ทำไมองค์กรต้องเปลี่ย [……
ระบบเอกสาร ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO (Document Control System)
ระบบจัดการเอกสาร ISO แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –
เอกสารควบคุม ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO (Document Control System – DCS) คือ ระบบที่ใช้บริหาร จัดเก็บ ควบคุม และติดตามเอกสารในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกจัดการอย่างถูกต้อง ทันสมัย และเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ช่วยรักษามาตรฐานและความสอดคล้องกับกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ.
การอนุมัติและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
กำหนดกระบวนการอนุมัติเอกสารให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด ลดความล่าช้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบเอกสาร
การจัดเก็บเข้าถึงเอกสาร
จัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้ง่าย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามระดับผู้ใช้งาน
การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
ป้องกันการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า ลดความสับสนในการทำงาน ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร
ความปลอดภัยของข้อมูล
ควบคุมการเข้าถึงเอกสารเพื่อลดความเสี่ยงของข้อมูลรั่วไหล ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานสากล
- Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร -
การจัดเก็บเอกสาร และการทำงานร่วมกัน
Document Control การควบคุมเอกสาร ครอบคลุมคุณสมบัติ และฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งหลายอย่างก็มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางหลายแห่ง
ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร และการปรับปรุงเอกสารด้วยระบบจัดการเอกสาร ISO
ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร (version) และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
ระบบจัดการสิทธิ์
กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่น สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรือสามารถทำการแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้
ระบบแท็กอัจฉริยะ
ค้นหาเอกสารรวดเร็วและแม่น ยำด้วยระบบจัดการแท็กที่มีประ สิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ควบคุมการสร้างแท็กเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ BeeECM –
ประสิทธิภาพและการบูรณาการ
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแลระบบจัดการเอกสาร ISO ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
การผสานรวมกับระบบธุรกิจอื่น ๆ
ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารช่วยเพิ่มความแม่นยำ เช่น การแยกเอกสารอัตโนมัติด้วย OCR และสร้างไฟล์ตามเนื้อหา เพื่อนำเข้าสู่ระบบอื่น ลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล
การควบคุมเอกสารการดูแลระบบ
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่าสิทธิ์ทั่วทั้งระบบ เช่น จำกัดการลบไฟล์ หรือ ควบคุมการเข้าถึงไฟล์บางรายการ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการเอกสาร
ใช้งานผ่านทางโทรศัพท์มือถือ
บริการมีแอปบน Android และ iOS เพื่อให้พนักงานเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ พร้อมฟังก์ชันหลัก เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และแชร์ไฟล์ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน.
Document Control การอนุมัติเอกสาร
ในการดำเนินธุรกิจ จำเป็นต้องมีการ จัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร
Workflow และการจัดการเอกสาร
สามารถ กำหนดเส้นทางเอกสาร ไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูลได้รองรับการ แก้ไขเอกสารก่อนเปลี่ยนเป็น PDF ซึ่งเป็นไฟล์สุดท้ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการอนุมัติเอกสารและการทำงานร่วมกัน
การปฏิบัติตามข้อกำหนด
ระบบช่วยให้ผู้ใช้งานหลายคนสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้อย่างราบรื่น ทั้งการแสดงความคิดเห็น แนบไฟล์ แจ้งเตือนอัปเดตเอกสาร และติดตามสถานะงานแบบเรียลไทม์ ทำให้ทีมประสานงาน ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกได้ดีขึ้น
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM –
ประโยชน์ของระบบควบคุมเอกสารต่อองค์กร
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแล ระบบจัดการเอกสาร ISO ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสาร
ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดเวลาการดำเนินงาน ระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก
รองรับมาตรฐานและข้อกำหนดทางกฎหมาย
ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO, GDPR, HIPAA และข้อกำหนดอื่น ๆ ลดความเสี่ยงจากการละเมิดกฎหมายและข้อกำหนดด้านเอกสาร
ลดความผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของเอกสาร
ระบบจัดการเอกสาร ISO ป้องกันการใช้เอกสารที่ไม่ได้รับการอัปเดตหรือล้าสมัยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อคุณภาพของงาน
เสริมสร้างความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหล
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอย่างเป็นระบบบันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร (Audit Trail) เพื่อการตรวจสอบ
– Document Control ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร –
ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การเลือกซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร ISO ควรพิจารณา ความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎหมาย และ ความสามารถในการทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอื่น เพื่อให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด
การเก็บรักษาไฟล์และความปลอดภัย
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารควรมี ระบบป้องกันการลบถาวร และ โซลูชันการเก็บถาวร เพื่อบริหารไฟล์เก่าตามกฎหมาย โดยไม่กระทบความถูกต้องของข้อมูล
การทำตามมาตรฐานและกฎหมาย
ควรสามารถ ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร เช่น จำกัดการแชร์ไฟล์ภายนอก หรือ ป้องกันการบันทึกลงอุปกรณ์ส่วนตัว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
ความยืดหยุ่นของระบบ
ซอฟต์แวร์บางระบบรองรับการทำงานบน ทุกแพลตฟอร์ม ในขณะที่บางระบบต้อง รวมเข้ากับโซลูชันธุรกิจอื่น ๆ
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
ทดลองใช้ระบบจัดการเอกสาร ISO ฟรีได้แล้ววันนี้ !!
