AI ช่วยสรุปเอกสารองค์กรให้ค้นหาและตอบคำถามได้เร็วขึ้น
ทำไมองค์กรต้องเปลี่ย [……
- โปรแกรมจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ระบบจัดการเอกสาร DMS -
ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ
ระบบ DMS (Document Management System)
DMS (Document Management System) คือ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แบ่งปัน และจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยลดการใช้กระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น ธุรกิจขนาดใหญ่ หน่วยงานราชการ และองค์กรที่กำลังเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล
ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คืออะไร?
ระบบจัดการเอกสารโปรแกรม DMS คือ (Document Management System) คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คือ ระบบจัดการเอกสารที่สามารถจำแนกประเภทและแยกหมวดหมู่ของเอกสารโดยอัตโนมัติ โดยใช้เทคโนโลยี AI, OCR (Optical Character Recognition), และ Machine Learning เพื่อช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
ประโยชน์ของระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ
ลดเวลาการจัดการเอกสาร
ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ
ค้นหาเอกสารง่ายขึ้น
เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร
ลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ
ช่วยให้องค์กรเป็น Paperless Office
รองรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration)
– ฟังก์ชันเพื่อผู้ใช้งาน –
ฟังก์ชันเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้ง่ายขึ้น
ระบบ DMS คือ จะทำให้การทำงานร่วมกันกับทีมงานคนอื่น ๆ เรียกได้ว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสารและบริหารจัดการเอกสารจัดเป็นสิ่งสำคัญ จะสะดวกกว่าไหม ถ้าเราสามารถจัดการข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้นได้อย่างเป็นระบบ และทำงานบนข้อมูลเดียวกันจากทั้งในและนอกออฟฟิศ
เมนูการจัดการเวอร์ชั่น
ให้การใช้งานที่เป็นปัจจุบัน
หมดข้อกังวลเกี่ยวกับสถานะความเป็นปัจจุบันของเอกสาร เพราะ BeeECM จะช่วยจัดการให้เอกสารเป็นเวอร์ชันล่าสุดทุกครั้งที่ใช้งาน นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานตามมาตรฐาน ISO อีกด้วย
เมนูเพิ่ม/แก้ไขแท็ก
จะเก็บข้อมูลของเอกสารในมุมไหน ๆ ก็ได้
บางครั้งเอกสารหนึ่งชุดอาจต้องการการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากชื่อไฟล์ โปรแกรม DMS จัดเก็บเอกสารนี้สามารถรองรับการจัดเก็บอินเด็กซ์ผ่านระบบแท็กได้ไม่จำกัด ทำให้การค้นหาเอกสารจากมุมใดก็เป็นไปอย่างสะดวกและไม่มีปัญหา
เมนูการแชร์เอกสาร
กำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารมากกว่า 15 รูปแบบ
สะดวกและปลอดภัยด้วยฟังก์ชันการกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารที่รองรับมากถึง 15 รูปแบบ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถควบคุมการแจกจ่ายเอกสารได้อย่างมีความปลอดภัยสูงสุด
– ฟังก์ชันเพื่อผู้ใช้งาน –
โปรแกรม DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม
โปรแกรม DMS (Document Management System) ที่มีฟังก์ชันคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็ว ปลอดภัย และลดต้น ทุน เหมาะสำหรับองค์กรที่จัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล หน่วยงานราชการ บริษัทโลจิสติกส์ และองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล
- M-Files – ระบบจัดการเอกสารที่รองรับ AI และ Workflow อัตโนมัติ
- DocuWare – ระบบ DMS ที่เน้นความปลอดภัยและ Workflow อัจฉริยะ
- Microsoft SharePoint – แพลตฟอร์มจัดการเอกสารที่เชื่อมกับ Microsoft 365
- OpenText – ระบบจัดการข้อมูลองค์กรที่รองรับ AI และ Big Data
- Alfresco – ระบบ DMS แบบ Open Source ที่ยืดหยุ่นและปรับแต่งได้
– ตัวอย่างระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม –
ตัวอย่างการใช้ BeeECM กับงานระบบคัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม
โปรแกรม DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจทำงานได้เร็วขึ้น ปลอดภัยขึ้น และลดต้นทุน โดยเหมาะกับองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งชื่อไฟล์เอกสาร
กดที่เมนู “สร้างเอกสาร” จากนั้นกำหนด ชื่อเอกสาร ใส่ รายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร ให้ครบถ้วน และกด “สร้าง” เพื่อบันทึกข้อมูลและดำเนินการสร้างเอกสาร
หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ใส่ที่อยู่เอกสาร
ไปที่เมนู “สร้างเอกสาร” จากนั้นกำหนด ชื่อเอกสาร พร้อมระบุ รายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร ให้ครบถ้วน แล้วกด “สร้าง” เพื่อดำเนินการบันทึกและสร้างเอกสาร
หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเมนูอัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ
ไปที่เมนู “อัปโหลดเอกสาร” จากนั้นเลือก “อัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ” เพื่อดำเนินการอัปโหลดไฟล์โดยระบบจะจัดการให้โดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ไฟล์ที่อัปโหลดจะไปอยู่โฟลเดอร์เราตั้งไว้
เมื่ออัปโหลดไฟล์ ระบบ DMS จะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
หมายเหตุ หากมีไฟล์ที่ชื่อเหมือนกัน ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าที่ได้กำหนดล่วงหน้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและมีระบบมากยิ่งขึ้น
AI กับการแยกประเภทเอกสารคืออะไร?
AI สำหรับแยกประเภทเอกสารใช้ Machine Learning และ NLP ในการจำแนกเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา ใบเสร็จ ช่วยลดงานแมนนวล ประหยัดเวลา และเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลทำให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิ ภาพยิ่งขึ้น.
ประโยชน์ของการรวม AI กับ DMS
ให้ระบบ DMS ช่วยองค์กรจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซับซ้อนเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหา เสริมความปลอดภัย ลดข้อผิดพลาดจากงานด้วยมือ และลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร.
การแยกประเภทเอกสารอัตโนมัติ
ใช้ AI ประมวลผลเอกสาร ในการแยกประเภทเอกสาร เช่น สัญญา, ใบเสร็จ, หรือเอกสารทางการเงิน
การสกัดข้อมูลจากเอกสารสแกน
ระบบสามารถแปลงไฟล์ภาพหรือ PDF เป็นข้อความที่ค้นหาได้ และจัดเก็บในระบบ EDMS อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบค้นหาที่ใช้ AI
AI ช่วยประมวลผลคำค้นหาที่ซับซ้อน และให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ ช่วยให้การจัดการเอกสารรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ระบบ DMS ทำอะไรได้บ้าง
| ความสามารถ | ทำงานอย่างไร |
|---|---|
| คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ | ตั้งชื่อไฟล์ → ใส่ที่อยู่เอกสาร → เลือกเมนูอัปโหลดอัตโนมัติ → ไฟล์เข้าโฟลเดอร์ที่ตั้งไว้เอง |
| จัดการเวอร์ชันเอกสาร | เมนูจัดการเวอร์ชัน ทำให้ทุกคนใช้เอกสารฉบับที่เป็นปัจจุบันเสมอ |
| กำหนดสิทธิ์เข้าถึง | กำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารได้มากกว่า 15 รูปแบบ |
| ค้นหาเอกสาร | ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาการจัดการเอกสาร |
| ลดต้นทุน | ลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ ช่วยให้องค์กรเป็น Paperless Office |
| ทำงานร่วมกัน | รองรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ระหว่างทีม |
บริการที่เกี่ยวข้อง
หากต้องการควบคุมเวอร์ชันและสิทธิ์เข้าถึงในระดับองค์กร ดู ระบบ EDMS จัดการเอกสารองค์กร · หากต้องการให้ระบบอ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารเอง ดู AI ประมวลผลเอกสาร · สำหรับการแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความ ดู โปรแกรม OCR ภาษาไทย
ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล: ยกระดับงานเอกสารด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ภาพประกอบ: การนำเข้า [……
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ
ระบบจัดการเอกสารอิเล [……
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ DMS
DMS คืออะไร?
DMS (Document Management System) คือ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แบ่งปัน และจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยลดการใช้กระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ คืออะไร?
คือระบบจัดการเอกสารที่สามารถจำแนกประเภทและแยกหมวดหมู่ของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เมื่ออัปโหลดไฟล์ ระบบจะคัดแยกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้การจัดเก็บเป็นระเบียบโดยไม่ต้องแยกไฟล์ด้วยมือ
ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ ใช้งานอย่างไร?
บน BeeECM มี 4 ขั้นตอน คือ 1) สร้างเอกสารและตั้งชื่อไฟล์ 2) ระบุรายละเอียดที่อยู่ของเอกสาร 3) เลือกเมนูอัปโหลดเอกสารอัตโนมัติ 4) ระบบจะคัดแยกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่ตั้งค่าไว้ให้โดยอัตโนมัติ
ระบบ DMS มีประโยชน์กับองค์กรอย่างไร?
ช่วยลดเวลาการจัดการเอกสาร ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร และลดต้นทุนด้านกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ
โปรแกรม DMS ที่นิยมมีอะไรบ้าง?
ตัวอย่างโปรแกรม DMS ที่นิยม ได้แก่ M-Files, DocuWare, Microsoft SharePoint, OpenText และ Alfresco ส่วน BeeECM เป็นระบบ DMS ที่รองรับการคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ พร้อม AI และ OCR
โปรแกรม DMS ทดลองใช้ฟรีได้ไหม?
BeeECM เปิดให้ทดลองใช้ระบบ DMS ได้ฟรี โดยเงื่อนไขการทดลองใช้เป็นไปตามที่บริษัทกำหนด