ระบบ EDMS ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารองค์กร ช่วยเพิ่มความสะดวกในการเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสาร ลดความซับซ้อนมูล จัดการแบบมืออาชีพ
– โปรแกรมจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ –
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกกันว่าระบบ EDMS พัฒนาระบบจัดการเอกสารในองค์กร ให้มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร ลดจำนวนเจ้าหน้าที่ ในการปฏิบัติการ อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทรัพยากรในการจัดการเอกสาร
ในการดำเนินธุรกิจ จำเป็นต้องมีการ จัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร
- สามารถ กำหนดเส้นทางเอกสาร ไปยังผู้ที่ต้องอนุมัติหรือกรอกข้อมูลได้
- รองรับการ แก้ไขเอกสารก่อนเปลี่ยนเป็น PDF ซึ่งเป็นไฟล์สุดท้ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้
- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการอนุมัติเอกสารและการทำงานร่วมกัน
-มี ระบบล็อกเอกสาร ป้องกันการแก้ไขซ้ำซ้อน
- บันทึก ประวัติการแก้ไข (Versioning) สามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้
- รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 เพื่อแก้ไขเอกสารออนไลน์
การเก็บรักษาไฟล์ เป็นส่วนสำคัญของ ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ซอฟต์แวร์ EDMS ควรมี ระบบป้องกันการลบไฟล์ถาวร และโซลูชันการจัดเก็บถาวร เพื่อลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูลโดยไม่ละเมิดกฎระเบียบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด ควรได้รับการประเมินในทุกแง่มุมของระบบ EDMS เช่น
ระบบ EDMS ที่มีความปลอดภัยสูง ควรรองรับการใช้งานบน หลายแพลตฟอร์ม และสามารถ ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่น ๆ เพื่อเสริมประสิทธิภาพและความปลอดภัย
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยระบบEDMS –
การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้การกำกับดูแลการจัดการ ดังนั้นระบบ จะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารง่ายขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นระบบการเงิน ฐานข้มูล หรือผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน cloud สามารถเพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยำได้หลายวิธีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เราตรวจสอบใช้แม้กระทั่งเอกสารที่สแกนออกเป็นบันทึกแยกกันโดยอัตโนมัติทำการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) บนเอกสารจากนั้นสร้างไฟล์เอาต์พุตตามเนื้อหาของเอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถนำเข้าสู่ระบบอื่นเพื่อป้องกันการเข้า 2 ครั้ง
บริการส่วนใหญ่ยังมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดโดยตามหลักการแล้วควรมีแอปสำหรับทั้ง Android และ iOS เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ของพวกเขา
มองหาคุณสมบัติในแอป เช่น การแก้ไข สร้างเอกสาร และการแชร์ไฟล์
ในระบบ EDMS แม้ว่าบริการแชร์ไฟล์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการได้ แต่ผู้ดูแลระบบอาจต้องการตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบอาจต้องการจำกัดผู้ใช้บางรายไม่ให้ลบไฟล์ได้ การควบคุมของผู้ดูแลระบบอื่น ๆ รวมถึงความสามารถในการลบ การเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ หรือทั้งหมดของผู้ใช้
ระบบ EDMS (Electronic Document Management System) รองรับไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ควรตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรก่อนเลือกใช้งานระบบควรมี เครื่องมือจัดระเบียบและค้นหาไฟล์อัจฉริยะ เช่น แท็ก (Tags) เพื่อช่วยให้ค้นหาเอกสารจำนวนมากได้รวดเร็วและแม่นยำ
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่น สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรือสามารถทำการแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้
ค้นหาเอกสารรวดเร็วและแม่น ยำด้วยระบบจัดการแท็กที่มีประ สิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ควบคุมการสร้างแท็กเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
ประโยชน์ Workflow
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายใน
Benefit for Organization
Benefit for IT
Benefit for User
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
