ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง
เจาะลึกประเภทระบบจัดการเอกสารที่องค์กรควรรู้ก่อนเลือกใช้งาน
ในยุคดิจิทัล องค์กรแทบทุกแห่งต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมหาศาล และมีระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง ในการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษ ไฟล์ Word, PDF, Excel หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากระบบต่าง ๆ หากไม่มีระบบจัดการที่ดี ย่อมนำไปสู่ปัญหาเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่เจอ ใช้เวลาทำงานซ้ำซ้อน และเสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล
ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรจัดระเบียบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มความรวดเร็ว และรองรับการทำงานร่วมกันในระยะยาว
บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า
- ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง
- แต่ละระบบแตกต่างกันอย่างไร
- เหมาะกับองค์กรแบบไหน
- และควรเลือกใช้อย่างไรให้ตอบโจทย์การทำงานจริง
about
ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร
ระบบการจัดการเอกสาร คือระบบที่ช่วย จัดเก็บ ค้นหา จัดระเบียบ ควบคุม และบริหารเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แทนการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษหรือไฟล์ที่กระจัดกระจายอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และจะอธิบายว่าระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง
ระบบเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถ
- ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
- ลดความเสี่ยงของเอกสารสูญหายหรือใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน
- ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
- รองรับการทำงานร่วมกันของหลายแผนก
- เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นมาตรฐานในการทำงาน
ประเภทของระบบการจัดการเอกสารที่พบได้ในองค์กร
ในทางปฏิบัติ ระบบการจัดการเอกสารไม่ได้มีรูปแบบเดียว แต่สามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามระดับความซับซ้อนและการใช้งาน ดังนี้
1. ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล (Document Storage System)
ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเป็นระบบพื้นฐานที่สุดของการจัดการเอกสารเน้นการเปลี่ยนจากการเก็บเอกสารกระดาษ มาเป็นการเก็บไฟล์ในรูปแบบดิจิทัล
ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเหมาะกับ องค์กรขนาดเล็ก หรือธุรกิจที่เพิ่งเริ่มเปลี่ยนจากกระดาษสู่ดิจิทัล
ความสามารถหลัก
- จัดเก็บไฟล์เอกสาร เช่น PDF, Word, Excel และรูปภาพ
- แยกโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่ เช่น แผนก ปี หรือประเภทเอกสาร
- ค้นหาด้วยชื่อไฟล์หรือข้อมูล Metadata พื้นฐาน
ข้อดี
- ใช้งานง่าย
- ต้นทุนต่ำ
- เหมาะสำหรับเริ่มต้นทำระบบเอกสารดิจิทัล
อ่านเพิ่มเติม: เหตุผลที่องค์กรควรใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
2. ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System)
ระบบ DMS เป็นการพัฒนาจากระบบจัดเก็บไฟล์ทั่วไปเพิ่มความสามารถในการควบคุมและบริหารเอกสารอย่างเป็นระบบ
ระบบจัดเก็บเอกสาร (DMS) เหมาะกับ องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก หรือองค์กรที่มีทีมงานหลายแผนกที่ต้องใช้เอกสารร่วมกัน
ความสามารถเด่น
- ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร (Version Control)
- กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานตามบทบาท
- บันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Trail)
- ค้นหาเอกสารได้ละเอียดจากหลายเงื่อนไข
ข้อดี
- ลดปัญหาใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน
- เพิ่มความโปร่งใสในการใช้งานเอกสาร
อ่านเพิ่มเติม: DMS คืออะไร มาทำความรู้จักกับระบบ DMS กัน
3. ระบบ EDMS (Electronic Document Management System)
