ระบบจัดเก็บเอกสาร ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO
ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ระบบจัดการเอกสาร ISO ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
ระบบจัดการเอกสาร ISO
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร?
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Online Document Approval System) คือ ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดการใช้เอกสารกระดาษ และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานผ่านระบบอัตโนมัติ โดยผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถตรวจสอบและลงนามอนุมัติผ่านระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือ
เพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพ
ลดเวลาที่ใช้ในการรอคอยการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอนการอนุมัติเอกสารสามารถส่งและอนุมัติได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่สถานที่ไหน
ลดข้อผิดพลาดและความเสี่ยง
ระบบช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการส่งเอกสารผิดที่หรือการอนุมัติที่ล่าช้า มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อเอกสารค้างอนุมัติ หรือเมื่อมีเอกสารใหม่ที่ต้องดำเนินการ
เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้
ทุกขั้นตอนของการอนุมัติถูกบันทึกไว้ในระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนนานเท่าใด
รองรับการทำงานแบบ Remote Work และ Hybrid Work
พนักงานและผู้บริหารสามารถอนุมัติเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เหมาะกับรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบันที่เน้นความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ
ลดข้อผิดพลาดและความเสี่ยง
ช่วยประหยัดทรัพยากรและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ ทำให้ประหยัดเวลาและต้นทุนค่าใช้จ่าย ในการจัดส่งเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงาน
เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้
เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลด้วยระบบการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control) ที่ชัดเจน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะถูกจัดการและเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะการรั่วไหลและเสริมความมั่นคงให้กับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
(e-sarabun)
BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ DMS ทำงานผ่านแพลตฟอร์ม BeeECM รองรับการลงนามและรับทราบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมฟังก์ชันจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามลำดับชั้น รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ใช้งานหลายคนและให้บริการผ่านระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพของ BeeECM เพื่อความสะดวกและความปลอดภัยสูงสุด
- ลดการใช้เอกสารมากกว่า 30,000 รีม/ปี
- ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน
- มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ
- ประหยัดงบประมาณในการจัดการเอกสาร
- ลดพื้นที่ในการจัดการเอกสารลง
- หมดปัญหาการดำเนินงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ความล่าช้าในการติดตามงาน หรือเอกสารสูญหาย ระหว่างการดำเนินงาน
- องค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ ที่ต้องการลดภาระงานด้านเอกสารและเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน
- บริษัทที่ต้องการระบบการอนุมัติที่มีความโปร่งใสและตรวจสอบได้
- ธุรกิจที่ต้องการปรับตัวสู่ Digital Transformation เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน
BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เหมาะกับใครบ้าง?
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ BeeECM (e-Saraban) ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการรับ-ส่งเอกสาร การจัดเก็บ และการส่งต่อเอกสารเพื่อการสั่งการ ลงนาม หรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ทำไมองค์กรต้องใช้ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ?
ในยุคที่องค์กรต้องการความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูง ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างคล่องตัว และช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากระบบอนุมัติแบบเดิม
- เพิ่มความรวดเร็วในการอนุมัติเอกสาร
- ลดการใช้เอกสารกระดาษ (Go Paperless)
- เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
- มีระบบกำหนดสิทธิ์ (Access Control) ให้เฉพาะผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้
- รองรับการลงนามแบบดิจิทัล (Digital Signature) ตามมาตรฐานสากล
- ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยป้องกันการลืมอนุมัติเอกสาร
- สามารถกำหนดขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) ได้อย่างชัดเจน
- ลดโอกาสที่เอกสารจะถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ความสามารถของ Workflow
workflow สามารถทำอะไรได้บ้าง ? รวบรวมเอกสารที่ต้องอนุมัติมาไว้ในที่เดียว ทั้งใบเสนอราคา เอกสารจัดซื้อ พิจารณาแล้วอนุมัติได้ทันที พร้อมแจ้งผลให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
- เป็นระบบ Enterprise Document Management ที่ทำงานบน Web browser (Web-based) แบบ 100%
- รองรับการทำงานบนมาตรฐานระบบ ISO
- Workflow ทำให้พาเอกสารหรือแบบฟอร์มต่าง ๆ ไปหาคนทำงานที่ถูกต้องแบบอัตโนมัติ
- มีการควบคุมเลขที่ของเอกสาร และเวอร์ชั่นให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าจะได้ใช้เอกสารที่เวอร์ชั่นล่าสุดตลอดเวลา
- สะดวกด้วยการตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์
- รองรับระบบการอนุมัติ และการทำงานแบบระบุตัวบุคคล หรือระบุตำแหน่งความรับผิดชอบ
- ใช้ง่าย แม้จะไม่มีความรู้ลึกซึ่งทางคอมพิวเตอร์เลยก็ตาม
- รองรับการทำงานแบบกลุ่มและแบบบุคคล
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?
Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ
สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่
จัดการเอกสารครบวงจร
ควบคุมสิทธิ์ผู้ใช้ อนุมัติเอกสารตามลำดับขั้น และแจกจ่ายเอกสารถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพตลอดอายุการใช้งาน
รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
รองรับไฟล์ PDF, HTML, DWG, JPEG, PNG, MPEG และไฟล์องค์กรทั่วไป ลดปัญหาเปิดไฟล์ไม่ได้ และเพิ่มความต่อเนื่องในการทำงาน
แบบฟอร์ม Electronic
รองรับการสร้างฟอร์มอิสระ พร้อมระบบ Version Control ช่วยจัดการแบบฟอร์มอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความสับสนและควบคุมมาตรฐานเอกสารองค์กร
ค้นหาและเรียกดูเอกสาร
สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
ระบบความปลอดภัย
ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น
การค้นหาแบบระบุคำค้น
ค้นหาเอกสารหรืองานด้วยคำค้นได้ทั้งจากเนื้อเอกสารและแบบฟอร์ม รองรับภาษาไทย-อังกฤษ เพิ่มความรวดเร็วและแม่นยำในการเข้าถึงข้อมูล
ติดตามสถานะงานแบบ Real Time
สามารถตรวจสอบสถานะงาน มอบหมายเปลี่ยนแปลง และอนุมัติเอก สารใหม่ได้ทันที ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพแม้เกิดเหตุ สุดวิสัย
ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
ระบบการแจ้งเตือน
ระบบตั้งค่าแจ้งเตือนผู้ใช้ที่ยังไม่อนุมัติเอกสารภายในเวลาที่กำหนด ช่วยให้งานดำเนินต่อเนื่อง ตรงตามกำหนดเวลา
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO
Workflow ช่วยแก้ไขข้อบกพร่อง (CAR)
Workflow ช่วยแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (CAR) ไม่เป็น หรือไม่รู้จะแก้ไขอย่างไร หรือแก้ไขแล้วไม่ถูกต้องบ้าง หรือแก้ไขแล้วแก้ไขอีกไม่รู้จักจบ ซึ่ง Workflow จะจัดการปัญหาเหล่านี้ให้ CAR ใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหา และป้องกันการเกิดปัญหาภายในองค์กร ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะทำงานในรูปแบบ Workflow เป็นขั้นตอน ซึ่งกระบวนการนี้สามารถหาได้ที่ระบบจัดการเอกสาร BeeECM
วิเคราะห์หาสาเหตุความบกพร่อง
รวบรวมความคิดเห็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาหาสาเหตุของความบกพร่อง และเพื่อเป็นการรวบรวมความคิดเห็นอย่างเป็นระบบก็สามารถนำกลวิธีทางสถิติ ง่าย ๆ มาช่วยได้
ปฏิบัติการแก้ไขความบกพร่อง
หลังจากทราบสาเหตุของความบกพร่องที่แท้จริง และครบถ้วนทุกสาเหตุของความบกพร่องแล้ว ก็เข้ามาสู่กระบวนการในการปฏิบัติการแก้ไขตามสาเหตุที่แท้จริง
ป้องกันความบกพร่องไม่ให้เกิดซ้ำ
เพื่อความบกพร่องจะไม่ได้กลับมาเกิดซ้ำอีก โดยแบ่งออกเป็น 2 แนวทาง คือการขยายผล และการทวนสอบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จัดการปัญหาด้าน ISO
Workflow ขอดำเนินการทางเอกสาร (DAR)
หลักของการทำงานของ Workflow ในระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM นั้นจะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมดจะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้
ขอออกเอกสารใหม่
ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสาร โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
ขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร
สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง
ขอสำเนาเอกสาร
สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารเพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่าง ๆ ที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร
ขอยกเลิกเอกสาร
สำหรับการขอยกเลิกการใช้งานเอกสาร โดยเมื่อเสร็จสิ้นการขออนุมัติแล้ว เอกสารจะทำการย้ายเข้าไปอยู่ใน Folder “ยกเลิกเอกสาร” ให้โดยอัตโนมัติ และทำการปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร
ขอดำเนินการยกเลิกเอกสาร



ขออนุมัติเอกสาร
Full-Text Search
Full-Text Search (FTS) คือ เทคโนโลยีการค้นหาข้อความภายในเอกสาร ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการได้แบบละเอียดและรวดเร็ว ไม่ใช่แค่ค้นหาตามชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดเท่านั้น แต่ยังสามารถค้นหาคำที่อยู่ภายในเนื้อหาของเอกสารหรือข้อมูลที่จัดเก็บอยู่
- ค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น – องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากสามารถใช้ FTS เพื่อค้นหาข้อมูลในไฟล์ PDF, Word, Excel หรืออีเมลได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์
- ค้นหาข้อมูลสำคัญในฐานข้อมูลหรือคลังเอกสารภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น
- ใช้ FTS ในระบบจัดการลูกค้าหรือระบบบริหารทรัพยากรองค์กร เพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ หรือธุรกรรมภายในองค์กร
- ในองค์กรสามารถใช้ Full-Text Search เพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาสินค้าได้อย่างแม่นยำ
- ในอุตสาหกรรมที่ต้องผ่านมาตรฐาน เช่น ISO, GDPR หรือ HIPAA ระบบค้นหาข้อความสามารถช่วยให้การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
– ตัวอย่างใช้ Full-Text Search –
ตัวอย่างการใช้ Full-Text Search
ในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก ปัญหาการจำชื่อไฟล์ไม่ได้อาจทำให้เสียเวลาและลดประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบ Full-Text Search ของเราช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาแค่ชื่อไฟล์เท่านั้น
ด้วยเทคโนโลยีการค้นหาขั้นสูง คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีที่อยู่ภายในเนื้อหาเอกสาร ค้นหาคำใกล้เคียง และใช้ตัวกรองอัจฉริยะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel หรือเอกสารดิจิทัลอื่น ๆ ระบบของเราพร้อมช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที
ขั้นตอนที่ 2 กดค้นหา
เมื่อทำการค้นหา ระบบจะแสดงชื่อไฟล์หรือเนื้อหาภายในเอกสาร ที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ พร้อมทั้ง ไฮไลท์คำสำคัญ ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหา เพื่อให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

– ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสาร –
ตัวอย่างการใช้ Workflow ขออนุมัติเอกสาร
ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ตัวอย่างเอกสารที่ผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
เอกสารที่ถูกเผยแพร่จะถูกจัดเก็บที่ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน โดยผู้ที่ทำหน้าที่เผยแพร่จะต้องเลือก Folder ที่ต้องการนำไฟล์ไปจัดเก็บ ตัวอย่างไฟล์ที่ถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตามรูป
ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO
ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายในปัจจุบันที่ดีขึ้น จึงทำให้การส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์รวดเร็วทันใจ
Benefit for User
ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน
- หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
- จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม
- มีระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
- ใช้งานง่าย และสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต
- ระบบจะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
- มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดตล่าสุด
- ลดระยะเวลาการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
Benefit for IT
ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร
- การดูแลรักษาระบบ ทำได้ง่าย
- สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบต่าง ๆ
- มีทีมงานที่จะคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือในการวางระบบ และอบรมให้อย่างเต็มรูปแบบ
Benefit for Organization
ประโยชน์สำหรับองค์กร
- เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
- วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
- ด้วยระบบการติดตามงานแบบ Real Time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สะดวก คล่องตัว และสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
- มั่นใจได้ว่าเอกสาร และงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุม และสามารถติดตามตรวจสอบได้
- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
- ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษ และหมึกพิมพ์
- ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
- ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล
Contact us
- 062-695-1553 , 02-551-2097 ต่อ 463
- [email protected]
- 505/6 ซอยพหลโยธิน 48 แขวงอนุสาวรีย์ เขตบางเขน กรุงเทพฯ 10220













