แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
แนวคิดของ BeeECM Paperless Solution ก็คือ การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้กระดาษจำนวนมาก เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล รูปแบบการทำงานจะถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบ Digital Process มากขึ้น ซึ่งนั้นเป็นการเอื้อประโยชน์ให้กับองค์กร
นอกเหนือจากการประหยัดค่าใช้จ่าย ถ้าพูดถึงยุคปัจจุบันที่เป็นยุคของ Digital Transformation นับว่าเป็นแนวทางที่สอดคล้องในการพัฒนาระบบงานขององค์กรให้มีความทันสมัยมีความเป็น Digital Platform ที่สามารถแข่งขันได้ในธุรกิจยุคปัจจุบัน
Paperless เกิดขึ้นจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้แทนระบบงาน ขั้นตอนดั้งเดิม หรือที่เรียกว่า Traditional Process ระบบงานต่าง ๆ ที่เราคุ้นเคยต่างถูกปรับเปลี่ยนไปเป็นระบบดิจิตอล ระบบออนไลน์ หลายองค์กรพยายามปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่ ๆ ที่เปลี่ยนแปลงมากขึ้นในปัจจุบัน
BeeECM paperless Solution
กระบวนการการเปลี่ยนแปลง
หลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless
– สร้างองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM –
สำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน
จัดเก็บไฟล์บน Server ขององค์กร ในรูปแบบของ File Server หรือบนระบบที่มีความสามารถสูงอย่างระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้หลายแบบ
ที่จัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยบน Cloud อีกที่หนึ่ง หรือที่เรียกว่า Cloud Storage ซึ่งจะมีทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว และแบบองค์กร การเก็บข้อมูลบน Cloud จะได้ประโยชน์ในแง่ของความปลอดภัย
เมื่อเลือกสถานที่จัดเก็บแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการเตรียมเรื่องโครงสร้าง โดยจัดเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถกำกับดูแลได้โดยง่าย เมื่อเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่จะง่ายต่อการจัดการ
องค์ประกอบพื้นฐานในการกำกับดูแลตั้งแต่การสร้างเอกสารขึ้นมา การจัดเก็บ การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออกเป็นเรื่องที่จัดการได้ไม่ยาก ถ้าหากมีการวางแผนให้เหมาะสมตั้งแต่แรก
เปลี่ยนแปลงบางอย่างนั้นเกิดขึ้นอย่างช้า ๆ อย่างการใช้งาน Email แทนการเขียนจดหมายหากัน การทำงานเกี่ยวกับเอกสารบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบธุรกรรมออนไลน์ ระบบลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ จะเห็นว่าสิ่งเหล่านี้เข้าถึงง่ายกว่าการใช้กระดาษ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล ปัจจุบันมีให้เห็นอยู่มากมาย และเข้าถึงได้ อย่าง Application ที่ใช้งานผ่านงานสมาร์ทโฟน ทำให้การใช้งานนั้นง่าย และสะดวก
นอกจากเครื่องมือในการแปลงเอกสรให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วบาง Application สามารถแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบของ Microsoft Word, Microsoft Excel เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ เรียกได้ว่าเครื่องมือที่มีอยู่ในปัจจุบันค่อนข้างเอื้ออำนวยต่อการวางรากฐาน Paperless อย่างมาก แต่ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม สำหรับการใช้งานแบบ Personal หรือระดับองค์กร