ระบบจัดเก็บเอกสาร ISO

ระบบ Paperless Solution

 ระบบ Paperless Solution เปลี่ยนองค์กรของคุณสู่ระบบไร้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ รองรับการทำงานยุคดิจิทัล

ติดต่อ / สอบถามเพิ่มเติม

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ Paperless คือ อะไร?

ระบบ Paperless คือแนวทางการทำงานที่ลดหรือเลิกการใช้กระดาษโดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาแทนที่ ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดเก็บและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) ระบบเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล และเทคโนโลยีคลาวด์เพื่อช่วยให้สามารถดำเนินงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ

ลดต้นทุนด้านเอกสารและการจัดเก็บ

การลดการใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ หมึก พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร

เพิ่มประสิทธิภาพความรวดเร็วในการทำงาน

ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ส่งต่อเอกสารและอนุมัติผ่านระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ

เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล

การเข้ารหัสเอกสารและระบบกำหนดสิทธิ์ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ขณะที่ระบบบันทึกการใช้งาน (Audit Trail) ช่วยติดตามความเปลี่ยนแปลงและลดความเสี่ยงของข้อมูลสูญหาย

สอบถามเพิ่มเติม ..

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

ระบบ BeeECM

แนวคิด BeeECM Paperless Solution BeeECM Paperless Solution มุ่งลดการใช้กระดาษ เพื่อช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายจากงานเอกสารและเปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ระบบดิจิทัล (Digital Process) อย่างเต็มรูปแบบ

ในยุคของ Digital Transformation การใช้ระบบ Paperless ถือเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์การพัฒนาองค์กรสู่ Digital Platform ที่ทันสมัย เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจ

ระบบ Paperless คือการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีแทนกระบวนการแบบดั้งเดิมโดยเปลี่ยนระบบงานสู่ดิจิทัลและออนไลน์ ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็ว ยืดหยุ่น และลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน

ติดต่อ / สอบถามเพิ่มเติม ..

BeeECM

ประโยชน์ของระบบ Paperless Solution

ซอฟต์แวร์ Paperless

  • เอกสารที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นสามารถค้นหาได้ง่ายแตกต่างจากกระดาษ ส่งผลให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นพร้อมทั้งช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น
  • ระบบ Paperless แท้จริงแล้วคือ “การลดปริมาณกระดาษ” ด้วยการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลทำให้ต้นทุนการพิมพ์และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลดลง
  • เอกสารที่บริษัทสร้างขึ้นนั้น จะมีเอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งมีทั้งเอกสารที่ต้องเก็บถาวร หรือเอกสารที่ต้องเก็บ 30 ปี เอกสารสำคัญเหล่านั้นจึงควรเก็บเป็นดิจิทัลเพื่อให้ไว้วางใจได้ทั้งในด้านความปลอดภัยและการจัดเก็บ
  • ข้อดีของ ระบบ Paperless คือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลนั้นทำให้สามารถแบ็คอัพข้อมูลเอาไว้ในกรณีฉุกเฉินได้ และยังอัปเดตข้อมูลได้ง่าย
  • เลิกใช้กระดาษแบบส่งเดช
  • จัดเก็บเอกสารกระดาษในสภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่ายแม้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษ และอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัย

ระบบ Paperless ทำงานอย่างไร

เปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Paperless

หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless

ทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด ระบบ Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน​

สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง

ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร DMS รองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย

จัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ มีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่ ด้วยระบบ Paperless

มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาในเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่บุคคลใด และอื่น ๆ

สอบถามเพิ่มเติม ..

- สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM -​

จัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ และการใช้งานร่วมกัน​

สำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ ระบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน

จัดเก็บไฟล์บน Server

การจัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กร สามารถทำได้ผ่าน File Server หรือระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่รองรับการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหลายระดับ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร

จัดเก็บไฟล์บนระบบ Cloud

ที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง หรือที่เรียกว่า Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย

จัดการข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่

เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้างโดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่ายเมื่อเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่จะง่ายต่อการจัดการ

ปรับกระบวนการทำงาน

องค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก

แปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital​

Paperless ทางเลือกใหม่ เพิ่มความสะดวก ลดต้นทุน และสนับสนุนความยั่งยืน

ในยุคดิจิทัล การทำงานแบบไร้กระดาษ ด้วยระบบ Paperless ช่วยเพิ่มความสะดวก ลดต้น ทุน และส่งเสริมความยั่งยืน เช่น การใช้อีเมลแทนจดหมาย การจัดการเอกสารผ่านคอมพิวเตอร์ ธุรกรรมออนไลน์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและเข้าถึงง่าย

ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายสำหรับแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น แอป พลิเคชันสแกนเอกสารบนสมาร์ทโฟน ที่สามารถบันทึกเป็น PDF หรือแปลงเป็นไฟล์ Word และ Excel ได้ทันที ช่วยให้การทำงาน Paperless เป็นไปอย่างราบรื่น

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ทั้งในระดับบุคคลและองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดภาระการจัดการเอกสาร และผลักดันการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สอบถามเพิ่มเติม ..

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?

Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ​

สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย

จัดการเอกสารครบวงจร​

ช่วยจัดการเอกสารตลอดวงจร ตั้งแต่การควบคุมสิทธิ์ อนุมัติเป็นขั้นตอน และแจกจ่ายถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ​

แบบฟอร์ม Electronic (e-Form)

สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง

ค้นหาและเรียกดูเอกสาร

สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว

การค้นหาแบบระบุคำค้น​

ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ระบบความปลอดภัย

ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น

รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ

รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป หมดปัญหาเรื่องเปิดไฟล์ไม่ได้

ระบบการแจ้งเตือน​

เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ​

ติดตามสถานะงานแบบ Real Time

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ พร้อมมอบหมาย เปลี่ยนแปลง หรืออนุมัติเอกสารใหม่ได้ทันที หากเกิดเหตุสุดวิสัย ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงานเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร

ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

– เทคโนโลยีที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –

ECM OCR ภาษาไทย

โปรแกรม ocr  ของ BeeECM เป็นระบบที่ช่วยแปลงข้อความที่อยู่ในรูปภาพ หรือเอกสารแบบกระดาษ ให้อยู่ในรูปแบบของข้อความดิจิทัลได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งระบบ OCR ของเรานั้นสามารถใช้แปลงภาษาไทยได้อย่างแม่นยำ 

ทำงานได้รวดเร็วขึ้น​​

กรองข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จึงช่วยประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูล ทั้งยังมีความผิดพลาดน้อย จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายได้กว่า 60-70%​​

ระบบมีความแม่นยำสูง​

เราใช้ AI และอัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิ่ง เพื่อแปลงข้อมูล รองรับทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ซึ่งมีความแม่นยำสูงถึง 98%​

รองรับเอกสารทุกรูปแบบ​​

OCR รองรับเอกสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ เอกสารที่กระดาษรูปแบบต่างๆ​

ขั้นตอนการทำงานหลักของ ระบบ OCR ภาษาไทย

เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้

แยกแยะภาพ​

OCR คือเทคโนโลยีที่แปลงข้อความจากภาพหรือเอกสารสแกนให้เป็นข้อความดิจิทัลที่ค้นหาและแก้ไขได้ โดยใช้การประมวลผลภาพเพื่อช่วยให้อ่านข้อมูลได้แม่นยำขึ้น.

แปลงเอกสารเป็นข้อมูลดิจิตอล

เมื่อ OCR ตรวจจับและแยกข้อความจากภาพหรือเอกสาร ระบบจะตัดแยกตัวอักษรและแปลงเป็นรหัสอักษรเพื่อให้สามารถค้นหาแก้ไขและจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

การตรวจสอบ และปรับปรุงผลลัพธ์

โปรแกรม OCR เพิ่มความแม่นยำในการแปลงข้อความจากภาพด้วยเทคนิค Image Enhancement เช่น การลดสัญญาณรบกวนและการปรับขนาดภาพ ช่วยลดข้อผิดพลาดและได้ข้อมูลดิจิทัลที่มีความถูกต้องสูง เหมาะสำหรับการทำงาน Paperless อย่างมืออาชีพ

ติดต่อ / สอบถามเพิ่มเติม ..

 OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง 

ประโยชน์ของ OCR ภาษาไทย

เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้

สอบถามเพิ่มเติม ..

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ช่วยลดเวลาการป้อนข้อมูลด้วยมือ โดยเฉพาะเอกสารจำนวนมาก เช่น ใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้, หรือสัญญาต่างๆ ทำให้การค้นหาและจัดระเบียบเอกสารทำได้ง่ายขึ้น

ลดข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ OCR ช่วยลดความเสี่ยงนี้โดยการแปลงข้อมูลอัตโนมัติ

รองรับการทำงานแบบดิจิทัล

ช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถเก็บไว้ในระบบคลาวด์หรือฐานข้อมูลได้

สนับสนุนการทำงานข้ามภาษา

OCR ภาษาไทยสามารถทำงานร่วมกับภาษาอื่นได้ ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรที่ทำงานกับเอกสารหลายภาษา

ประหยัดทรัพยากร

ลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสารสอดคล้องกับแนวทาง Green Office

ระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม ใช้ยังไง

AI ในการช่วยค้นหา

เทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการปรับปรุงกระบวนการค้นหาข้อมูลให้มีความแม่นยำ รวดเร็ว และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ AI สามารถวิเคราะห์บริบท เรียนรู้พฤติกรรมของผู้ใช้งาน และประมวลผลข้อมูลเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพของระบบค้นหาอย่างต่อเนื่อง

Natural Language Processing (NLP)

ใช้ในการวิเคราะห์และทำความเข้าใจคำค้น ตัวอย่างเครื่องมือ: Google BERT, OpenAI GPT

Machine Learning (ML)

เรียนรู้และปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน ตัวอย่างเครื่องมือ: TensorFlow, Scikit-learn

Computer Vision

ใช้ในการค้นหาภาพ เช่น การจดจำวัตถุหรือสถานที่ในรูปภาพ ตัวอย่างเครื่องมือ: Google Vision AI, OpenCV

Recommendation Systems

ช่วยในการแนะนำผลลัพธ์หรือคำค้นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง: Amazon Personalize, Netflix

ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

สอบถามเพิ่มเติม ..