DMS คืออะไร? รู้จักระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ที่องค์กรยุคใหม่ขาดไม่ได้

ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลและเอกสารมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสารแบบเดิมที่ใช้กระดาษหรือเก็บไฟล์กระจัดกระจายตามคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่เพียงแต่ทำให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องยาก แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและความผิดพลาดในการทำงานอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ DMS (Document Management System) หรือ ระบบจัดการเอกสาร จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรยุคใหม่ให้ความสำคัญอย่างมาก

บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักว่า DMS คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร มีฟังก์ชันอะไรบ้าง และเหมาะกับองค์กรแบบใด เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกใช้งานระบบได้อย่างเหมาะสม

DMS คืออะไร (Document Management System)

DMS (Document Management System) คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับ จัดเก็บ ควบคุม ค้นหา จัดการ และติดตามเอกสารในรูปแบบดิจิทัล โดยเอกสารเหล่านี้อาจเป็นไฟล์ Word, PDF, Excel, รูปภาพ หรือเอกสารที่แปลงจากกระดาษด้วยเทคโนโลยี OCR

ระบบ DMS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารทั้งหมดได้จากศูนย์กลาง (Centralized System) ลดการใช้กระดาษ (Paperless) และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ

ปัญหาของการจัดการเอกสารแบบเดิม

ก่อนจะเข้าใจถึงประโยชน์ของ DMS ลองพิจารณาปัญหาที่องค์กรส่วนใหญ่มักพบจากการจัดการเอกสารแบบเดิม เช่น

  • เอกสารกระดาษสูญหายหรือชำรุด

  • ใช้เวลานานในการค้นหาเอกสาร

  • เอกสารซ้ำซ้อน หลายเวอร์ชัน ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ล่าสุด

  • ขาดการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร

  • ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครแก้ไขหรือใช้งานเอกสารเมื่อใด

  • ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารและพื้นที่สำนักงานสูง

ปัญหาเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและความน่าเชื่อถือขององค์กร

ระบบ DMS ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไร

DMS ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขข้อจำกัดของการจัดการเอกสารแบบเดิม โดยช่วยให้

  • จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

  • ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วภายในไม่กี่วินาที

  • ลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บ

  • เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

  • รองรับการทำงานแบบออนไลน์และทำงานร่วมกัน (Collaboration)

อ่านเพิ่มเติม: ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS กับ EDMS ต่างกันอย่างไร?

ระบบ DMS ช่วยลดการทำงานของคุณยังไงได้บ้าง

1. การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

ระบบ DMS ช่วยจัดหมวดหมู่เอกสารตามโฟลเดอร์ ประเภทเอกสาร หรือหน่วยงาน ทำให้การจัดเก็บและเรียกใช้งานเป็นระเบียบมากขึ้น

2. การค้นหาเอกสารอัจฉริยะ

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารด้วยชื่อไฟล์ คำสำคัญ วันที่ หรือข้อมูลในเอกสาร (Full-text Search) ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารอย่างมาก

3. ระบบกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน

สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร เช่น ดู แก้ไข ดาวน์โหลด หรืออนุมัติเอกสาร เพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

4. การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร (Version Control)

ระบบจะบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารทุกครั้ง ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และมั่นใจได้ว่าใช้งานเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเสมอ

5. ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Workflow)

รองรับกระบวนการอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ เช่น การส่งอนุมัติ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

6. OCR ภาษาไทย

สามารถแปลงเอกสารกระดาษหรือไฟล์ภาพให้เป็นข้อความดิจิทัล พร้อมรองรับ OCR ภาษาไทย เพื่อให้ค้นหาข้อมูลได้แม่นยำยิ่งขึ้น

7. ระบบแจ้งเตือนและติดตามเอกสาร

แจ้งเตือนเมื่อเอกสารใกล้หมดอายุ หรือมีเอกสารรอการอนุมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและความล่าช้าในการทำงาน

DMS กับระบบ Paperless

แจ้งเตือนเมื่อเอกสารใกล้หมดอายุ หรือมีเอกสารรอการอนุมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและความล่าช้าในการทำงาน

อ่านเพิ่มเติม: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในยุค Paperless Office

DMS เหมาะกับองค์กรประเภทใดบ้าง

ระบบ DMS สามารถใช้งานได้กับองค์กรหลากหลายประเภท เช่น

  • หน่วยงานราชการ
  • บริษัทเอกชน
  • โรงงานอุตสาหกรรม
  • สถานพยาบาล
  • สถาบันการศึกษา
  • องค์กรที่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ระบบ DMS สามารถปรับให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานได้

ประโยชน์ของการใช้งานระบบ DMS

  • เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร
  • ลดความผิดพลาดจากการใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน
  • เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
  • ประหยัดเวลาและต้นทุนในระยะยาว
  • รองรับการทำงานในยุคดิจิทัลและการทำงานทางไกล (Remote Work)

สรุป

DMS คืออะไร คือ Document Management System หรือ ระบบจัดการเอกสารที่ช่วยให้องค์กรจัดเก็บ ค้นหา และบริหารเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดการใช้กระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และรองรับการทำงานในยุคดิจิทัล

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสาร ลดต้นทุน และยกระดับการทำงานให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ระบบ DMS คือคำตอบที่ไม่ควรมองข้าม