารเพื่อลดความเสี่ยงของข้อมูลรั่วไหล ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานสากล
– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –
Document Control การควบคุมเอกสาร ครอบคลุมคุณสมบัติ และฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งหลายอย่างก็มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางหลายแห่ง
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่น สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรือสามารถทำการแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้
ค้นหาเอกสารรวดเร็วและแม่น ยำด้วยระบบจัดการแท็กที่มีประ สิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ควบคุมการสร้างแท็กเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ BeeECM –
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแล เอกสารควบคุม iso ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารช่วยเพิ่มความแม่นยำ เช่น การแยกเอกสารอัตโนมัติด้วย OCR และสร้างไฟล์ตามเนื้อหา เพื่อนำเข้าสู่ระบบอื่น ลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล
บริการมีแอปบน Android และ iOS เพื่อให้พนักงานเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ พร้อมฟังก์ชันหลัก เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และแชร์ไฟล์ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน.
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่าสิทธิ์ทั่วทั้งระบบ เช่น จำกัดการลบไฟล์ หรือ ควบคุมการเข้าถึงไฟล์บางรายการ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการเอกสาร
ในการดำเนินธุรกิจ จำเป็นต้องมีการ จัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร
สามารถ กำหนดเส้นทางเอกสาร ไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูลได้
รองรับการ แก้ไขเอกสารก่อนเปลี่ยนเป็น PDF ซึ่งเป็นไฟล์สุดท้ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการอนุมัติเอกสารและการทำงานร่วมกัน
มี ระบบล็อกเอกสาร ป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน
บันทึก ประวัติการแก้ไข (Versioning) สามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้
รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 เพื่อแก้ไขเอกสารออนไลน์
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM –
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแล การควบคุมเอกสาร ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดเวลาการดำเนินงาน ระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก
ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO, GDPR, HIPAA และข้อกำหนดอื่น ๆ ลดความเสี่ยงจากการละเมิดกฎหมายและข้อกำหนดด้านเอกสาร
ป้องกันการใช้เอกสารที่ไม่ได้รับการอัปเดตหรือล้าสมัย ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อคุณภาพของงาน
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอย่างเป็นระบบ บันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร (Audit Trail) เพื่อการตรวจสอบ
– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรมี ระบบป้องกันการลบถาวร และ โซลูชันการเก็บถาวร เพื่อบริหารไฟล์เก่าตามกฎหมาย โดยไม่กระทบความถูกต้องของข้อมูล
ควรสามารถ ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร เช่น จำกัดการแชร์ไฟล์ภายนอก หรือ ป้องกันการบันทึกลงอุปกรณ์ส่วนตัว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
ซอฟต์แวร์บางระบบรองรับการทำงานบน ทุกแพลตฟอร์ม ในขณะที่บางระบบต้อง รวมเข้ากับโซลูชันธุรกิจอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
– เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น
การนำ AI มาใช้กับการจัดการเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุนด้านแรงงาน ประหยัดเวลา และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
สามารถจัดระเบียบและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ลดเวลาการค้นหาและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
AI ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลหรือจัดเรียงเอกสารด้วยความแม่นยำสูง โดยใช้เทคโนโลยี OCR
ลดความผิดพลาดในการทำงานยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการทำงานซ้ำซ้อน
– เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –
ค้นหาอัจฉริยะด้วย AI! ระบบของเรานำ AI มาช่วยให้การค้นหาข้อมูล แม่นยำ รวดเร็ว และตรงใจ ด้วยการวิเคราะห์บริบท เรียนรู้พฤติกรรมผู้ใช้ และพัฒนาประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ค้นหาครั้งเดียว เจอสิ่งที่ต้องการทันที
ใช้ในการวิเคราะห์และทำความเข้าใจคำค้น ตัวอย่างเครื่องมือ: Google BERT, OpenAI GPT
เรียนรู้และปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน ตัวอย่างเครื่องมือ: TensorFlow, Scikit-learn
ใช้ในการค้นหาภาพ เช่น การจดจำวัตถุหรือสถานที่ในรูปภาพ ตัวอย่างเครื่องมือ: Google Vision AI, OpenCV
ช่วยในการแนะนำผลลัพธ์หรือคำค้นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง: Amazon Personalize, Netflix
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
ขออนุมัติเอกสาร
Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่
– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –
หมดปัญหาจำชื่อไฟล์ไม่ได้! ระบบ Full-Text Search ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาหาชื่อไฟล์ แค่พิมพ์คำที่ต้องการ ก็เจอทันที
ค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่าเดิม! ด้วยเทคโนโลยี Full-Text Search คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีในเนื้อหา คำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะได้อย่างแม่นยำ รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel และอื่น ๆ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ในพริบตา
เพียงแค่ ป้อนชื่อไฟล์หรือคำสำคัญภายในเอกสาร จากนั้นเลือกโหมดการค้นหาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น “ค้นหาเนื้อหาภายในเอกสาร” หรือ “ค้นหาคำใกล้เคียง” ระบบจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
ประโยชน์ Workflow
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายใน
Benefit for User
Benefit for IT
Benefit for Organization
