ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง
ระบบการจัดการเอกสารม [……
ระบบ e-Saraban (e-Saraban)
ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-Saraban ด้วย BeeECM
ระบบ e-Saraban คือ การแก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยเครื่องมือที่เรียกว่า โปรแกรม Workflow ทำงานผ่าน Web Browser
– ประโยชน์สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต่อองค์กร –
ระบบสารบรรณดิจิทัล
คือ อะไร?
e-Document ( ระบบ e-Saraban ) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรในรูปแบบดิจิทัล ครอบคลุมการรับ ส่ง เก็บ ค้นหา และติดตามสถานะเอกสารได้อย่างสะดวกและปลอดภัยระบบนี้ออกแบบมาเพื่อรองรับมาตรฐานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) และรองรับการทำงานยุคดิจิทัล เหมาะสำหรับทั้งหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดการใช้กระดาษ และบริหารจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดภาระงานเอกสาร
ระบบช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและบริหารจัดการเอกสารได้สะดวก ลดเวลาการค้นหาเอกสารแบบเดิม และช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว
ลดต้นทุนด้านกระดาษและการจัดเก็บเอกสาร
การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนและช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม
เพิ่มความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหล
ระบบกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร พร้อมบันทึก Audit Trail ติดตามการเปลี่ยนแปลงและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
ทำไมองค์กรต้องใช้?
เพิ่มความเร็ว
เพิ่มความเร็ว และช่วยให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา
รักษาความปลอดภัย
รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
เข้าถึงเอกสาร แชร์และทำงานร่วมกันได้
รวบรวมเอกสารไว้ในระบบ ทำให้ทุกฝ่ายเข้าถึง แชร์ และทำงานร่วมกันได้รวดเร็วจากทุกที่
ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น
ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น สามารถทำงาน และการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น
บริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดิน
ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดินหรือเวียนเอกสารระหว่างแผนก
ลดปัญหาเอกสารสูญหาย
ลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุ และภัยพิบัติ
BeeECM กับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
e-Saraban คือระบบบริหารจัดการเอกสารที่นำมาใช้กับ BeeECM เพื่อให้การ รับ-ส่ง, จัดเก็บ, ส่งต่อ, สั่งการ และลงนามเอกสาร เป็นไปอย่าง รวดเร็ว ปลอดภัย และระบบ e-Sarabanยังมีประสิทธิภาพมากในยุคปัจจุบัน
- ลดการใช้เอกสารมากกว่า 30,000 รีม/ปี
- ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน
- มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ
- ประหยัดงบประมาณในการจัดการเอกสาร ด้วยระบบ e-Saraban
- ลดพื้นที่ในการจัดการเอกสารลง
- หมดปัญหาการดำเนินงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ความล่าช้าในการติดตามงาน หรือเอกสารสูญหาย ระหว่างการดำเนินงาน
– ตัวอย่างการสร้างเอกสาร e-Saraban –
BeeECM กับงานระบบสารบรรณดิจิทัล
ระบบ e-Saraban ( ระบบ e-Saraban ) ใช้ยังไง
โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสารและส่งเอกสาร
สร้างเอกสารจากหน้า เอกสารออก ที่เมนูสร้างเอกสาร ทำการกำหนดประเภทของเอกสาร ใส่รายละเอียด และกดสร้าง
หมายเหตุ ท่านสามารถสร้างเอกสารล่วงหน้าโดยการกดบันทึกฉบับร่าง
ขั้นตอนที่ 2 กดรับเอกสาร
เมื่อเอกสารส่งมาถึงแล้ว หน้านี้จะเป็นการกดรับเอกสาร หรือกดตีกลับเอกสาร ถ้ากดรับเอกสารเอกสารจะถูกจัดเก็บไปยังไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน หรือตามที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มต้น แต่หากตีกลับเอกสารจะถูกส่งกลับไปยังไฟล์ต้นทาง โดยสามารถระบุเหตุผลได้
ขั้นตอนที่ 3 จัดเก็บเอกสารที่กดรับแล้ว
เอกสารที่กดรับแล้วจะจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มแรกโดยอัตโนมัติ โดยแบ่งเป็นขาเข้า และขาออก ตามรูปค่ะ
ระบบ e-Saraban e-Saraban ใช้ยังไง ?
ประโยชน์จากการใช้งาน ระบบสารบรรณดิจิทัล
โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย ระบบเอกสารออนไลน์ และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
สร้างหนังสือเพื่อส่งภายในองค์กร
E-form ช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างหนังสือ กำหนดขั้นความลับ และแนบไฟล์เอกสารประเภทต่าง ๆ เช่น ไฟล์แนบพร้อมหนังสือ.
การรับหนังสือ
ระบบมีรายละเอียดหน่วยงาน ผู้รับ วันที่ เวลา และทะเบียนหนังสือรับ พร้อม สแตมป์ลายเซ็นเล็กทรอนิกส์ แทนตรายาง เพื่อเสมือนการลงรับหนังสือจริง.
การส่งหนังสือ
องค์กรสามารถสร้างและส่งหนังสือตามโครงสร้างองค์กร พร้อมกำหนดระยะเวลาดำเนินการ เช่น วันหมดอายุของหนังสือ นับจากวันที่ได้รับ.
ตีกลับหนังสือ
หากหน่วยงานปลายทางได้รับหนังสือผิดหรือไม่ใช่ผู้รับที่ถูกต้อง สามารถ ตีกลับ ได้โดยต้อง บันทึกสาเหตุ ก่อน ระบบจึงจะอนุญาตให้ตีกลับได้.