EDMS คือระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจรครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสาร การจัดเก็บ การใช้งาน การควบคุม ไปจนถึงการทำลายเอกสารตามอายุเอกสาร
ระบบ (EDMS) เหมาะกับ องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ และหน่วยงานที่ต้องการระบบมาตรฐานและขยายในอนาคต
ความสามารถเพิ่มเติม
- รองรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ
- เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร เช่น ERP หรือ HR
- สนับสนุนการทำงานแบบ Paperless
ข้อดี
- ลดการใช้กระดาษอย่างเป็นรูปธรรม
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งองค์กร
4. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบที่นิยมใช้ในหน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่เน้นการจัดการเอกสารเข้า–ออกตามขั้นตอนทางธุรการ
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะกับ หน่วยงานราชกา และองค์กรที่มีโครงสร้างงานเอกสารชัดเจน
ความสามารถหลัก
- รับ–ส่งหนังสือราชการในรูปแบบดิจิทัล
- ออกเลขรับ เลขส่งอัตโนมัติ
- ติดตามสถานะเอกสารและเส้นทางการดำเนินงาน
ข้อดี
- ลดขั้นตอนงานสารบรรณ
- ตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ง่าย
5. ระบบ Workflow เอกสาร
ระบบ Workflow เอกสาร คือระบบที่ช่วยจัดการ “ขั้นตอนการทำงานของเอกสาร”ตั้งแต่การสร้าง ตรวจสอบ อนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บ
ระบบ Workflow เอกสาร เหมาะกับ องค์กรที่มีขั้นตอนอนุมัติหลายลำดับ และธุรกิจที่ต้องการเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน
ตัวอย่างการใช้งาน
- ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
- Workflow อนุมัติใบลา ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา
ข้อดี
- ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน
- ตรวจสอบสถานะเอกสารได้แบบเรียลไทม์
- ลดการติดขัดของงานในองค์กร
6. ระบบควบคุมเอกสาร ISO (Document Control)
ระบบควบคุมเอกสาร ISO เป็นระบบเฉพาะทางสำหรับองค์กรที่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO เช่น ISO 9001, ISO 14001
ระบบควบคุมเอกสาร ISO เหมาะกับ โรงงานอุตสาหกรรม และองค์กรที่ได้รับหรือกำลังขอรับรอง ISO
ความสามารถสำคัญ
- ควบคุมเอกสารตามข้อกำหนด ISO
- บันทึกการแก้ไขเอกสารทุกครั้ง
- รองรับการตรวจ Audit จากหน่วยงานภายนอก
ข้อดี
- ลดความเสี่ยงด้านการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐาน
- เพิ่มความพร้อมในการตรวจประเมิน
7. ระบบ OCR และ AI สำหรับเอกสาร
ระบบ OCR และ AI เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยยกระดับการจัดการเอกสารโดยเฉพาะเอกสารกระดาษหรือไฟล์สแกน
ระบบ OCR และ AI เหมาะกับ องค์กรที่มีเอกสารเก่าเป็นจำนวนมาก และธุรกิจที่ต้องการทำ Digital Transformation
ประโยชน์หลัก
- OCR ภาษาไทย ช่วยอ่านเอกสารสแกน
- ค้นหาข้อความในเอกสารได้
- ลดเวลาและต้นทุนในการคีย์ข้อมูล
ข้อดี
- ช่วยแปลงเอกสารเก่าเป็นดิจิทัล
- เพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล
เลือกระบบการจัดการเอกสารอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร
ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญ เช่น
- ปริมาณเอกสารในองค์กร
- จำนวนผู้ใช้งานและโครงสร้างองค์กร
- ความจำเป็นด้าน ISO หรือข้อกฎหมาย
- ความต้องการ Workflow และการอนุมัติ
- ความปลอดภัยของข้อมูลและการกำหนดสิทธิ์
การเลือกระบบที่เหมาะสมตั้งแต่ต้น จะช่วยลดต้นทุนการปรับเปลี่ยนในอนาคต
สรุป
ระบบการจัดการเอกสารมีหลายประเภท ตั้งแต่ระบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บไฟล์ไปจนถึงระบบอัจฉริยะที่ใช้ Workflow, OCR และ AI เข้ามาช่วยบริหารจัดการ การเลือกใช้ระบบที่เหมาะสม จะช่วยให้องค์กร
- ทำงานได้รวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น
- ลดต้นทุนด้านเอกสารและเวลาการทำงาน
- เพิ่มความปลอดภัยและมาตรฐานในการจัดการข้อมูล
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาแนวทางพัฒนาไปสู่ ระบบจัดการเอกสารองค์กรแบบครบวงจรการเริ่มต้นเลือกใช้ระบบที่เหมาะสม คือก้าวแรกที่สำคัญที่สุด