ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ

ระบบ DMS (Document Management System)

DMS (Document Management System) คือ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แบ่งปัน และจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยลดการใช้กระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น ธุรกิจขนาดใหญ่ หน่วยงานราชการ และองค์กรที่กำลังเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ติดต่อ / สอบถามเพิ่มเติ่ม

- โปรแกรมจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ระบบจัดการเอกสาร DMS -

ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คืออะไร?

ระบบจัดการเอกสารโปรแกรม DMS คือ (Document Management System) คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คือ ระบบจัดการเอกสารที่สามารถจำแนกประเภทและแยกหมวดหมู่ของเอกสารโดยอัตโนมัติ โดยใช้เทคโนโลยี AI, OCR (Optical Character Recognition), และ Machine Learning เพื่อช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

ประโยชน์ของระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ

ลดเวลาการจัดการเอกสาร

ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ

ค้นหาเอกสารง่ายขึ้น

เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร

ลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ

ช่วยให้องค์กรเป็น Paperless Office

รองรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration)

– ฟังก์ชันเพื่อผู้ใช้งาน –

ฟังก์ชันเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้ง่ายขึ้น

ระบบ DMS คือ จะทำให้การทำงานร่วมกันกับทีมงานคนอื่น ๆ เรียกได้ว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสารและบริหารจัดการเอกสารจัดเป็นสิ่งสำคัญ จะสะดวกกว่าไหม ถ้าเราสามารถจัดการข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้นได้อย่างเป็นระบบ และทำงานบนข้อมูลเดียวกันจากทั้งในและนอกออฟฟิศ

add-tag-0.1
privilege-0.2
vertion-0.1

เมนูการจัดการเวอร์ชั่น

ให้การใช้งานที่เป็นปัจจุบัน

หมดข้อกังวลเกี่ยวกับสถานะความเป็นปัจจุบันของเอกสาร เพราะ BeeECM จะช่วยจัดการให้เอกสารเป็นเวอร์ชันล่าสุดทุกครั้งที่ใช้งาน นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานตามมาตรฐาน ISO อีกด้วย

เมนูเพิ่ม/แก้ไขแท็ก

จะเก็บข้อมูลของเอกสารในมุมไหน ๆ ก็ได้

บางครั้งเอกสารหนึ่งชุดอาจต้องการการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากชื่อไฟล์ โปรแกรม DMS จัดเก็บเอกสารนี้สามารถรองรับการจัดเก็บอินเด็กซ์ผ่านระบบแท็กได้ไม่จำกัด ทำให้การค้นหาเอกสารจากมุมใดก็เป็นไปอย่างสะดวกและไม่มีปัญหา

เมนูการแชร์เอกสาร

กำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารมากกว่า 15 รูปแบบ

สะดวกและปลอดภัยด้วยฟังก์ชันการกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารที่รองรับมากถึง 15 รูปแบบ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถควบคุมการแจกจ่ายเอกสารได้อย่างมีความปลอดภัยสูงสุด

– ฟังก์ชันเพื่อผู้ใช้งาน –

โปรแกรม DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม

โปรแกรม DMS (Document Management System) ที่มีฟังก์ชันคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็ว ปลอดภัย และลดต้น ทุน เหมาะสำหรับองค์กรที่จัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล หน่วยงานราชการ บริษัทโลจิสติกส์ และองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล

  • M-Files – ระบบจัดการเอกสารที่รองรับ AI และ Workflow อัตโนมัติ
  • DocuWare – ระบบ DMS ที่เน้นความปลอดภัยและ Workflow อัจฉริยะ
  • Microsoft SharePoint – แพลตฟอร์มจัดการเอกสารที่เชื่อมกับ Microsoft 365
  • OpenText – ระบบจัดการข้อมูลองค์กรที่รองรับ AI และ Big Data
  • Alfresco – ระบบ DMS แบบ Open Source ที่ยืดหยุ่นและปรับแต่งได้

– ตัวอย่างระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม –

ตัวอย่างการใช้ BeeECM กับงานระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม

โปรแกรม DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจทำงานได้เร็วขึ้น ปลอดภัยขึ้น และลดต้นทุน โดยเหมาะกับองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งชื่อไฟล์เอกสาร

กดที่เมนู “สร้างเอกสาร” จากนั้นกำหนด ชื่อเอกสาร ใส่ รายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร ให้ครบถ้วน และกด “สร้าง” เพื่อบันทึกข้อมูลและดำเนินการสร้างเอกสาร

หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น

upload-1

ขั้นตอนที่ 2 ใส่ที่อยู่เอกสาร

ไปที่เมนู “สร้างเอกสาร” จากนั้นกำหนด ชื่อเอกสาร พร้อมระบุ รายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร ให้ครบถ้วน แล้วกด “สร้าง” เพื่อดำเนินการบันทึกและสร้างเอกสาร

หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น

upload-2

ขั้นตอนที่ 3 เลือกเมนูอัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ

ไปที่เมนู “อัปโหลดเอกสาร” จากนั้นเลือก “อัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ” เพื่อดำเนินการอัปโหลดไฟล์โดยระบบจะจัดการให้โดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น

upload-3

ขั้นตอนที่ 4 ไฟล์ที่อัปโหลดจะไปอยู่โฟลเดอร์เราตั้งไว้

เมื่ออัปโหลดไฟล์ ระบบ DMS จะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น

upload-4

AI กับการแยกประเภทเอกสารคืออะไร?

AI สำหรับแยกประเภทเอกสารใช้ Machine Learning และ NLP ในการจำแนกเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา ใบเสร็จ ช่วยลดงานแมนนวล ประหยัดเวลา และเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลทำให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิ ภาพยิ่งขึ้น.

ประโยชน์ของการรวม AI กับ DMS

ให้ระบบ DMS ช่วยองค์กรจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซับซ้อนเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหา เสริมความปลอดภัย ลดข้อผิดพลาดจากงานด้วยมือ และลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร.

ติดต่อ / สอบถามเพิ่มเติม

การแยกประเภทเอกสารอัตโนมัติ

ใช้ AI ประมวลผลเอกสาร ในการแยกประเภทเอกสาร เช่น สัญญา, ใบเสร็จ, หรือเอกสารทางการเงิน

การสกัดข้อมูลจากเอกสารสแกน

ระบบสามารถแปลงไฟล์ภาพหรือ PDF เป็นข้อความที่ค้นหาได้ และจัดเก็บในระบบ EDMS อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบค้นหาที่ใช้ AI

AI ช่วยประมวลผลคำค้นหาที่ซับซ้อน และให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ ช่วยให้การจัดการเอกสารรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบ DMS ทำอะไรได้บ้าง

ความสามารถทำงานอย่างไร
คัดแยกเอกสารอัตโนมัติตั้งชื่อไฟล์ → ใส่ที่อยู่เอกสาร → เลือกเมนูอัปโหลดอัตโนมัติ → ไฟล์เข้าโฟลเดอร์ที่ตั้งไว้เอง
จัดการเวอร์ชันเอกสารเมนูจัดการเวอร์ชัน ทำให้ทุกคนใช้เอกสารฉบับที่เป็นปัจจุบันเสมอ
กำหนดสิทธิ์เข้าถึงกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารได้มากกว่า 15 รูปแบบ
ค้นหาเอกสารค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาการจัดการเอกสาร
ลดต้นทุนลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ ช่วยให้องค์กรเป็น Paperless Office
ทำงานร่วมกันรองรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ระหว่างทีม

บริการที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการควบคุมเวอร์ชันและสิทธิ์เข้าถึงในระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารองค์กร · หากต้องการให้ระบบอ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารเอง ดู AI ประมวลผลเอกสาร · สำหรับการแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความ ดู โปรแกรม OCR ภาษาไทย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ DMS

DMS คืออะไร?

DMS (Document Management System) คือ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แบ่งปัน และจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยลดการใช้กระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คืออะไร?

คือระบบจัดการเอกสารที่สามารถจำแนกประเภทและแยกหมวดหมู่ของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เมื่ออัปโหลดไฟล์ ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้การจัดเก็บเป็นระเบียบโดยไม่ต้องแยกไฟล์ด้วยมือ

ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ ใช้งานอย่างไร?

บน BeeECM มี 4 ขั้นตอน คือ 1) สร้างเอกสารและตั้งชื่อไฟล์ 2) ระบุรายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร 3) เลือกเมนูอัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ 4) ระบบจะคัดแยกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่ตั้งค่าไว้ให้โดยอัตโนมัติ

ระบบ DMS มีประโยชน์กับองค์กรอย่างไร?

ช่วยลดเวลาการจัดการเอกสาร ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร และลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ

โปรแกรม DMS ที่นิยมมีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างโปรแกรม DMS ที่นิยม ได้แก่ M-Files, DocuWare, Microsoft SharePoint, OpenText และ Alfresco ส่วน BeeECM เป็นระบบ DMS ที่รองรับการคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ พร้อม AI และ OCR

โปรแกรม DMS ทดลองใช้ฟรีได้ไหม?

BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบ DMS ได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด