ระบบ Paperless Solution เปลี่ยนองค์กรของคุณสู่ระบบไร้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ รองรับการทำงานยุคดิจิทัล
ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ Paperless คือแนวทางการทำงานที่ลดหรือเลิกการใช้กระดาษโดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาแทนที่ ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดเก็บและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) ระบบเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล และเทคโนโลยีคลาวด์เพื่อช่วยให้สามารถดำเนินงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ
การลดการใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ หมึก พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร
ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ส่งต่อเอกสารและอนุมัติผ่านระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ
การเข้ารหัสเอกสารและระบบการกำหนดสิทธิ์ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตระบบบันทึกการเข้าใช้งาน (Audit Trail) ช่วยติดตามการเปลี่ยนแปลงและป้องกันข้อมูลสูญหาย
ระบบจัดการเอกสารออนไลน์
แนวคิดของ BeeECM Paperless Solution ก็คือ การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้กระดาษจำนวนมาก เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล รูปแบบการทำงานจะถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบ Digital Process มากขึ้น ซึ่งนั้นเป็นการเอื้อประโยชน์ให้กับองค์กร
นอกเหนือจากการประหยัดค่าใช้จ่าย ถ้าพูดถึงยุคปัจจุบันที่เป็นยุคของ Digital Transformation นับว่าเป็นแนวทางที่สอดคล้องในการพัฒนาระบบงานขององค์กรให้มีความทันสมัยมีความเป็น Digital Platform ที่สามารถแข่งขันได้ในธุรกิจยุคปัจจุบัน
Paperless เกิดขึ้นจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้แทนระบบงาน ขั้นตอนดั้งเดิม หรือที่เรียกว่า Traditional Process ระบบงานต่าง ๆ ที่เราคุ้นเคยต่างถูกปรับเปลี่ยนไปเป็นระบบดิจิตอล ระบบออนไลน์ หลายองค์กรพยายามปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่ ๆ ที่เปลี่ยนแปลงมากขึ้นในปัจจุบัน
BeeECM
ซอฟต์แวร์ Paperless
ระบบ Paperless ทำงานอย่างไร
หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM –
สำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน
จัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กร ในรูปแบบของ File Server หรือ บนระบบที่มีความสามารถสูงอย่างระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้หลายแบบ
ที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง หรือที่เรียกว่า Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย
เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้างโดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่ายเมื่อเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่จะง่ายต่อการจัดการ
องค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก
เปลี่ยนแปลงบางอย่างนั้นเกิดขึ้นอย่างช้า ๆ อย่างการใช้งาน Email แทนการเขียนจดหมายหากันการทำงานเกี่ยวกับเอกสารบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบธุรกรรมออนไลน์ ระบบลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ จะเห็นว่าสิ่งเหล่านี้เข้าถึงง่ายกว่าการใช้กระดาษเครื่องมือที่ใช้ในการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล ปัจจุบันมีให้เห็นอยู่มากมาย และเข้าถึงได้ อย่าง Application ที่ใช้งานผ่านงานสมาร์ทโฟน ทำให้การใช้งานนั้นง่าย และสะดวก
นอกจากเครื่องมือในการแปลงเอกสรให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วบาง Application สามารถแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบของ Microsoft Word, Microsoft Excel เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ เรียกได้ว่าเครื่องมือที่มีอยู่ในปัจจุบันค่อนข้างเอื้ออำนวยต่อการวางรากฐาน Paperless อย่างมาก แต่ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม สำหรับการใช้งานแบบ Personal หรือระดับองค์กร
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?
สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่
ช่วยจัดการเอกสารตลอดวงจร ตั้งแต่การควบคุมสิทธิ์ อนุมัติเป็นขั้นตอน และแจกจ่ายถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง
รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป หมดปัญหาเรื่องเปิดไฟล์ไม่ได้
สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น
ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ
ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้สามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลงสามารถอนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัย
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
– เทคโนโลยีที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –
โปรแกรม ocr ของ BeeECM เป็นระบบที่ช่วยแปลงข้อความที่อยู่ในรูปภาพ หรือเอกสารแบบกระดาษ ให้อยู่ในรูปแบบของข้อความดิจิทัลได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งระบบ OCR ของเรานั้นสามารถใช้แปลงภาษาไทยได้อย่างแม่นยำ
กรองข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จึงช่วยประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูล ทั้งยังมีความผิดพลาดน้อย จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายได้กว่า 60-70%
เราใช้ AI และอัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิ่ง เพื่อแปลงข้อมูล รองรับทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ซึ่งมีความแม่นยำสูงถึง 98%
OCR รองรับเอกสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ เอกสารที่กระดาษรูปแบบต่างๆ
เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้
OCR (Optical Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการแยกข้อความจากภาพหรือเอกสาร โดยใช้เทคนิคการประมวลผลภาพขั้นสูง เช่น การตรวจจับขอบภาพ (Edge Detection) และ การตรวจจับรูปร่าง (Shape Detection) เพื่อแปลงข้อความจากรูปภาพให้เป็นข้อมูลที่สามารถอ่านและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อ OCR ตรวจจับและแยกข้อความจากภาพหรือเอกสารสำเร็จ ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลผ่านกระบวนการ ตรวจจับและตัดตัวอักษร จากนั้นแปลงเป็นรหัสอักษร เพื่อให้สามารถใช้งานและจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรม OCR จะปรับปรุงผลลัพธ์ให้แม่นยำยิ่งขึ้นโดยใช้เทคนิค ปรับปรุงภาพ (Image Enhancement) เช่น ลดสัญญาณรบกวน (Noise Reduction) และ ปรับขนาดภาพ (Scaling) ก่อนแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล เพื่อลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของข้อความ
เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้
ช่วยลดเวลาการป้อนข้อมูลด้วยมือ โดยเฉพาะเอกสารจำนวนมาก เช่น ใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้, หรือสัญญาต่างๆ ทำให้การค้นหาและจัดระเบียบเอกสารทำได้ง่ายขึ้น
การป้อนข้อมูลด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ OCR ช่วยลดความเสี่ยงนี้โดยการแปลงข้อมูลอัตโนมัติ
ช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถเก็บไว้ในระบบคลาวด์หรือฐานข้อมูลได้
OCR ภาษาไทยสามารถทำงานร่วมกับภาษาอื่นได้ ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรที่ทำงานกับเอกสารหลายภาษา
ลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสาร สอดคล้องกับแนวทาง Green Office
OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง
เทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการปรับปรุงกระบวนการค้นหาข้อมูลให้มีความแม่นยำ รวดเร็ว และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ AI สามารถวิเคราะห์บริบท เรียนรู้พฤติกรรมของผู้ใช้งาน และประมวลผลข้อมูลเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพของระบบค้นหาอย่างต่อเนื่อง
ใช้ในการวิเคราะห์และทำความเข้าใจคำค้น ตัวอย่างเครื่องมือ: Google BERT, OpenAI GPT
เรียนรู้และปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน ตัวอย่างเครื่องมือ: TensorFlow, Scikit-learn
ใช้ในการค้นหาภาพ เช่น การจดจำวัตถุหรือสถานที่ในรูปภาพ ตัวอย่างเครื่องมือ: Google Vision AI, OpenCV
ช่วยในการแนะนำผลลัพธ์หรือคำค้นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง: Amazon Personalize, Netflix