ติดตามสถานะของหนังสือ
ผู้ใช้งานสามารถ ติดตามสถานะหนังสือ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสถานะปัจจุบัน พร้อมข้อมูลว่า ใครเป็นผู้ปฏิบัติ ขั้นตอน วันที่ และเวลา อย่างชัดเจน.
การค้นหา
BeeECM มี เมนู Quick Search สำหรับค้นหาหนังสือในระบบ ช่วยให้ค้นหาหนังสือจำนวนมากหรือดู สถานะหนังสือแบบเจาะจง ได้อย่างรวดเร็ว.
เผยแพร่หนังสือ
เมื่อหนังสือเสร็จสิ้นกระบวนการ ผู้ใช้งานสามารถ เผยแพร่หนังสือ เพื่อให้องค์กรใช้งานร่วมกัน พร้อม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ได้ตามต้องการ.
พิมพ์รายงาน
หนังสือที่เผยแพร่แล้วสามารถ เรียกดูรายงานผ่านหน้าจอ หรือ พิมพ์รายงานเป็นไฟล์ เช่น .XLS, .DOC หรือ .PDF ได้ตามต้องการ.
การทำงานของระบบ 4 ส่วน: จัดเก็บ ค้นหา แชร์ ปลอดภัย
หลักการทำงานแบ่งเป็น 4 ส่วนหลัก ครอบคลุมวงจรชีวิตของเอกสารตั้งแต่นำเข้าจนถึงการควบคุมความปลอดภัย
- จัดเก็บ (Store) — รวบรวมเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลไว้ที่ศูนย์กลางเดียว ลดการใช้เอกสารกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ
- ค้นหา (Search) — เรียกดูเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็ว ไม่ต้องไล่เปิดแฟ้มทีละเล่มเหมือนการจัดเก็บแบบเดิม
- แชร์ (Share) — กำหนดสิทธิ์การแชร์เอกสารได้ถึง 15 รูปแบบ ให้เอกสารถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
- ความปลอดภัย (Security) — เข้ารหัสข้อมูลด้วย SSL 256 Bit พร้อมการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงในแต่ละระดับ
องค์กรที่เริ่มใช้ระบบนี้จึงลดทั้งเวลาในการค้นหา ความเสี่ยงเอกสารสูญหาย และต้นทุนการจัดเก็บได้พร้อมกันในระบบเดียว
ระบบ e-Saraban (e-Saraban) ทำอะไรได้บ้าง
| ความสามารถ | ทำงานอย่างไร |
|---|---|
| สร้างและส่งหนังสือ | สร้างหนังสือด้วย E-form กำหนดขั้นตอน และส่งตามโครงสร้างองค์กร |
| รับและตีกลับหนังสือ | กดรับหนังสือพร้อมรายละเอียดหน่วยงาน ผู้รับ วันที่ และทะเบียน ตีกลับได้หากส่งผิดปลายทาง |
| จัดเก็บอัตโนมัติ | เอกสารที่กดรับแล้วถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ตั้งค่าไว้โดยอัตโนมัติ |
| ติดตามสถานะ | ติดตามสถานะหนังสือได้ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ |
| ค้นหาและเผยแพร่ | ค้นหาด้วยเมนู Quick Search และเผยแพร่หนังสือที่เสร็จสิ้นแล้ว พร้อมเรียกดูรายงาน |
| ความปลอดภัย | กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร พร้อมบันทึก Audit Trail |
บริการที่เกี่ยวข้อง
สำหรับอนุมัติเอกสารออนไลน์ ดู ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ · สำหรับแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความ ดู โปรแกรม OCR ภาษาไทย · สำหรับจัดการเอกสารระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ทดลองใช้ระบบสารบรรณดิจิทัล ฟรีได้แล้ววันนี้ !!
เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***
dms คืออะไร
DMS คืออะไร? รู้จักร [……
Document Automation ช่วยให้งานเอกสารของคุณเร็วขึ้น และปลอดภัยขึ้น
ลดขั้นตอนงานเอกสารด้ [……
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) คืออะไร?
e-Document หรือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรในรูปแบบดิจิทัล ครอบคลุมการรับ ส่ง เก็บ ค้นหา และติดตามสถานะเอกสารได้อย่างสะดวกและปลอดภัย
e-Saraban บน BeeECM ทำอะไรได้บ้าง?
e-Saraban คือระบบบริหารจัดการเอกสารที่นำมาใช้กับ BeeECM เพื่อให้การรับ-ส่ง จัดเก็บ ส่งต่อ สั่งการ และลงนามเอกสาร เป็นไปอย่างรวดเร็ว ปลอดภัย และเป็นระบบ
ระบบสารบรรณดิจิทัล ใช้งานอย่างไร?
เริ่มจากสร้างเอกสารที่เมนูสร้างเอกสาร กำหนดประเภทของเอกสาร ใส่รายละเอียด แล้วกดสร้าง จากนั้นผู้รับกดรับเอกสาร และระบบจะจัดเก็บเอกสารที่กดรับแล้วให้อัตโนมัติ โดยสามารถบันทึกฉบับร่างไว้ล่วงหน้าได้
ทำไมองค์กรต้องใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์?
ช่วยให้เข้าถึงเอกสารได้รวดเร็วทุกที่ทุกเวลา แชร์และทำงานร่วมกันได้ ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดินเวียนเอกสารระหว่างแผนก และลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุและภัยพิบัติ
ระบบ e-Saraban ปลอดภัยแค่ไหน?
ระบบกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร พร้อมบันทึก Audit Trail เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
ทดลองใช้ระบบสารบรรณดิจิทัล ฟรีได้ไหม?
BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด