ระบบควบคุมเอกสาร

ระบบ เอกสารควบคุม iso แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser

– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –

เอกสารควบคุม ISO

ระบบควบคุมเอกสาร ISO (Document Control System – DCS) คือ ระบบที่ใช้บริหาร จัดเก็บ ควบคุม และติดตามเอกสารในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกจัดการอย่างถูกต้อง ทันสมัย และเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ช่วยรักษามาตรฐานและความสอดคล้องกับกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ.

การจัดเก็บและการเข้าถึงเอกสาร

จัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้ง่าย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามระดับผู้ใช้งาน

การควบคุมเวอร์ชัน

ป้องกันการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า ลดความสับสนในการทำงาน ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร

การอนุมัติและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

กำหนดกระบวนการอนุมัติเอกสารให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด ลดความล่าช้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบเอกสาร

ความปลอดภัยของข้อมูล

ควบคุมการเข้าถึงเอกสารเพื่อลดความเสี่ยงของข้อมูลรั่วไหล ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานสากล

– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –

การจัดเก็บเอกสาร และการทำงานร่วมกัน

Document Control การควบคุมเอกสาร ครอบคลุมคุณสมบัติ และฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งหลายอย่างก็มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางหลายแห่ง

ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร

ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

ระบบจัดการสิทธิ์

กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่น สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรือสามารถทำการแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้

ระบบแท็กอัจฉริยะ

ค้นหาเอกสารรวดเร็วและแม่น ยำด้วยระบบจัดการแท็กที่มีประ สิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ควบคุมการสร้างแท็กเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล

– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ BeeECM –

ประสิทธิภาพและการบูรณาการ

การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแล เอกสารควบคุม iso ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น

การผสานรวมกับระบบธุรกิจอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารช่วยเพิ่มความแม่นยำ เช่น การแยกเอกสารอัตโนมัติด้วย OCR และสร้างไฟล์ตามเนื้อหา เพื่อนำเข้าสู่ระบบอื่น ลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล

ใช้งานผ่านทางโทรศัพท์มือถือ

บริการมีแอปบน Android และ iOS เพื่อให้พนักงานเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ พร้อมฟังก์ชันหลัก เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และแชร์ไฟล์ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน.

การควบคุมเอกสารการดูแลระบบ

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่าสิทธิ์ทั่วทั้งระบบ เช่น จำกัดการลบไฟล์ หรือ ควบคุมการเข้าถึงไฟล์บางรายการ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการเอกสาร

Document Control การอนุมัติเอกสาร

ในการดำเนินธุรกิจ จำเป็นต้องมีการ จัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร

Workflow และการจัดการเอกสาร

สามารถ กำหนดเส้นทางเอกสาร ไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูลได้

รองรับการ แก้ไขเอกสารก่อนเปลี่ยนเป็น PDF ซึ่งเป็นไฟล์สุดท้ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการอนุมัติเอกสารและการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกัน (Collaboration)

มี ระบบล็อกเอกสาร ป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน

บันทึก ประวัติการแก้ไข (Versioning) สามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้

รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 เพื่อแก้ไขเอกสารออนไลน์

– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM –

ประโยชน์ของระบบควบคุมเอกสารต่อองค์กร

การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแล การควบคุมเอกสาร ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น

เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสาร

ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดเวลาการดำเนินงาน ระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก

รองรับมาตรฐานและข้อกำหนดทางกฎหมาย

ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO, GDPR, HIPAA และข้อกำหนดอื่น ๆ ลดความเสี่ยงจากการละเมิดกฎหมายและข้อกำหนดด้านเอกสาร

ลดความผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของเอกสาร

ป้องกันการใช้เอกสารที่ไม่ได้รับการอัปเดตหรือล้าสมัย ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อคุณภาพของงาน

เสริมสร้างความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหล

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอย่างเป็นระบบ บันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร (Audit Trail) เพื่อการตรวจสอบ

– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การเลือกซอฟต์แวร์ควรพิจารณา ความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎหมาย และ ความสามารถในการทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอื่น เพื่อให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด

การเก็บรักษาไฟล์และความปลอดภัย

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรมี ระบบป้องกันการลบถาวร และ โซลูชันการเก็บถาวร เพื่อบริหารไฟล์เก่าตามกฎหมาย โดยไม่กระทบความถูกต้องของข้อมูล

การปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance)

ควรสามารถ ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร เช่น จำกัดการแชร์ไฟล์ภายนอก หรือ ป้องกันการบันทึกลงอุปกรณ์ส่วนตัว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

ความยืดหยุ่นของระบบ

ซอฟต์แวร์บางระบบรองรับการทำงานบน ทุกแพลตฟอร์ม ในขณะที่บางระบบต้อง รวมเข้ากับโซลูชันธุรกิจอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเอกสารฟังก์ชั่นผู้ใช้งาน ..

