Workflow Procedure
การทำงานของ Workflow
โปรแกรม Workflow
กับงานควบคุมเอกสาร ISO
แก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า WorkFlow ทำงานผ่าน Web Browser
Workflow Capabilities
ความสามารถของ Workflow
workflow สามารถทำอะไรได้บ้าง ? รวบรวมเอกสารที่ต้องอนุมัติมาไว้ในที่เดียว ทั้งใบเสนอราคา เอกสารจัดซื้อ พิจารณาแล้วอนุมัติได้ทันที พร้อมแจ้งผลให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
- เป็นระบบ Enterprise Document Management ที่ทำงานบน Web browser (Web-based) แบบ 100%
- รองรับการทำงานบนมาตรฐานระบบ ISO
- Workflow ทำให้พาเอกสารหรือแบบฟอร์มต่าง ๆ ไปหาคนทำงานที่ถูกต้องแบบอัตโนมัติ
- มีการควบคุมเลขที่ของเอกสาร และเวอร์ชั่นให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าจะได้ใช้เอกสารที่เวอร์ชั่นล่าสุดตลอดเวลา
- สะดวกด้วยการตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์
- รองรับระบบการอนุมัติ และการทำงานแบบระบุตัวบุคคล หรือระบุตำแหน่งความรับผิดชอบ
- ใช้ง่าย แม้จะไม่มีความรู้ลึกซึ่งทางคอมพิวเตอร์เลยก็ตาม
- รองรับการทำงานแบบกลุ่มและแบบบุคคล
Previous
Next
Workflow ดีต่อการทำงานในองค์อย่างไร?
Workflow ช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ
สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่
จัดการเอกสารครบวงจร
ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น แจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น PDF, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป หมดปัญหาเรื่องเปิดไฟล์ไม่ได้
แบบฟอร์ม Electronic (e-Form)
สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม version ของฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง
ค้นหาและเรียกดูเอกสาร
สามารถค้นหา และเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่าย และแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
ระบบความปลอดภัย
ควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิ และการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น
การค้นหาแบบระบุคำค้น
ผู้ใช้สามารถค้นหางาน หรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
ระบบการแจ้งเตือน
เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ
ติดตามสถานะงานแบบ Real Time
ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้สามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลงสามารถอนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัย
ควบคุมเวอร์ชัน และการปรับปรุงเอกสาร
ควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
จัดการปัญหาด้าน ISO
Workflow ช่วยแก้ไขข้อบกพร่อง (CAR)
Workflow ช่วยแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (CAR) ไม่เป็น หรือไม่รู้จะแก้ไขอย่างไร หรือแก้ไขแล้วไม่ถูกต้องบ้าง หรือแก้ไขแล้วแก้ไขอีกไม่รู้จักจบ ซึ่ง Workflow จะจัดการปัญหาเหล่านี้ให้ CAR ใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหา และป้องกันการเกิดปัญหาภายในองค์กร ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะทำงานในรูปแบบ Workflow เป็นขั้นตอน ซึ่งกระบวนการนี้สามารถหาได้ที่ระบบจัดการเอกสาร BeeECM
วิเคราะห์หาสาเหตุความบกพร่อง
รวบรวมความคิดเห็นของ ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาหาสาเหตุของความบกพร่อง และเพื่อเป็นการรวบรวมความคิดเห็นอย่างเป็นระบบก็สามารถนำกลวิธีทางสถิติ ง่าย ๆ มาช่วยได้
ปฏิบัติการแก้ไขความบกพร่อง
หลังจากทราบสาเหตุของความบกพร่องที่แท้จริง และครบถ้วนทุกสาเหตุของความบกพร่องแล้ว ก็เข้ามาสู่กระบวนการในการปฏิบัติการแก้ไขตามสาเหตุที่แท้จริง
ป้องกันความบกพร่องไม่ให้เกิดซ้ำ
เพื่อความบกพร่องจะไม่ได้กลับมาเกิดซ้ำอีก โดยแบ่งออกเป็น 2 แนวทาง คือการขยายผล และการทวนสอบ
ขอดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง
ขออนุมัติเอกสาร
Workflow ขอดำเนินการทางเอกสาร (DAR)
หลักของการทำงานของ Workflow ในระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM นั้นจะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมดจะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้
ขอออกเอกสารใหม่
ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสาร โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
ขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร
สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง
ขอสำเนาเอกสาร
สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารเพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่าง ๆ ที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร
ขอยกเลิกเอกสาร
สำหรับการขอยกเลิกการใช้งานเอกสาร โดยเมื่อเสร็จสิ้นการขออนุมัติแล้ว เอกสารจะทำการย้ายเข้าไปอยู่ใน Folder “ยกเลิกเอกสาร” ให้โดยอัตโนมัติ และทำการปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร
ขอดำเนินการยกเลิกเอกสาร
– ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสาร –
ตัวอย่างการใช้ Workflow ขออนุมัติเอกสาร
ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสาร
เริ่มสร้างเอกสารเพื่อขออนุมัติ โดยขั้นตอนที่ 1 จะต้องกำหนดผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ ตามขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเอกสาร
เมื่อเอกสารถูกส่งมา ขั้นตอนที่ 2 จะเป็นหน้าที่ของผู้ตรวจสอบเอกสารทำหน้าที่ตรวจสอบ และกดอนุมัติเอกสารเพื่อไปขั้นตอนที่ 3
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบแล้วรออนุมัติเอกสาร
เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 2 คือการตรวจสอบเอกสารแล้ว เอกสารจะส่งมาที่ผู้อนุมัติเอกสาร เพื่อทำการอนุมัติ โดยที่ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติเอกสารจะเป็นคนละคนกัน
ขั้นตอนที่ 4 เผยแพร่เอกสาร
เมื่อเอกสารผ่านขั้นตอนที่ 2 และขั้นตอนที่ 3 เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้าย คือการเผยแพร่เอกสาร การเผยแพร่เอกสาร จะเป็นหน้าที่ของ DCC (Document Control Clerk)
ตัวอย่างเอกสารที่ผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
เอกสารที่ถูกเผยแพร่จะถูกจัดเก็บที่ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน โดยผู้ที่ทำหน้าที่เผยแพร่จะต้องเลือก Folder ที่ต้องการนำไฟล์ไปจัดเก็บ ตัวอย่างไฟล์ที่ถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตามรูป
ประโยชน์ Workflow
ประโยชน์ของ Workflow ในด้าน ISO
การทำงานภายในองค์กรจะต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารสำคัญ ด้วยเทคโนโลยีและเครือข่ายใน
Benefit for User
ประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน
- หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
- จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม
- มีระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
- ใช้งานง่าย และสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต
- ระบบจะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
- มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดตล่าสุด
- ลดระยะเวลาการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
Benefit for IT
ประโยชน์สำหรับไอทีในองค์กร
- การดูแลรักษาระบบ ทำได้ง่าย
- สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบต่าง ๆ
- มีทีมงานที่จะคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือในการวางระบบ และอบรมให้อย่างเต็มรูปแบบ
Benefit for Organization
ประโยชน์สำหรับองค์กร
- เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
- วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
- ด้วยระบบการติดตามงานแบบ Real Time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สะดวก คล่องตัว และสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
- มั่นใจได้ว่าเอกสาร และงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุม และสามารถติดตามตรวจสอบได้
- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
- ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษ และหมึกพิมพ์
- ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
- ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล