เคล็ดลับการจัดการไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรให้เป็นระเบียบ นอกจากการจัดเก็บเอกสารในเครื่องเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่แล้ว หลาย ๆ องค์กร หรือธุรกิจก็เริ่มนำระบบจัดเก็บ จัดการเอกสารเข้ามาช่วยในการจัดการเอกสารในองค์กรเพิ่มมากขึ้น
ปัญหาการจัดเก็บไฟล์ที่มีความซับซ้อนขึ้น เอกสารที่ใช้ในองค์กรมีความจำเป็นที่ต้องแบ่งปัน หรือแชร์เอกสารระหว่างพนักงานภายในองค์กร หรือภายในสำนักงาน โดยทั่วไปสามารถทำได้โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ หากจำเป็นต้องมีการเข้าถึงแบบใช้มือถือร่วมกัน เอกสารสามารถจัดเก็บอยู่บนระบบ Cloud และแชร์โดยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
แต่ผลลัพธ์ทั้งหมดนี้ก็อาจกลายเป็นปัญหาของการจัดการไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่บางส่วนจัดเก็บไว้บนระบบ Cloud และบางส่วนจัดเก็บไว้ในเครื่อง หรือแม้แต่เอกสารแต่ละฉบับที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
ความสำคัญของการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
ไม่ว่าจะจัดเก็บเอกสารไว้ที่ไหน สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การจัดระเบียบไฟล์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ เป้าหมายของการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ คือ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาไฟลืเอกสารที่ต้องการใช้งานได้ แม้ว่าจะมีการจัดเก็บไฟล์มานานหลายปีหลังจากการจัดเก็บ
หลาย ๆ คน เคยอยู่ในสถานการ์ที่คับขัน ตัวอย่างเช่น การโทรหาลูกค้า แต่ไม่สามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง หรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และสิ่งที่น่าหงุดหงิดใจพอ ๆ กัน ก็คือการดิ้นรนในช่วงสิ้นปีโดยการพยายามค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของบริษัทสำหรับการบัญชี หรือที่แย่กว่านั้นคือผู้เสียภาษี
การจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์ดิจิทัลอย่างเหมาะสม มีความสำคัญอย่างยิ่งในองค์การที่มีการใช้งานไฟล์เอกสารร่วมกัน หากเกิดเหตุการณืพนักงานคนใดไม่อยู่ หรือลาออก องค์กรควรที่จะสามารถค้นหาเอกสารต่าง ๆ ที่สร้าง หรือจัดเก็บโดยบุคคลนั้นได้อย่างง่าย ให้การทำงานดำเนินการต่อไปได้โดยไม่สะดุด
เคล็ดลับการจัดการไฟล์ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้ง่ายขึ้น
1. สร้างโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บไฟล์แบ่งตามประเภท
การจัดเก็บไฟล์ ควรสร้างโฟลเดอร์ย่อย ๆ เพื่อจัดเก็บไฟล์แยกตามประเภท เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา สำหรับไฟล์เอกสารที่มีจำนวนมากหลายประเภท อาจจะสร้างโฟลเดอร์ใหญ่ และสร้างโฟลเดอร์ย่อย ๆ อีกทีในโฟลเดอร์ จะทำให้ไฟล์เป็นระเบียบมากขึ้น
2. จัดเก็บไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน
ในการทำงานที่ต้องใช้งานไฟล์ร่วมกัน ให้สร้างโฟลเดอร์ เช่น เอกสารที่ใช้ร่วมกัน และจัดเก็บเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์ย่อย ๆ ตามแต่ละหมวด การที่เอกสารถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งต่าง ๆ และสามารถใช้การสำรองข้อมูล และการเก็บถาวร
3. สร้างโฟลเดอร์ตามลำดับชั้น
ให้สมมติว่าโฟลเดอร์เอกสารนั้นเป็นตู้จัดเก็บเอกสาร การสร้างโฟลเดอร์ตามลำดับชั้นจะทำให้การจัดเก็บไฟล์นั้นเป็นระเบียบมากขึ้น การค้นหาก็ทำได้ง่ายขึ้น
4. สร้างโฟลเดอร์ซ้อนโฟลเดอร์
สร้างโฟลเดอร์ย่อย ภายในโฟลเดอร์หลักตามการใช้งาน ยกตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้ อาจมีโฟลเดอร์ย่อย ๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ปี 2020, ใบแจ้งหนี้ปี 2021, ใบแจ้งหนี้ปี 2020 เป็นต้น เคล็ดลับการจัดการไฟล์ คือ อย่าสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน ชั้นเชิงลึกเกินไป และชื่อโฟลเดอร์ควรบอกความหมายของไฟล์เอกสารภายในได้ดี
5. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่บอกความหมายไฟล์ข้างในได้ดี
การตั้งชื่อไฟล์ และโฟลเดอร์ มีข้อกำหนด คือ / ? < > \ : * | ” ^ จะไม่สามารถนำมาตั้งชื่อได้ การตั้งชื่อไฟล์ควรใช้ชื่อที่สือความหมายเพื่อระบุ และหาข้อมูลได้ง่าย และหากเป็นไปได้ควรระบุวันที่ลงไปด้วย เป้าหมายในการตั้งชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์ คือ การสามารถบอกได้ว่าไฟล์นั้นเกี่ยวข้องกับอะไรโดยไม่ต้องเปิดดู
6. สำรองข้อมูลเป็นประจำ
ไม่ว่าคุณจะคัดลอกไฟล์ไปยังไดร์ฟอื่น ๆ สิ่งที่สำคัญคือต้องตั้งค่า และปฏิบัติตามขั้นตอนการสำรองข้อมูลเพื่อความปลอดภัยในกรณีที่มีคนเผลอลบไฟล์ หรือไฟล์นั้นมีปัญหา
สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
การจัดการไฟล์ที่ดีทำให้การทำงานดำเนินไปได้ไม่มีสะดุด
การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ควารเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการเอกสารโดยรวมสำหรับทุกธุรกิจ แผนการจัดการเอกสารที่เหมาะสมควรครอบคลุมทุกแง่มุมของการจัดการเอกสาร รวมไปถึงการจัดเก็บ การดึงข้อมูล การแชร์ข้อมูล การสำรองข้อมูล และการรักษาความปลอดภัย
โปรแกรมจัดการเอกสารเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่หลายองค์กรนำมาใช้งาน เพราะมีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมทุกการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นฟังก์ชันการค้นหา การแชร์ไฟล์ การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ตั้งค่าวันหมดอายุเอกสาร ทำให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่าย การจัดการไฟล์ที่ดีจะช่วยประหยัดเวลา และต้นทุนขององค์กร
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมจัดการเอกสาร เรายินดีให้คำปรึกษาด้านการวางระบบ บริการจัดการเอกสารตั้งแต่สแกนเอกสาร บันทึกข้อมูล รวมไปถึงโปรแกรมจัดการเอกสาร ที่มีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการโปรแกรมจัดการเอกสารที่สมบูรณ์ และเหมาะกับการทำงานขององค์กร ติดต่อขอคำปรึกษาได้ที่ 02-551-2097 ต่อ 601 เรามุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และให้ความสำคัญกับงานด้านเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรชั้นนำมากมายทั้งภาครัฐ และเอกชน มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับบริการที่มีคุณภาพ และน่าประทับใจจากเรา
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