ทดลองใช้ระบบ Document Control ฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

– เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น

AI กับการวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสาร

การนำ AI มาใช้กับการจัดการเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุนด้านแรงงาน ประหยัดเวลา และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสาร

สามารถจัดระเบียบและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ลดเวลาการค้นหาและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล

ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ

AI ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลหรือจัดเรียงเอกสารด้วยความแม่นยำสูง โดยใช้เทคโนโลยี OCR

ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ

ลดความผิดพลาดในการทำงานยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการทำงานซ้ำซ้อน

– เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –

AI ในการช่วยค้นหา

ค้นหาอัจฉริยะด้วย AI! ระบบของเรานำ AI มาช่วยให้การค้นหาข้อมูล แม่นยำ รวดเร็ว และตรงใจ ด้วยการวิเคราะห์บริบท เรียนรู้พฤติกรรมผู้ใช้ และพัฒนาประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ค้นหาครั้งเดียว เจอสิ่งที่ต้องการทันที

Natural Language Processing (NLP)

ใช้ในการวิเคราะห์และทำความเข้าใจคำค้น ตัวอย่างเครื่องมือ: Google BERT, OpenAI GPT

Machine Learning (ML)

เรียนรู้และปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน ตัวอย่างเครื่องมือ: TensorFlow, Scikit-learn

Computer Vision

ใช้ในการค้นหาภาพ เช่น การจดจำวัตถุหรือสถานที่ในรูปภาพ ตัวอย่างเครื่องมือ: Google Vision AI, OpenCV

Recommendation Systems

ช่วยในการแนะนำผลลัพธ์หรือคำค้นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง: Amazon Personalize, Netflix

ทดลองใช้ระบบ Document Control ฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

ขออนุมัติเอกสาร

Full-Text Search

Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่

ค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น – องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากสามารถใช้ FTS เพื่อค้นหาข้อมูลในไฟล์ PDF, Word, Excel หรืออีเมลได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์
ค้นหาข้อมูลสำคัญในฐานข้อมูลหรือคลังเอกสารภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น
ใช้ FTS ในระบบจัดการลูกค้าหรือระบบบริหารทรัพยากรองค์กร เพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ หรือธุรกรรมภายในองค์กร
ในองค์กรสามารถใช้ Full-Text Search เพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาสินค้าได้อย่างแม่นยำ
ในอุตสาหกรรมที่ต้องผ่านมาตรฐาน เช่น ISO, GDPR หรือ HIPAA ระบบค้นหาข้อความสามารถช่วยให้การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –

ตัวอย่างการใช้ Full-Text Search

หมดปัญหาจำชื่อไฟล์ไม่ได้! ระบบ Full-Text Search ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาหาชื่อไฟล์ แค่พิมพ์คำที่ต้องการ ก็เจอทันที

ค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่าเดิม! ด้วยเทคโนโลยี Full-Text Search คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีในเนื้อหา คำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะได้อย่างแม่นยำ รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel และอื่น ๆ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ในพริบตา

ขั้นตอนที่ 1 ป้อนชื่อเอกสารหรือเนื้อหาเอกสาร

เพียงแค่ ป้อนชื่อไฟล์หรือคำสำคัญภายในเอกสาร จากนั้นเลือกโหมดการค้นหาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น “ค้นหาเนื้อหาภายในเอกสาร” หรือ “ค้นหาคำใกล้เคียง” ระบบจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

ขั้นตอนที่ 2 กดค้นหา

เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ทดลองใช้ระบบ Document Control ฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

ประโยชน์ Workflow

ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO

การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายในปัจจุบันที่ดีขึ้น จึงทำให้การส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์รวดเร็วทันใจ

Benefit for User

ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน

หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม
มีระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
ใช้งานง่าย และสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต
ระบบจะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดตล่าสุด
ลดระยะเวลาการทำงาน
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

Benefit for IT

ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร

Benefit for Organization

ประโยชน์สำหรับองค์กร

เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
ด้วยระบบการติดตามงานแบบ Real Time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สะดวก คล่องตัว และสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
มั่นใจได้ว่าเอกสาร และงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุม และสามารถติดตามตรวจสอบได้
เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษ และหมึกพิมพ์
ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล