ระบบอนุมัติเอกสารดิจิทัล ตามมาตรฐาน ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO ด้วยระบบอนุมัติเอกสารดิจิทัล แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารดิจิทัล อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
ระบบอนุมัติเอกสารดิจิทัล (Online Document Approval System) คือ ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดการใช้เอกสารกระดาษ และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานผ่านระบบอัตโนมัติ โดยผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถตรวจสอบและลงนามอนุมัติผ่านระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือ
ลดเวลารออนุมัติในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอน ให้สามารถส่งและอนุมัติเอกสารได้ทันทีจากทุกที่
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยลดความผิดพลาดจากการส่งเอกสารและการอนุมัติล่าช้า พร้อมแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีเอกสารใหม่หรือค้างอนุมัติ
ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบความโปร่งใส เมื่อมีการเคลื่อนไหวผิดปกติของงานได้ง่าย เเละไม่ยุ่งยาก
อนุมัติเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน เหมาะกับยุคที่ต้องการความคล่องตัวและประสิทธิภาพ
เพิ่มความปลอดภัยด้วยการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหลอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ในยุคที่องค์กรต้องการความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูง ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างคล่องตัว และช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากระบบอนุมัติแบบเดิม
Workflow Procedure
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
workflow สามารถทำอะไรได้บ้าง ? รวบรวมเอกสารที่ต้องอนุมัติมาไว้ในที่เดียว ทั้งใบเสนอราคา เอกสารจัดซื้อ พิจารณาแล้วอนุมัติได้ทันที พร้อมแจ้งผลให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?
สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่
กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติตามลำดับ
ส่งต่อเอกสารอัตโนมัติ ให้การจัดการมีประสิทธิภาพตลอดการใช้งาน
กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติตามลำดับ
แจกจ่ายเอกสารอัตโนมัติ ให้การจัดการมีประสิทธิภาพตลอดอายุการใช้งาน
กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติตามลำดับ
ส่งต่อเอกสารอัตโนมัติ ให้การจัดการมีประสิทธิภาพตลอดการใช้งาน
จำกัดสิทธิ์เข้าถึง
ป้องกันด้วยรหัสผ่านและการเข้ารหัส จำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
ค้นหาและเรียกดูเอกสาร
ค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ทั้งแบบง่ายและแบบหลายเงื่อนไข ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว
ค้นหาเอกสารหรือข้อมูลได้จากทั้งเนื้อหาและแบบฟอร์ม รองรับไทย–อังกฤษ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและแม่นยำ
กำหนดสิทธิ์
กำหนดสิทธิ์ อนุมัติตามลำดับ และแจกจ่ายเอกสารอัตโนมัติ จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดการใช้งาน
ควบคุม version
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ เป็นเอกสารล่าสุดเสมอ
ระบบตั้งค่าแจ้งเตือน
ระบบตั้งค่าแจ้งเตือนผู้ใช้ที่ยังไม่อนุมัติเอกสารภายในเวลาที่กำหนด ช่วยให้งานดำเนินต่อเนื่อง ตรงตามกำหนดเวลา
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO
Workflow ช่วยแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (CAR) ไม่เป็น หรือไม่รู้จะแก้ไขอย่างไร หรือแก้ไขแล้วไม่ถูกต้องบ้าง หรือแก้ไขแล้วแก้ไขอีกไม่รู้จักจบ ซึ่ง Workflow จะจัดการปัญหาเหล่านี้ให้ CAR ใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหา และป้องกันการเกิดปัญหาภายในองค์กร ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะทำงานในรูปแบบ Workflow เป็นขั้นตอน ซึ่งกระบวนการนี้สามารถหาได้ที่ระบบจัดการเอกสาร BeeECM
รวบรวมความคิดเห็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาหาสาเหตุของความบกพร่อง และเพื่อเป็นการรวบรวมความคิดเห็นอย่างเป็นระบบก็สามารถนำกลวิธีทางสถิติ ง่าย ๆ มาช่วยได้
หลังจากทราบสาเหตุของความบกพร่องที่แท้จริง และครบถ้วนทุกสาเหตุของความบกพร่องแล้ว ก็เข้ามาสู่กระบวนการในการปฏิบัติการแก้ไขตามสาเหตุที่แท้จริง
เพื่อความบกพร่องจะไม่ได้กลับมาเกิดซ้ำอีก โดยแบ่งออกเป็น 2 แนวทาง คือการขยายผล และการทวนสอบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO
หลักของการทำงานของ Workflow ในระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM นั้นจะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมดจะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้
ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสาร โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง
สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารเพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่าง ๆ ที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร
เมื่อขอยกเลิกเอกสารและอนุมัติเรียบร้อย ระบบจะย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ “ยกเลิกเอกสาร” อัตโนมัติ พร้อมปิดสิทธิ์การเข้าถึงทันที
ขออนุมัติเอกสาร
Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่
– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –
ในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก ปัญหาการจำชื่อไฟล์ไม่ได้อาจทำให้เสียเวลาและลดประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบ Full-Text Search ของเราช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาแค่ชื่อไฟล์เท่านั้น
ด้วยเทคโนโลยีการค้นหาขั้นสูง คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีที่อยู่ภายในเนื้อหาเอกสาร ค้นหาคำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel หรือเอกสารดิจิทัลอื่น ๆ ระบบของเราพร้อมช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที
เพียงแค่ ป้อนชื่อไฟล์หรือคำสำคัญภายในเอกสาร จากนั้นเลือกโหมดการค้นหาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น “ค้นหาเนื้อหาภายในเอกสาร” หรือ “ค้นหาคำใกล้เคียง” ระบบจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
– ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสาร –
ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้
เริ่มสร้างเอกสารเพื่อขออนุมัติ โดยขั้นตอนที่ 1 จะต้องกำหนดผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ ตามขั้นตอน
เมื่อเอกสารถูกส่งมา ขั้นตอนที่ 2 จะเป็นหน้าที่ของผู้ตรวจสอบเอกสารทำหน้าที่ตรวจสอบ และกดอนุมัติเอกสารเพื่อไปขั้นตอนที่ 3
เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 2 คือการตรวจสอบเอกสารแล้ว เอกสารจะส่งมาที่ผู้อนุมัติเอกสาร เพื่อทำการอนุมัติ โดยที่ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารจะเป็นคนละคนกัน
เมื่อเอกสารผ่านขั้นตอนที่ 2 และขั้นตอนที่ 3 เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้าย คือการเผยแพร่เอกสาร การเผยแพร่เอกสาร จะเป็นหน้าที่ของ DCC (Document Control Clerk)
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
เอกสารที่ถูกเผยแพร่จะถูกจัดเก็บที่ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน โดยผู้ที่ทำหน้าที่เผยแพร่จะต้องเลือก Folder ที่ต้องการนำไฟล์ไปจัดเก็บ ตัวอย่างไฟล์ที่ถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตามรูป
ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายในปัจจุบันที่ดีขึ้น จึงทำให้การส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์รวดเร็วทันใจ
Benefit for Organization
Benefit for IT
Benefit for User
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ทำงานผ่านแพลตฟอร์ม BeeECM รองรับการลงนามและรับทราบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมฟังก์ชันจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามลำดับชั้น รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ใช้งานหลายคนและให้บริการผ่านระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพของ BeeECM เพื่อความสะดวกและความปลอดภัยสูงสุด
ก่อนตัดสินใจ ควรตรวจสอบว่าระบบที่เลือกมีความสามารถครบตามลักษณะงานอนุมัติขององค์กร ดังนี้
1) ผู้ใช้ส่งเอกสารเข้าระบบ → 2) ระบบส่งต่อไปยังผู้อนุมัติตามลำดับ Workflow ที่กำหนด → 3) ผู้มีสิทธิ์อนุมัติและลงนามด้วย e-Signature ได้จากทุกที่ทุกเวลา → 4) เอกสารถูกจัดเก็บในระบบ พร้อมประวัติการอนุมัติให้ตรวจสอบย้อนหลัง
| ความสามารถ | ทำงานอย่างไร |
|---|---|
| อนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา | ส่งและอนุมัติเอกสารได้ทันทีจากทุกที่ ลดเวลารออนุมัติในองค์กรที่มีหลายขั้นตอน |
| Workflow อนุมัติตามลำดับ | กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติตามลำดับ และส่งต่อเอกสารอัตโนมัติ |
| รวมเอกสารไว้ที่เดียว | รวบรวมเอกสารที่ต้องอนุมัติมาไว้ในที่เดียว ทั้งใบเสนอราคาและเอกสารจัดซื้อ |
| ตรวจสอบสถานะย้อนหลัง | บันทึกทุกขั้นตอนการอนุมัติ ตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ที่ไหน ใครรับผิดชอบ และใช้เวลาแต่ละขั้นตอนเท่าใด |
| แจ้งเตือนอัตโนมัติ | แจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารรออนุมัติ ลดการอนุมัติล่าช้า |
| ค้นหาด้วย Full-Text Search | ค้นหาและเรียกดูเอกสารที่ผ่านการอนุมัติได้จากข้อความภายในเอกสาร |
สำหรับงานรับ-ส่งและลงทะเบียนหนังสือ ดู ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับองค์กร · สำหรับควบคุมเอกสารตามมาตรฐาน ISO ดู ระบบจัดการเอกสาร ISO · สำหรับควบคุมเวอร์ชันและสิทธิ์ระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ต้องการทราบราคา? ระบบจัดการเอกสาร ISO ราคา สำหรับองค์กร ขอใบเสนอราคาได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย
Online Document Approval System คือซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ส่งและอนุมัติเอกสารได้ทันทีจากทุกที่
ส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติแล้วผู้มีสิทธิ์สามารถตรวจสอบและอนุมัติได้จากทุกที่ ระบบมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารค้างอนุมัติ พร้อมบันทึกทุกขั้นตอนให้ตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ที่ไหน ใครรับผิดชอบ และใช้เวลาแต่ละขั้นตอนเท่าใด
เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ที่ต้องการลดภาระงานด้านเอกสาร บริษัทที่ต้องการระบบอนุมัติที่โปร่งใสและตรวจสอบได้ และธุรกิจที่ต้องการปรับตัวสู่ Digital Transformation
มีระบบกำหนดสิทธิ์ (Access Control) ให้เฉพาะผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลได้ รองรับการลงนามแบบดิจิทัล (Digital Signature) ตามมาตรฐานสากล และมีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยป้องกันการลืมอนุมัติเอกสาร
ช่วยลดการใช้เอกสารได้มากกว่า 30,000 รีมต่อปี พร้อมลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และประหยัดงบประมาณในการจัดการเอกสาร
BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด
