ระบบจัดเก็บเอกสาร ISO

ระบบจัดการเอกสาร ISO

ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ระบบจัดการเอกสาร ISO ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser

ระบบจัดการเอกสาร ISO

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Online Document Approval System) คือ ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดการใช้เอกสารกระดาษ และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานผ่านระบบอัตโนมัติ โดยผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถตรวจสอบและลงนามอนุมัติผ่านระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือ

เพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพ

ลดเวลาที่ใช้ในการรอคอยการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอนการอนุมัติเอกสารสามารถส่งและอนุมัติได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่สถานที่ไหน

ลดข้อผิดพลาดและความเสี่ยง

ระบบช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการส่งเอกสารผิดที่หรือการอนุมัติที่ล่าช้า มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อเอกสารค้างอนุมัติ หรือเมื่อมีเอกสารใหม่ที่ต้องดำเนินการ

เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้

ทุกขั้นตอนของการอนุมัติถูกบันทึกไว้ในระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนนานเท่าใด

รองรับการทำงานแบบ Remote Work และ Hybrid Work

พนักงานและผู้บริหารสามารถอนุมัติเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เหมาะกับรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบันที่เน้นความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ

ลดข้อผิดพลาดและความเสี่ยง

ช่วยประหยัดทรัพยากรและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ ทำให้ประหยัดเวลาและต้นทุนค่าใช้จ่าย ในการจัดส่งเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงาน

เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้

เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลด้วยระบบการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control) ที่ชัดเจน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะถูกจัดการและเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะการรั่วไหลและเสริมความมั่นคงให้กับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

 (e-sarabun)

BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ DMS ทำงานผ่านแพลตฟอร์ม BeeECM รองรับการลงนามและรับทราบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมฟังก์ชันจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามลำดับชั้น รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ใช้งานหลายคนและให้บริการผ่านระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพของ BeeECM เพื่อความสะดวกและความปลอดภัยสูงสุด

BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เหมาะกับใครบ้าง?

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ BeeECM (e-Saraban) ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการรับ-ส่งเอกสาร การจัดเก็บ และการส่งต่อเอกสารเพื่อการสั่งการ ลงนาม หรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ทำไมองค์กรต้องใช้ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ?

ในยุคที่องค์กรต้องการความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูง ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างคล่องตัว และช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากระบบอนุมัติแบบเดิม

ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ความสามารถของ Workflow

workflow สามารถทำอะไรได้บ้าง ? รวบรวมเอกสารที่ต้องอนุมัติมาไว้ในที่เดียว ทั้งใบเสนอราคา เอกสารจัดซื้อ พิจารณาแล้วอนุมัติได้ทันที พร้อมแจ้งผลให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ

Workflow Procedure

การทำงานของ Workflow

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?

Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ

สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย

จัดการเอกสารครบวงจร

ควบคุมสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติเอกสารตามลำดับขั้น และแจกจ่ายเอกสารถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพตลอดอายุการใช้งาน

รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ

รองรับไฟล์ PDF, HTML, DWG, JPEG, PNG, MPEG และไฟล์องค์กรทั่วไป ลดปัญหาเปิดไฟล์ไม่ได้ และเพิ่มความต่อเนื่องในการทำงาน

แบบฟอร์ม Electronic

รองรับการสร้างฟอร์มอิสระ พร้อมระบบ Version Control ช่วยจัดการแบบฟอร์มอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความสับสนและควบคุมมาตรฐานเอกสารองค์กร

ค้นหาและเรียกดูเอกสาร

สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว

ระบบความปลอดภัย​

ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น

การค้นหาแบบระบุคำค้น

ค้นหาเอกสารหรืองานด้วยคำค้นได้ทั้งจากเนื้อเอกสารและแบบฟอร์ม รองรับภาษาไทย-อังกฤษ เพิ่มความรวดเร็วและแม่นยำในการเข้าถึงข้อมูล

ติดตามสถานะงานแบบ Real Time

สามารถตรวจสอบสถานะงาน มอบหมายเปลี่ยนแปลง และอนุมัติเอก สารใหม่ได้ทันที ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพแม้เกิดเหตุ สุดวิสัย

ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร

ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

ระบบการแจ้งเตือน

ระบบตั้งค่าแจ้งเตือนผู้ใช้ที่ยังไม่อนุมัติเอกสารภายในเวลาที่กำหนด ช่วยให้งานดำเนินต่อเนื่อง ตรงตามกำหนดเวลา​

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO

Workflow ช่วยแก้ไขข้อบกพร่อง (CAR)

Workflow ช่วยแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (CAR) ไม่เป็น หรือไม่รู้จะแก้ไขอย่างไร หรือแก้ไขแล้วไม่ถูกต้องบ้าง หรือแก้ไขแล้วแก้ไขอีกไม่รู้จักจบ ซึ่ง Workflow จะจัดการปัญหาเหล่านี้ให้ CAR ใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหา และป้องกันการเกิดปัญหาภายในองค์กร ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะทำงานในรูปแบบ Workflow เป็นขั้นตอน ซึ่งกระบวนการนี้สามารถหาได้ที่ระบบจัดการเอกสาร BeeECM

วิเคราะห์หาสาเหตุความบกพร่อง

รวบรวมความคิดเห็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาหาสาเหตุของความบกพร่อง และเพื่อเป็นการรวบรวมความคิดเห็นอย่างเป็นระบบก็สามารถนำกลวิธีทางสถิติ ง่าย ๆ มาช่วยได้

ปฏิบัติการแก้ไขความบกพร่อง

หลังจากทราบสาเหตุของความบกพร่องที่แท้จริง และครบถ้วนทุกสาเหตุของความบกพร่องแล้ว ก็เข้ามาสู่กระบวนการในการปฏิบัติการแก้ไขตามสาเหตุที่แท้จริง

ป้องกันความบกพร่องไม่ให้เกิดซ้ำ

เพื่อความบกพร่องจะไม่ได้กลับมาเกิดซ้ำอีก โดยแบ่งออกเป็น 2 แนวทาง คือการขยายผล และการทวนสอบ

ขอดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO

Workflow ขอดำเนินการทางเอกสาร (DAR)

หลักของการทำงานของ Workflow ในระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM นั้นจะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมดจะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้

ขอออกเอกสารใหม่

ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสาร โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร

ขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร

สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง

ขอสำเนาเอกสาร

สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารเพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่าง ๆ ที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร

ขอยกเลิกเอกสาร

สำหรับการขอยกเลิกการใช้งานเอกสาร โดยเมื่อเสร็จสิ้นการขออนุมัติแล้ว เอกสารจะทำการย้ายเข้าไปอยู่ใน Folder “ยกเลิกเอกสาร” ให้โดยอัตโนมัติ และทำการปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร

ขอดำเนินการยกเลิกเอกสาร

ขออนุมัติเอกสาร

Full-Text Search

Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่

– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –

ตัวอย่างการใช้ Full-Text Search

ในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก ปัญหาการจำชื่อไฟล์ไม่ได้อาจทำให้เสียเวลาและลดประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบ Full-Text Search ของเราช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาแค่ชื่อไฟล์เท่านั้น

ด้วยเทคโนโลยีการค้นหาขั้นสูง คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีที่อยู่ภายในเนื้อหาเอกสาร ค้นหาคำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel หรือเอกสารดิจิทัลอื่น ๆ ระบบของเราพร้อมช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที

ขั้นตอนที่ 1 ป้อนชื่อเอกสารหรือเนื้อหาเอกสาร

เพียงแค่ ป้อนชื่อไฟล์หรือคำสำคัญภายในเอกสาร จากนั้นเลือกโหมดการค้นหาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น “ค้นหาเนื้อหาภายในเอกสาร” หรือ “ค้นหาคำใกล้เคียง” ระบบจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

ขั้นตอนที่ 2 กดค้นหา

เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

– ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสาร –

ตัวอย่างการใช้ Workflow ขออนุมัติเอกสาร

ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสาร

เริ่มสร้างเอกสารเพื่อขออนุมัติ โดยขั้นตอนที่ 1 จะต้องกำหนดผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ ตามขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเอกสาร

เมื่อเอกสารถูกส่งมา ขั้นตอนที่ 2 จะเป็นหน้าที่ของผู้ตรวจสอบเอกสารทำหน้าที่ตรวจสอบ และกดอนุมัติเอกสารเพื่อไปขั้นตอนที่ 3 

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบแล้วรออนุมัติเอกสาร

เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 2 คือการตรวจสอบเอกสารแล้ว เอกสารจะส่งมาที่ผู้อนุมัติเอกสาร เพื่อทำการอนุมัติ โดยที่ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารจะเป็นคนละคนกัน 

ขั้นตอนที่ 4 เผยแพร่เอกสาร

เมื่อเอกสารผ่านขั้นตอนที่ 2 และขั้นตอนที่ 3 เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้าย คือการเผยแพร่เอกสาร การเผยแพร่เอกสาร จะเป็นหน้าที่ของ DCC (Document Control Clerk)

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ตัวอย่างเอกสารที่ผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

เอกสารที่ถูกเผยแพร่จะถูกจัดเก็บที่ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน โดยผู้ที่ทำหน้าที่เผยแพร่จะต้องเลือก Folder ที่ต้องการนำไฟล์ไปจัดเก็บ ตัวอย่างไฟล์ที่ถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตามรูป

ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO

ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO

การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายในปัจจุบันที่ดีขึ้น จึงทำให้การส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์รวดเร็วทันใจ

Benefit for User

ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน

Benefit for IT

ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร

Benefit for Organization

ประโยชน์สำหรับองค์กร

Contact us

ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

Scroll to Top