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
ขออนุมัติเอกสาร
Full-Text Search
Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่
- ค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น – องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากสามารถใช้ FTS เพื่อค้นหาข้อมูลในไฟล์ PDF, Word, Excel หรืออีเมลได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์
- ค้นหาข้อมูลสำคัญในฐานข้อมูลหรือคลังเอกสารภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น
- ใช้ FTS ในระบบจัดการลูกค้าหรือระบบบริหารทรัพยากรองค์กร เพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ หรือธุรกรรมภายในองค์กร
- ในองค์กรสามารถใช้ Full-Text Search เพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาสินค้าได้อย่างแม่นยำ
- ในอุตสาหกรรมที่ต้องผ่านมาตรฐาน เช่น ISO, GDPR หรือ HIPAA ระบบค้นหาข้อความสามารถช่วยให้การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การทำงานร่วมกันของระบบจัดการเอกสาร ISO กับ Full-Text Search
การผสานระบบควบคุมเอกสาร iso เข้ากับเทคโนโลยี Full-Text Search ช่วยให้การค้นหาและจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เอกสารทุกฉบับถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบตามข้อกำหนดของ ISO พร้อมสร้างดัชนีคำ (Index) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลจากเนื้อหาภายในไฟล์ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็น PDF หรือ Word
องค์กรสามารถค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ลดความผิดพลาดจากการใช้เอกสารคนละเวอร์ชัน และช่วยให้การตรวจติดตาม (Audit) เป็นไปอย่างโปร่งใสและสะดวกมากขึ้น ถือเป็นการยกระดับระบบควบคุมเอกสาร iso ให้ตอบโจทย์ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง
– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –
ตัวอย่างการใช้ Full-Text Search
หมดปัญหาจำชื่อไฟล์ไม่ได้! ระบบ Full-Text Search ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาหาชื่อไฟล์ แค่พิมพ์คำที่ต้องการ ก็เจอทันที
ค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่าเดิม! ด้วยเทคโนโลยี Full-Text Search คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีในเนื้อหา คำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะได้อย่างแม่นยำ รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel และอื่น ๆ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ในพริบตา
ขั้นตอนที่ 1 ป้อนชื่อเอกสารหรือเนื้อหาเอกสาร
เพียงแค่ ป้อนชื่อไฟล์หรือคำสำคัญภายในเอกสาร จากนั้นเลือกโหมดการค้นหาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น “ค้นหาเนื้อหาภายในเอกสาร” หรือ “ค้นหาคำใกล้เคียง” ระบบจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ขั้นตอนที่ 2 กดค้นหา
เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร ทำงานอย่างไร
การควบคุมเอกสารตามมาตรฐาน ISO ด้วยกระดาษและแฟ้มมักเจอปัญหาเดิมซ้ำ ๆ ทั้งเอกสารหลายเวอร์ชันปะปนกัน ค้นหาเอกสารฉบับล่าสุดไม่เจอ และตรวจสอบย้อนหลังได้ยากเมื่อถึงรอบการตรวจประเมิน ระบบเข้ามาแก้ตรงจุดนี้ด้วยการทำงาน 4 ส่วน
- ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร — ควบคุมการปรับปรุงเอกสารอัตโนมัติ ให้เอกสารในระบบเป็นฉบับล่าสุดเสมอ ไม่มีฉบับเก่าปะปน
- อนุมัติตาม Workflow — กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้อนุมัติตามขั้นตอนที่วางไว้ อนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง — ควบคุมว่าใครเข้าถึงหรือแก้ไขเอกสารใดได้ เหมาะกับเอกสารควบคุมที่ต้องจำกัดผู้เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบย้อนหลังด้วย Audit Trail — บันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารทุกครั้ง เรียกดูย้อนหลังได้เมื่อต้องการ
ทั้งหมดค้นหาได้ด้วย Full-Text Search จากข้อความภายในตัวเอกสาร ทำให้งานควบคุมเอกสารตามมาตรฐานเป็นระบบและตรวจสอบได้ในที่เดียว
ระบบจัดการเอกสาร ISO (Document Control System) ทำอะไรได้บ้าง
| ความสามารถ | ทำงานอย่างไร |
|---|---|
| ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร | ควบคุมเวอร์ชันและการปรับปรุงเอกสารอัตโนมัติ ให้ผู้ใช้มั่นใจว่าเอกสารในระบบเป็นฉบับล่าสุดเสมอ |
| อนุมัติตาม Workflow | การอนุมัติและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้อนุมัติได้ |
| จัดการสิทธิ์เข้าถึง | กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะกับแต่ละบุคคล |
| ค้นหาด้วย Full-Text Search | ค้นหาข้อความภายในตัวเอกสาร ไม่ใช่แค่ชื่อไฟล์ ร่วมกับระบบแท็กอัจฉริยะ |
| ความปลอดภัยของข้อมูล | ควบคุมการเข้าถึง ป้องกันข้อมูลรั่วไหล และรองรับข้อกำหนดทางกฎหมาย |
Document Control System บน BeeECM ช่วยให้เอกสารตามมาตรฐาน ISO ถูกควบคุมเวอร์ชัน อนุมัติ และตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ
บริการที่เกี่ยวข้อง
สำหรับงานอนุมัติเอกสารโดยเฉพาะ ดู ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ · สำหรับควบคุมเวอร์ชันและสิทธิ์ระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ · สำหรับคัดแยกเอกสารเข้าโฟลเดอร์อัตโนมัติ ดู ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ
ต้องการทราบราคา? ระบบจัดการเอกสาร ISO ราคา ขอใบเสนอราคาได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย
ประโยชน์ Workflow
ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายในปัจจุบันที่ดีขึ้น จึงทำให้การส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์รวดเร็วทันใจ
Benefit for Organization
ประโยชน์สำหรับองค์กร
- เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
- วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
- ด้วยระบบการติดตามงานแบบ Real Time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สะดวก คล่องตัว และสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
- มั่นใจได้ว่าเอกสาร และงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุม และสามารถติดตามตรวจสอบได้
- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
- ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษ และหมึกพิมพ์
- ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
- ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล
Benefit for IT
ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร
- การดูแลรักษาระบบ ทำได้ง่าย
- สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบต่าง ๆ
- มีทีมงานที่จะคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือในการวางระบบ และอบรมให้อย่างเต็มรูปแบบ
Benefit for User
ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน
- หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
- จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม
- มีระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
- ใช้งานง่าย และสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต
- ระบบควบคุมเอกสาร iso จะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
- มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดตล่าสุด
- ลดระยะเวลาการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เรื่องราวของการเปลี่ [……
ถ้าพูดถึงเทคโนโลยีที [……
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Document Control System
Document Control System คืออะไร?
ระบบจัดการเอกสาร ISO (Document Control System – DCS) คือ ระบบที่ใช้บริหาร จัดเก็บ ควบคุม และติดตามเอกสารในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกจัดการอย่างถูกต้อง ทันสมัย และเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์
ระบบควบคุมเอกสาร ISO ควบคุมเวอร์ชันเอกสารอย่างไร?
ระบบควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ป้องกันการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารในระบบเป็นฉบับล่าสุดเสมอ
Document Control System รองรับมาตรฐานอะไรบ้าง?
ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO, GDPR, HIPAA และข้อกำหนดอื่น ๆ พร้อมบันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร (Audit Trail) เพื่อการตรวจสอบ ลดความเสี่ยงจากการละเมิดกฎหมายและข้อกำหนดด้านเอกสาร
ระบบควบคุมเอกสาร ISO มีประโยชน์กับองค์กรอย่างไร?
ช่วยค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดเวลาการดำเนินงาน ลดขั้นตอนที่ยุ่งยากด้วยระบบอัตโนมัติ ป้องกันการใช้เอกสารที่ล้าสมัย และเสริมความปลอดภัยด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอย่างเป็นระบบ
Full-Text Search ในระบบควบคุมเอกสาร ISO ทำงานอย่างไร?
Full-Text Search (FTS) คือเทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์ รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel และค้นหาคำใกล้เคียงได้ พร้อมไฮไลท์คำสำคัญที่ตรงกับคำค้นหา
ทดลองใช้ Document Control System ฟรีได้ไหม?
BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบควบคุมเอกสาร ISO ได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด