ในยุคแห่งดิจิทัล องค์กรของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอะไรไปแล้วบ้าง โดยการเปลี่ยนแปลงขององค์กรที่เป็นเรื่องหลัก ๆ เลย คงหนีไม่พ้นเรื่องของเอกสารที่มีมากมายในองค์กร ขึ้นชื่อว่าเอกสาร คือ ต้องมีความสำคัญแน่นอน แล้วถ้าองค์กรมีข้อมูลสำคัญมากมายล่ะ คุณควรเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ที่ไหนดีล่ะ ?
ถ้าหากเป็นเอกสารต้นฉบับก็ต้องใช้ Warehouse ในการจัดเก็บให้ปลอดภัย แต่ก่อนที่จะเก็บข้อมูลเหล่านั้นใน Warehouse ได้ ก็ต้องแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็คทรอนิกส์เสียก่อน เพื่อให้เรามีไฟล์เอกสารที่เรียกใช้งานได้ ซึ่งวิธีการนี้เรียกว่า การสแกนเอกสาร เพื่อนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากสแกนเอกสาร เอกสารก็เป็นไฟล์ภาพ แล้วถ้าเราอยากนำไฟล์เอกสารนี้ไปใช้งานต่อต้องทำยังไงล่ะ แน่นอนว่าก็ต้องแปลงไฟล์รูปภาพ ให้เป็นตัวหนังสือเสียก่อน วิธีการนี้เรียกว่า OCR (Optical Character Recognition) และนำไปใช้ต่อในโปรแกรม Office ต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้นนั้นเอง
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
แล้วถ้าในองค์กรมีเอกสารเพิ่มขึ้นล่ะ จะทำอย่างไร?
เมื่อเอกสารมีมากขึ้น การจัดการก็เริ่มยากขึ้น เพราะฉะนั้นการที่มีเครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการอย่าง ระบบบริหารจัดการเอกสาร เพื่อให้การใช้งานเอกสารได้สะดวก และคล่องตัวมากยิ่งขึ้น เพราะระบบบริหารจัดการเอกสารช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว แถมยังสามารถคัดลอก ย้าย ลบ อัพเดต และ Export ไฟล์เอกสาร ออกมาได้ง่าย ๆ อีกด้วย
นอกจากนี้ยังมีในเรื่องของการเรียกดูเอกสาร หรือการเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่ปัจจุบันผู้บริหาร หรือหัวหน้าส่วนต่าง ๆ ไม่จำเป็นต้องหาเอกสาร ไม่จำเป็นต้องเดินเซ็นเอกสาร หรือไม่จำเป็นต้องเข้ามาเซ็นเอกสารในองค์กรอีกต่อไป เรียกได้ว่าจะอยู่ที่ไหนคุณก็สามารถอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา
เรียกได้ว่า ระบบบริหารจัดการเอกสาร ในปัจจุบันนี้ถือได้ว่าตอบโจทย์องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากแบบสุด ๆ แถมข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในส่วนกลาง ทั้งองค์กรสามารถเรียกใช้เอกสารได้ทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีเรื่องของการกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลเข้าไปอีก เพียงเท่านี้ปัญหาที่ต้องยกแฟ้มเอกสารเป็นตั้ง ๆ ไปเซ็นนั้นก็จะหมดไป
อ่านเพิ่มเติม : โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวช่วยยกระดับธุรกิจของคุณ
สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..
ความสามารถของระบบบริหารจัดการเอกสาร
- ระบบ Approved เอกสารภายในองค์กรได้จากทุกที่ ทุกเวลา
หลาย ๆ ครั้งที่ต้องมีการเซ็นเอกสารอย่างเอกสารเวียน เอกสารสั่งงาน หรือการประชุมสัมนาที่ต้องใช้ลายเซ็น ระบบบริหารจัดการเอกสารก็สามารถเชื่อมการเซ็นเอกสารของผู้เกี่ยวข้องในองค์กรจบได้ในเอกสารฉบับเดียว โดยที่ไม่ต้องเซ็นแล้วก็ส่งต่อให้อีกคนเซ็น หรือเดินไปส่งเอกสารตามแผนกต่าง ๆ เพื่อล่าลายเซ็น ซึ่งระบบบริหารจัดการเอกสารสามารถลดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างดี - การเรียกดูเอกสารออนไลน์
ผู้ใช้สามารถเรียกดูเอกสารออนไลน์ ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วเปิดไฟล์ใน Application อื่น นอกจากนี้ยังสามารถเรียกดูไฟล์จาก Platform อื่น ๆ อย่าง Microsoft Office ด้วยระบบบริหารจัดการเอกสารได้อีกด้วย - ระบบสืบค้นเอกสาร ค้นหาเอกสารได้ตามต้องการ
ด้วยเครื่องมือสืบค้นของระบบริหารจัดการเอกสารที่ทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้จะสามารถค้นหาเอกสารที่สำคัญได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถค้นหาได้ทั้งแบบธรรมดา หรือจะค้นหาแบบละเอียดก็ย่อมทำได้ โดยระบบบริหารจัดการเอกสารแทบทุกระบบก็จะมีโซลูชันนี้มาให้ เรียกได้ว่าแค่คุณเลือกใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารเข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้คุณ การค้นหาเอกสารที่มีจำนวนมากก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาเลยล่ะ - Workflow ที่มีประสิทธิภาพเชื่อมโยงการใช้งานเอกสารในองค์กร
ระบบบริหารจัดการเอกสารที่มีโซลูชัน Workflow ส่วนใหญ่จะสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการตรวจทาน หรือขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร หรือกระบวนการทางธุรกิจหลายขั้นตอนที่ซับซ้อนกว่า - การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร
การระบุเอกสารเวอร์ชันล่าสุดไม่ใช่เรื่องง่าย หากมีการอัพเดทและแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารโดยผู้ใช้หลาย ๆ คน แนะนำระบบบริหารจัดการเอกสาร BeeECM ซึ่งระบบของ BeeECM มีโซลูชันเรื่องระบบควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ที่สามารถติดตามรายละเอียดการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร ว่าผู้ใช้คนใดแก้ไข เปลี่ยนแปลงเอกสารฉบับไหน อย่างไร ในเวลาใด อีกทั้งยังรองรับทั้งแบบ Major Updates (Version1 เป็น Version2) และ Minor Updates (Version1.1 เป็น Version1.2) - กลุ่มและประเภทคุณสมบัติ
คุณสามารถเรียกดูรายละเอียดของไฟล์ หรือคุณสมบัติพื้นฐานของเอกสารที่จัดเก็บอยู่ในระบบได้ อย่างเช่น ชื่อไฟล์ ประเภทไฟล์ ขนาดไฟล์ ที่อยู่ไฟล์ เจ้าของไฟล์ วันที่สร้างไฟล์ วันที่แก้ไขไฟล์ล่าสุด แก้ไขโดยใคร หัวข้อไฟล์ หรือแม้กระทั้งไฟล์นี้ติดแท็กอะไรบ้าง ทำให้การใช้งานเอกสารง่ายขึ้น สะดวกขึ้น ลดเวลาการทำงานลงไปได้เยอะ
อ่านเพิ่มเติม : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
สรุป
เอกสารถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากในการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการทำธุรกรรม หรือหนังสือต่าง ๆ เพราะเป็นสิ่งที่จะใช้เป็นหลักฐานในการอธิบายเรื่องต่าง ๆ ให้เข้าใจมากขึ้น และยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะยืนยันในการกระทำเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ซึ่งเรื่องของเอกสารต่าง ๆ เหล่านี้มักสร้างปัญหาให้กับองค์กรหลาย ๆ องค์กรเป็อย่างมาก เนื่องจากเอกสารเหล่านี้ บางครั้งถ้าหากเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษ เมื่อวันเวลาผ่านไปอาจเกิดการสูญหาย หรืออุบัติเหตุที่ไม่คาดคิดอย่างอุทกภัย อย่างไฟไหม้ น้ำท่วม เอกสารเหล่านี้ก็จะกลายเป็นเพียงแค่เศษกระดาษทันที
ซึ่งคำตอบที่ดีที่สุดของปัญหานี้ ก็คือการที่เราสามารถคัดลอกไฟล์ต่าง ๆ เหล่านี้เก็บไว้ได้หลาย ๆ ที่ หากกลัวว่าไฟล์ต้นฉบับที่สแกนไว้จะมีปัญหา ก็ไม่ต้องกลัวว่าไม่ว่าเวลาจะผ่านไป 10-20 ปี เอกสารเหล่านี้ก็ยังคงอยู่กับเราเหมือนเดิม
ที่สำคัญนอกจากเรื่องของอายุการใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลภายในเอกสารแล้ว เรื่องของสถานที่จัดเก็บก็เป็นสิ่งที่จะช่วยประหยัดพื้นที่ได้อีกเท่าตัว เพราะเอกสารกองโตทั้งหลายจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์ งานที่ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ในการเก็บให้มากมายอีกต่อไป เท่านี้ก็คงพอจะเห็นแล้วว่าการจัดเก็บเอกสารแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์มากแค่ไหน
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
