How To สุดยอดวิธีการจัดการเอกสารตามแบบฉบับของมืออาชีพ

จัดเรียงเอกสารตามหมวดหมู่ เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำกับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน หนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกลว่าวเพื่อให้ สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆ เพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆ ยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้มาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จำเป็นต้องเปิดดู

เก็บเข้าที่ ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆ จะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆ ไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สำคัญและข้อมูลความลับต่างๆ ควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่นตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับอักษรที่ใช้ทั้งไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง

คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจารบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจดหมายทั่วๆไป ถ้าจะให้ดีควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้องเก็บ เช่น ต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินแค่เดือนสองเดือนเป็นต้น

ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มเก็บเอกสารไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

ควรฝึกนิสัยนี้เป็นประจำตัวที่เราจะต้องทำทุกวัน โดยยึดเทคนิคดังต่อไปนี้
*เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และอะไรที่ไม่สำคัญ ทิ้งได้ทันที
*หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
*กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์