Home » บทความ » BeeECM Approve อนุมัติเอกสารออนไลน์

BeeECM Approve อนุมัติเอกสารออนไลน์

เลิกเดินเซ็นเอกสารตามแผนก เปลี่ยนมาใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย ให้งานเอกสารกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ สำหรับองค์กรของคุณ พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหาในอนาคต

BeeECM Approve ถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องจากระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ของ BeeECM ที่ใช้สำหรับจัดการเอกสารในองค์กร เพื่อให้องค์กรจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ และการทำงานได้อย่างสะดวก

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ทำความรู้จักกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ก่อนอื่นต้องขอบอกก่อนเลยว่าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของการจัดการเอกสาร ที่ถูกออกแบบมาเพื่อลดปัญหาความล่าช้าที่เกิดจากการอนุมัติงานในรูปแบบของกระดาษ ต่ำสำหรับ BeeECM Approve เรียกได้ว่าเป็นระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบของ Paperless รวมทั้งมีระบบ Workflow ที่ครอบคลุมการทำงานที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก เรียกได้ว่าตอบโจทย์การใช้งานในด้านเอกสารทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายขาย เป็นต้น

ข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดการเอกสารในรูปแบบของ Paperless

  1. ลดขั้นตอนการทำงาน บางครั้งงานเร่งด่วนบางอย่างไม่สามารถดำเนินการต่อได้ เพราต้องรอการอนุมัติเอกสารจากผู้บริหาร แต่ผู้บริหารติดงานสำคัญไม่สามารถเข้ามาเซ็นเอกสารให้คุณได้ ทำให้งานเกิดการสะดุด ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะเข้ามาช่วยให้องค์กรของคุณสามารถดำเนินการอนุมัติเอกสารจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพียงกดอนุมัติเอกสารผ่านทางระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM
  2. ลดข้อผิดพลาด ปัญหาที่เกิดจากงานเอกสารแบบกระดาษ คือ การมีขั้นตอนที่เยอะ ซับซ้อน และถูกแก้ไขบ่อยที่สุด เคยเป็นไหม? พอเราทำแบบฟอร์มเสร็จ ตรวจสอบข้อมูลในเอกสาร ปริ้นเอกสารออกมาเพื่อตรวจความเรียบร้อยอีกรอบ แต่ยังพบจุดที่ต้องแก้ไข ทำให้ต้องแก้ไข และปริ้นเอกสารแผ่นใหม่ หรือแม้กระทั่งการดำเนินการทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว พอถึงขั้นตอนการส่งเอกสาร กลับพบว่าเอกสารสูญหายไป หรือเสียหายกลางทาง ต้องมาดำเนินการทุกอย่างใหม่หมด และนี้คือปัญหาที่หลาย ๆ คนเจอ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM จึงเข้ามาช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารกระดาษไป และเปลี่ยนมาใช้เอกสารไร้กระดาษ (Paperless) แทน
  3. ลดค่าใช้จ่าย เคยสังเกตโต๊ะทำงานของฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือว่าฝ่ายบุคคลไหม ว่าบนโต๊ะทำงานของพวกเขาเต็มไปด้วยเอกสารที่กองอยู่บนโต๊ะมากมาย ถ้าตีค่ากระดาษ 1 แผ่น = 1 บาท ฝ่ายงานเหล่านี้จะมีเงินจำนวนเท่าไหร่ แล้วถ้าคิดถึงมูลค่ารวมอื่น ๆ อย่าง ค่าเครื่องปริ้น เครื่องถ่ายเอกสาร ค่าหมึก ค่าตู้จัดเก็บเอกสาร ค่าส่งเอกสาร ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็จะมีห้องสำหรับจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ถ้าหากคุณเปลี่ยนระบบการทำงานแบบเดิม มาใช้ระบบการทำงานที่ทันสมัยแบบพื้นฐาน คือ การแปลงกระดาษเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือที่หลายคนรู้จักก็คือ PDF จัดเก็บเอกสารเหล่านี้ในระบบจัดเก็บเอกสาร มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลเกิดการรั่วไหล สูญหาย หรือส่งต่อให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้อนุมัติเอกสารด้วย ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM ก็สะดวก และลดค่าใช้จ่ายลงไปได้มากกว่าครึ่ง

