ระบบเปเปอร์เลส ไร้กระดาษ

ระบบ Paperless (เปเปอร์เลส) Solution

ระบบเปเปอร์เลส เปลี่ยนองค์กรของคุณสู่ระบบไร้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ รองรับการทำงานยุคดิจิทัล

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ Paperless (เปเปอร์เลส) คือ อะไร?

ระบบเปเปอร์เลส คือแนวทางการทำงานที่ลดหรือเลิกการใช้กระดาษโดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาแทนที่ ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดเก็บและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) ระบบเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล และเทคโนโลยีคลาวด์เพื่อช่วยให้สามารถดำเนินงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ

ลดต้นทุนด้านเอกสารและการจัดเก็บ

การลดการใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ หมึก พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร

เพิ่มประสิทธิภาพความรวดเร็วในการทำงาน

ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ส่งต่อเอกสารและอนุมัติผ่านระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ

เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล

การเข้ารหัสเอกสารและระบบกำหนดสิทธิ์ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ขณะที่ระบบบันทึกการใช้งาน (Audit Trail) ช่วยติดตามความเปลี่ยนแปลงและลดความเสี่ยงของข้อมูลสูญหาย

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

ระบบ BeeECM

แนวคิด BeeECM ระบบ Paperless (เปเปอร์เลส) Solution BeeECM ระบบ Paperless (เปเปอร์เลส) Solution มุ่งลดการใช้กระดาษ เพื่อช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายจากงานเอกสารและเปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ระบบดิจิทัล (Digital Process) อย่างเต็มรูปแบบ

ในยุคของ Digital Transformation การใช้ระบบ Paperless ถือเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์การพัฒนาองค์กรสู่ Digital Platform ที่ทันสมัย เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจ

ระบบ Paperless คือการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีแทนกระบวนการแบบดั้งเดิมโดยเปลี่ยนระบบงานสู่ดิจิทัลและออนไลน์ ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็ว ยืดหยุ่น และลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน

BeeECM

ประโยชน์ของ ระบบจัดการเอกสาร Paperless สำหรับองค์กร

ซอฟต์แวร์ ระบบเปเปอร์เลส

เอกสารที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นสามารถค้นหาได้ง่ายแตกต่างจากกระดาษ ส่งผลให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นพร้อมทั้งช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น
ระบบ Paperless แท้จริงแล้วคือ “การลดปริมาณกระดาษ” ด้วยการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลทำให้ต้นทุนการพิมพ์และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลดลง
เอกสารที่บริษัทสร้างขึ้นนั้น จะมีเอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งมีทั้งเอกสารที่ต้องเก็บถาวร หรือเอกสารที่ต้องเก็บ 30 ปี เอกสารสำคัญเหล่านั้นจึงควรเก็บเป็นดิจิทัลเพื่อให้ไว้วางใจได้ทั้งในด้านความปลอดภัยและการจัดเก็บ
ข้อดีของ ระบบ Paperless คือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลนั้นทำให้สามารถแบ็คอัพข้อมูลเอาไว้ในกรณีฉุกเฉินได้ และยังอัปเดตข้อมูลได้ง่าย
เลิกใช้กระดาษแบบส่งเดช
จัดเก็บเอกสารกระดาษในสภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่ายแม้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษ และอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัย

ระบบเปเปอร์เลส ทำงานอย่างไร

เปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Paperless

หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless

ทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด ระบบ Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน

สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง

ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร DMS รองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย

จัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ มีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่ ด้วยระบบ Paperless

มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาในเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่บุคคลใด และอื่น ๆ

- สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM -

จัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ และการใช้งานร่วมกัน

สำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ ระบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน

จัดเก็บไฟล์บน Server

การจัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กร สามารถทำได้ผ่าน File Server หรือระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่รองรับการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหลายระดับ ช่วยเพิ่มความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร

จัดเก็บไฟล์บนระบบ Cloud

ที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง หรือที่เรียกว่า Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย

จัดการข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่

เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้างโดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่ายเมื่อเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่จะง่ายต่อการจัดการ

ปรับกระบวนการทำงาน

องค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก

แปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital

Paperless ทางเลือกใหม่ เพิ่มความสะดวก ลดต้นทุน และสนับสนุนความยั่งยืน

ในยุคดิจิทัล การทำงานแบบไร้กระดาษ ด้วยระบบ Paperless ช่วยเพิ่มความสะดวก ลดต้นทุน และส่งเสริมความยั่งยืน เช่น การใช้อีเมลแทนจดหมาย การจัดการเอกสารผ่านคอมพิวเตอร์ ธุรกรรมออนไลน์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและเข้าถึงง่าย

ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายสำหรับแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น แอป พลิเคชันสแกนเอกสารบนสมาร์ทโฟน ที่สามารถบันทึกเป็น PDF หรือแปลงเป็นไฟล์ Word และ Excel ได้ทันที ช่วยให้การทำงาน Paperless เป็นไปอย่างราบรื่น

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ทั้งในระดับบุคคลและองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดภาระการจัดการเอกสาร และผลักดันการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?

Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ

สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย

จัดการเอกสารครบวงจร

ช่วยจัดการเอกสารตลอดวงจร ตั้งแต่การควบคุมสิทธิ์ อนุมัติเป็นขั้นตอน และแจกจ่ายถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

แบบฟอร์ม Electronic (e-Form)

ค้นหาและเรียกดูเอกสาร

สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว

การค้นหาแบบระบุคำค้น

ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ระบบความปลอดภัย

ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น

รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ

รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป หมดปัญหาเรื่องเปิดไฟล์ไม่ได้

ระบบการแจ้งเตือน

เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ

ติดตามสถานะงานแบบ Real Time

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ พร้อมมอบหมาย เปลี่ยนแปลง หรืออนุมัติเอกสารใหม่ได้ทันที หากเกิดเหตุสุดวิสัย ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงานเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร

ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

เทคโนโลยีที่ประกอบเป็นระบบ Paperless

การเปลี่ยนเป็นองค์กรไร้กระดาษไม่ได้ใช้เครื่องมือชิ้นเดียว แต่เป็นการทำงานร่วมกันของ 4 ส่วน

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล — เปลี่ยนเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ Digital เป็นจุดเริ่มต้นขององค์กรไร้กระดาษ
การจัดเก็บแบบรวมศูนย์ — เอกสารทั้งหมดอยู่ที่เดียว ใช้งานร่วมกันได้ทั้งองค์กร ไม่กระจายตามเครื่องของแต่ละคน
การอนุมัติออนไลน์ผ่าน Workflow — ส่งเอกสารเข้าขั้นตอนอนุมัติโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเซ็น
การค้นหาและควบคุมสิทธิ์ — เรียกดูเอกสารได้ทันทีพร้อมกำหนดว่าใครเข้าถึงเอกสารใดได้

ทั้งหมดนี้ทำให้ระบบ Paperless ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์และพื้นที่จัดเก็บ ไปพร้อมกับทำให้งานเอกสารเดินเร็วขึ้น

ระบบ Paperless (เปเปอร์เลส) ทำอะไรได้บ้าง

ความสามารถ	ทำงานอย่างไร
แปลงเอกสารเป็นดิจิทัล	เปลี่ยนเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ Digital เพื่อเริ่มต้นองค์กรไร้กระดาษ
จัดเก็บแบบรวมศูนย์	จัดเก็บเอกสารไว้ที่เดียว ใช้งานร่วมกันได้ทั้งองค์กร
อนุมัติออนไลน์ด้วย Workflow	ส่งเอกสารเข้าขั้นตอนอนุมัติออนไลน์ ไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็น
ลดต้นทุน	ลดต้นทุนการพิมพ์และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร

บริการที่เกี่ยวข้อง

สำหรับแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความที่ค้นหาได้ ดู โปรแกรม OCR ภาษาไทย · สำหรับอนุมัติเอกสารออนไลน์ ดู ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ · สำหรับจัดการเอกสารระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ Paperless

Paperless คืออะไร?

ระบบ Paperless คือแนวทางการทำงานที่ลดหรือเลิกการใช้กระดาษ โดยนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาแทนที่ ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับจัดเก็บและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ Paperless ช่วยลดต้นทุนอย่างไร?

การลดการใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ หมึก พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ

เปลี่ยนองค์กรสู่ระบบ Paperless ต้องทำอะไรบ้าง?

เริ่มจากเลือกที่จัดเก็บเอกสาร ทั้งการจัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กรหรือบน Cloud Storage จากนั้นจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้กำกับดูแลได้ง่าย แล้วปรับกระบวนการทำงานตั้งแต่การสร้างเอกสาร การจัดเก็บ ไปจนถึงการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน

ระบบ Paperless ปลอดภัยแค่ไหน?

มีการเข้ารหัสเอกสารและระบบกำหนดสิทธิ์ที่ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต พร้อมระบบบันทึกการใช้งาน (Audit Trail) ที่ช่วยติดตามความเปลี่ยนแปลงและลดความเสี่ยงของข้อมูล

ระบบ Paperless รองรับไฟล์เอกสารแบบไหนบ้าง?

รองรับรูปแบบเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และไฟล์อื่น ๆ ที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป

ทดลองใช้ระบบ Paperless ฟรีได้ไหม?

BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบ Paperless ได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด