ระบบจัดเก็บเอกสาร ISO
ระบบ Paperless Solution
ระบบ Paperless Solution เปลี่ยนองค์กรของคุณสู่ระบบไร้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ รองรับการทำงานยุคดิจิทัล
ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ Paperless คือ อะไร?
ระบบ Paperless คือแนวทางการทำงานที่ลดหรือเลิกการใช้กระดาษโดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาแทนที่ ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดเก็บและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) ระบบเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล และเทคโนโลยีคลาวด์เพื่อช่วยให้สามารถดำเนินงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ
ลดต้นทุนด้านเอกสารและการจัดเก็บ
การลดการใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ หมึก พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร
เพิ่มประสิทธิภาพความรวดเร็วในการทำงาน
ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ส่งต่อเอกสารและอนุมัติผ่านระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ
เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล
การเข้ารหัสเอกสารและระบบกำหนดสิทธิ์ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ขณะที่ระบบบันทึกการใช้งาน (Audit Trail) ช่วยติดตามความเปลี่ยนแปลงและลดความเสี่ยงของข้อมูลสูญหาย
ระบบจัดการเอกสารออนไลน์
ระบบ BeeECM
แนวคิด BeeECM Paperless Solution BeeECM Paperless Solution มุ่งลดการใช้กระดาษ เพื่อช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายจากงานเอกสารและเปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ระบบดิจิทัล (Digital Process) อย่างเต็มรูปแบบ
ในยุคของ Digital Transformation การใช้ระบบ Paperless ถือเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์การพัฒนาองค์กรสู่ Digital Platform ที่ทันสมัย เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจ
ระบบ Paperless คือการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีแทนกระบวนการแบบดั้งเดิมโดยเปลี่ยนระบบงานสู่ดิจิทัลและออนไลน์ ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็ว ยืดหยุ่น และลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน
BeeECM
ประโยชน์ของระบบ Paperless Solution
ซอฟต์แวร์ Paperless
- เอกสารที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นสามารถค้นหาได้ง่ายแตกต่างจากกระดาษ ส่งผลให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นพร้อมทั้งช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น
- ระบบ Paperless แท้จริงแล้วคือ “การลดปริมาณกระดาษ” ด้วยการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลทำให้ต้นทุนการพิมพ์และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลดลง
- เอกสารที่บริษัทสร้างขึ้นนั้น จะมีเอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งมีทั้งเอกสารที่ต้องเก็บถาวร หรือเอกสารที่ต้องเก็บ 30 ปี เอกสารสำคัญเหล่านั้นจึงควรเก็บเป็นดิจิทัลเพื่อให้ไว้วางใจได้ทั้งในด้านความปลอดภัยและการจัดเก็บ
- ข้อดีของ ระบบ Paperless คือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลนั้นทำให้สามารถแบ็คอัพข้อมูลเอาไว้ในกรณีฉุกเฉินได้ และยังอัปเดตข้อมูลได้ง่าย
- เลิกใช้กระดาษแบบส่งเดช
- จัดเก็บเอกสารกระดาษในสภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่ายแม้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษ และอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัย
- ทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด ระบบ Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
- ให้การทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ
- ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร DMS รองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย
- ช่วยจัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ มีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่
- มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาในเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่บุคคลใด และอื่น ๆ
ระบบ Paperless ทำงานอย่างไร
เปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Paperless
หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless
- สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM -
จัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ และการใช้งานร่วมกัน
สำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ ระบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน
จัดเก็บไฟล์บน Server
การจัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กร สามารถทำได้ผ่าน File Server หรือระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่รองรับการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหลายระดับ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร
จัดเก็บไฟล์บนระบบ Cloud
ที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง หรือที่เรียกว่า Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย
จัดการข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่
เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้างโดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่ายเมื่อเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่จะง่ายต่อการจัดการ
ปรับกระบวนการทำงาน
องค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก
แปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital
Paperless ทางเลือกใหม่ เพิ่มความสะดวก ลดต้นทุน และสนับสนุนความยั่งยืน
ในยุคดิจิทัล การทำงานแบบไร้กระดาษ ด้วยระบบ Paperless ช่วยเพิ่มความสะดวก ลดต้น ทุน และส่งเสริมความยั่งยืน เช่น การใช้อีเมลแทนจดหมาย การจัดการเอกสารผ่านคอมพิวเตอร์ ธุรกรรมออนไลน์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและเข้าถึงง่าย
ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายสำหรับแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น แอป พลิเคชันสแกนเอกสารบนสมาร์ทโฟน ที่สามารถบันทึกเป็น PDF หรือแปลงเป็นไฟล์ Word และ Excel ได้ทันที ช่วยให้การทำงาน Paperless เป็นไปอย่างราบรื่น
การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ทั้งในระดับบุคคลและองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดภาระการจัดการเอกสาร และผลักดันการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?
Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ
สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย
จัดการเอกสารครบวงจร
ช่วยจัดการเอกสารตลอดวงจร ตั้งแต่การควบคุมสิทธิ์ อนุมัติเป็นขั้นตอน และแจกจ่ายถึงผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
แบบฟอร์ม Electronic (e-Form)
สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง
ค้นหาและเรียกดูเอกสาร
สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
การค้นหาแบบระบุคำค้น
ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
ระบบความปลอดภัย
ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น
รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป หมดปัญหาเรื่องเปิดไฟล์ไม่ได้
ระบบการแจ้งเตือน
เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ
ติดตามสถานะงานแบบ Real Time
ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ พร้อมมอบหมาย เปลี่ยนแปลง หรืออนุมัติเอกสารใหม่ได้ทันที หากเกิดเหตุสุดวิสัย ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงานเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
– เทคโนโลยีที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –
ECM OCR ภาษาไทย
โปรแกรม ocr ของ BeeECM เป็นระบบที่ช่วยแปลงข้อความที่อยู่ในรูปภาพ หรือเอกสารแบบกระดาษ ให้อยู่ในรูปแบบของข้อความดิจิทัลได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งระบบ OCR ของเรานั้นสามารถใช้แปลงภาษาไทยได้อย่างแม่นยำ
ทำงานได้รวดเร็วขึ้น
กรองข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จึงช่วยประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูล ทั้งยังมีความผิดพลาดน้อย จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายได้กว่า 60-70%
ระบบมีความแม่นยำสูง
เราใช้ AI และอัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิ่ง เพื่อแปลงข้อมูล รองรับทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ซึ่งมีความแม่นยำสูงถึง 98%
รองรับเอกสารทุกรูปแบบ
OCR รองรับเอกสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ เอกสารที่กระดาษรูปแบบต่างๆ
ขั้นตอนการทำงานหลักของ ระบบ OCR ภาษาไทย
เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้
แยกแยะภาพ
OCR (Optical Character Recognition) คือเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงข้อความจากภาพหรือเอกสารสแกน ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลที่สามารถค้นหา แก้ไข และจัดเก็บได้ โดยอาศัยเทคนิคการประมวลผลภาพ เช่น การตรวจจับขอบ (Edge Detection) และการตรวจจับรูปร่าง (Shape Detection) เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการอ่านข้อมูลจากรูปภาพ
แปลงเอกสารเป็นข้อมูลดิจิตอล
เมื่อ OCR ตรวจจับและแยกข้อความจากภาพหรือเอกสาร ระบบจะตัดแยกตัวอักษรและแปลงเป็นรหัสอักษรเพื่อให้สามารถค้นหาแก้ไขและจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
การตรวจสอบ และปรับปรุงผลลัพธ์
โปรแกรม OCR เพิ่มความแม่นยำในการแปลงข้อความจากภาพด้วยเทคนิค Image Enhancement เช่น การลดสัญญาณรบกวนและการปรับขนาดภาพ ช่วยลดข้อผิดพลาดและได้ข้อมูลดิจิทัลที่มีความถูกต้องสูง เหมาะสำหรับการทำงาน Paperless อย่างมืออาชีพ
OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง
ประโยชน์ของ OCR ภาษาไทย
เทคโนโลยี OCR ใช้วิธีการวิเคราะห์และรู้จำรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ที่อยู่ในภาพหรือเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ช่วยลดเวลาการป้อนข้อมูลด้วยมือ โดยเฉพาะเอกสารจำนวนมาก เช่น ใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้, หรือสัญญาต่างๆ ทำให้การค้นหาและจัดระเบียบเอกสารทำได้ง่ายขึ้น
ลดข้อผิดพลาด
การป้อนข้อมูลด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ OCR ช่วยลดความเสี่ยงนี้โดยการแปลงข้อมูลอัตโนมัติ
รองรับการทำงานแบบดิจิทัล
ช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถเก็บไว้ในระบบคลาวด์หรือฐานข้อมูลได้
สนับสนุนการทำงานข้ามภาษา
OCR ภาษาไทยสามารถทำงานร่วมกับภาษาอื่นได้ ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรที่ทำงานกับเอกสารหลายภาษา
ประหยัดทรัพยากร
ลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสารสอดคล้องกับแนวทาง Green Office
ระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม ใช้ยังไง
AI ในการช่วยค้นหา
เทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการปรับปรุงกระบวนการค้นหาข้อมูลให้มีความแม่นยำ รวดเร็ว และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ AI สามารถวิเคราะห์บริบท เรียนรู้พฤติกรรมของผู้ใช้งาน และประมวลผลข้อมูลเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพของระบบค้นหาอย่างต่อเนื่อง
Natural Language Processing (NLP)
ใช้ในการวิเคราะห์และทำความเข้าใจคำค้น ตัวอย่างเครื่องมือ: Google BERT, OpenAI GPT
Machine Learning (ML)
เรียนรู้และปรับปรุงผลลัพธ์การค้นหาโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน ตัวอย่างเครื่องมือ: TensorFlow, Scikit-learn
Computer Vision
ใช้ในการค้นหาภาพ เช่น การจดจำวัตถุหรือสถานที่ในรูปภาพ ตัวอย่างเครื่องมือ: Google Vision AI, OpenCV
Recommendation Systems
ช่วยในการแนะนำผลลัพธ์หรือคำค้นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง: Amazon Personalize, Netflix