แค่ข้อดี 3 ข้อที่กล่าวไป ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่าย ก็คงพอจะเห็นข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดการเอกสารในรูปแบบของ Paperless เพียงแค่ทำตาม 3 ข้อที่กล่าวไปนั้น คุณก็สามารถสร้างองค์กรไร้กระดาษ (Paperless) และเข้าสู่กระบวนการทำงานในยุค Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สนใจระบบอนุมัติเอกสาร ติดต่อเรา ..

ประโยชน์ของการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA กระทรวงดิจิตอลเพื่อเศรษฐกิจ และสังคมได้พัฒนาการใช้งานธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวถึงประเภทของ e-Signature และองค์ประกอบของ e-Signature ดังนี้

BeeECM Approve เป็นระบบที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการการออกแบบ Workflow ในการออกแบบสายการทำงาน รวมถึงการอนุมัติ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ อีกทั้งยังสามารถออกแบบ e-Form ได้เองตามความต้องการใช้งานของแต่ละฝ่ายงาน และจัดเก็บไฟล์ในระบบจัดเก็บเอกสารเป็น e-Document ที่มีความปลอดภัยสูง จากกระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมายังช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพ รวมของกระบวนการการทำงานของทุกฝ่ายงานในองค์กรได้ภายในระบบเดียว

จะเห็นได้ว่ากระบวนการการทำงานในรูปแบบของ Paperless ทุกกระบวน ไม่เพียงเท่านั้น BeeECM Approve ยังอำนวยความสะดวกด้านการใช้งานไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ และยังรองรับการใช้งานผ่านทางมือถือ และแท็บเล็ตอีกด้วย

และหมดความกังวลถ้าหากผู้ใช้งานไม่มีทักษาะทางด้านไอที เพราะ BeeECM Approve ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย และคำนึงถึงการใช้งานของผู้ใช้เป็นหลัก แม้ว่าจะไม่มีทักษะทางด้านไอทีเลย เรามีการ Training การใช้งานระบบให้คุณ ก่อนการใช้งานจริง พร้อมทั้งทีมงานคอยให้คำปรึกษาและแก้ปัญหาตลอดการใช้งาน

สิ่งที่คุณจะได้รับจาก BeeECM Approve

  1. สามารถสร้าง หรือออกแบบแบบฟอร์มเพื่อใช้เฉพาะฝ่ายงาน หรือใช้กับทั้งองค์กร และสามารถกำหนดเส้นทางการดำเนินงาน รวมถึงกำหนดสายการอนุมัติเอกสารได้ด้วยตนเอง
  2. สามารถสร้าง Task การทำงาน ขออนุมัติแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ หรือติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในสถานะไหน หรือว่าเอกสารเดินทางอยู่ขั้นตอนใด
  3. สามารถออกแบบรายงาน (Report) การทำงานได้ในแบบที่ต้องการ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้หลายรูปแบบ
  4. ระบบรองรับการทำงานผ่านมือถือ แท็บเล็ต ซึ่งสะดวกต่อการใช้งาน เหมาะกับผู้ที่ต้องทำงานนอกออฟฟิศ หรือต้องออกตรวจงาน
  5. ระบบการแจ้งเตือน เมื่อมีการดำเนินการใด ๆ เกิดขึ้นกับฟอร์มเอกสารของคุณ ระบบจะมีการส่งแจ้งเตือน ไม่ว่าจะผ่านทางกระดานข้อความในระบบ หรือทางอีเมล

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

หากองค์กรของคุณมีความสนใจระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ BeeECM และอยากศึกษาระบบเพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่ 02-551-2097 ต่อ 601 หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM เรายินดีให้คำปรึกษา และคำแนะนำในการใช้งานที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..