ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS กับ EMDS ต่างกันอย่างไร?
ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS กับ EMDS…
ประยุกต์ใช้ BeeECM กับงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การแก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยเครื่องมือที่เรียกว่า โปรแกรม Workflow ทำงานผ่าน Web Browser
– ประโยชน์สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต่อองค์กร –
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ อะไร?
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรในรูปแบบดิจิทัล ครอบคลุมการรับ ส่ง เก็บ ค้นหา และติดตามสถานะเอกสารได้อย่างสะดวกและปลอดภัยระบบนี้ออกแบบมาเพื่อรองรับมาตรฐานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) และรองรับการทำงานยุคดิจิทัล เหมาะสำหรับทั้งหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดการใช้กระดาษ และบริหารจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดภาระงานเอกสาร
ระบบช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและบริหารจัดการเอกสารได้สะดวก ลดเวลาการค้นหาเอกสารแบบเดิม และช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว
ลดต้นทุนด้านกระดาษและการจัดเก็บเอกสาร
การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนและช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม
เพิ่มความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหล
ระบบกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร พร้อมบันทึก Audit Trail ติดตามการเปลี่ยนแปลงและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
ทำไมองค์กรต้องใช้?
- ลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
- เพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพ
- ง่ายต่อการค้นหาและจัดเก็บ
- เพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร
- รองรับการทำงานแบบออนไลน์
- รองรับมาตรฐานสากลและกฎหมาย
BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
e-Saraban คือระบบบริหารจัดการเอกสารที่นำมาใช้กับ BeeECM เพื่อให้การ รับ-ส่ง, จัดเก็บ, ส่งต่อ, สั่งการ และลงนามเอกสาร เป็นไปอย่าง รวดเร็ว ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์
- ลดการใช้เอกสารมากกว่า 30,000 รีม/ปี
- ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน
- มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ
- ประหยัดงบประมาณในการจัดการเอกสาร
- ลดพื้นที่ในการจัดการเอกสารลง
- หมดปัญหาการดำเนินงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ความล่าช้าในการติดตามงาน หรือเอกสารสูญหาย ระหว่างการดำเนินงาน
– ตัวอย่างการสร้างเอกสาร e-Saraban –
BeeECM กับงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ e-Saraban ใช้ยังไง
โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสารและส่งเอกสาร
สร้างเอกสารจากหน้า เอกสารออก ที่เมนูสร้างเอกสาร ทำการกำหนดประเภทของเอกสาร ใส่รายละเอียด และกดสร้าง
หมายเหตุ ท่านสามารถสร้างเอกสารล่วงหน้าโดยการกดบันทึกฉบับร่าง
Previous
Next
ขั้นตอนที่ 2 กดรับเอกสาร
เมื่อเอกสารส่งมาถึงแล้ว หน้านี้จะเป็นการกดรับเอกสาร หรือกดตีกลับเอกสาร ถ้ากดรับเอกสารเอกสารจะถูกจัดเก็บไปยังไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน หรือตามที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มต้น แต่หากตีกลับเอกสารจะถูกส่งกลับไปยังไฟล์ต้นทาง โดยสามารถระบุเหตุผลได้
ขั้นตอนที่ 3 จัดเก็บเอกสารที่กดรับแล้ว
เอกสารที่กดรับแล้วจะจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มแรกโดยอัตโนมัติ โดยแบ่งเป็นขาเข้า และขาออก ตามรูปค่ะ
Computer Vision กับการจัดการเอกสารบนระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM
BeeECM คือระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติที่ใช้เทคโนโลยี AI และ Computer Vision ช่วยลดการพึ่งพาคนในการอ่านหรือป้อนข้อมูล เอกสารที่ไม่มีโครงสร้างชัดเจน หรือมีโครงสร้างเพียงบางส่วน ก็สามารถแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นระเบียบ พร้อมใช้งานได้ทันที
AI ของ BeeECM รองรับเอกสารหลากหลายประเภทโดยไม่ต้องสร้างเทมเพลตล่วงหน้า และยังเรียนรู้เพื่อเพิ่มความแม่นยำอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว แม่นยำ และอัตโนมัติเต็มรูปแบบ เหนือกว่าการใช้ระบบ OCR แบบเดิม
Previous
Next
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ e-Saraban ใช้ยังไง ?
ประโยชน์จากการใช้งาน e-Sarabun
โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่
สร้างหนังสือเพื่อส่งภายในองค์กร
e-Form ช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างหนังสือ กำหนดขั้นความลับ และแนบไฟล์เอกสารประเภทต่าง ๆ เช่น ไฟล์แนบพร้อมหนังสือ.
การรับหนังสือ
ระบบมีรายละเอียดหน่วยงาน ผู้รับ วันที่ เวลา และทะเบียนหนังสือรับ พร้อม สแตมป์ลายเซ็นเล็กทรอนิกส์ แทนตรายาง เพื่อเสมือนการลงรับหนังสือจริง.
การส่งหนังสือ
องค์กรสามารถสร้างและส่งหนังสือตามโครงสร้างองค์กร พร้อมกำหนดระยะเวลาดำเนินการ เช่น วันหมดอายุของหนังสือ นับจากวันที่ได้รับ.
ตีกลับหนังสือ
หากหน่วยงานปลายทางได้รับหนังสือผิดหรือไม่ใช่ผู้รับที่ถูกต้อง สามารถ ตีกลับ ได้โดยต้อง บันทึกสาเหตุ ก่อน ระบบจึงจะอนุญาตให้ตีกลับได้.
ติดตามสถานะของหนังสือ
ผู้ใช้งานสามารถ ติดตามสถานะหนังสือ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสถานะปัจจุบัน พร้อมข้อมูลว่า ใครเป็นผู้ปฏิบัติ ขั้นตอน วันที่ และเวลา อย่างชัดเจน.
การค้นหา
BeeECM มี เมนู Quick Search สำหรับค้นหาหนังสือในระบบ ช่วยให้ค้นหาหนังสือจำนวนมากหรือดู สถานะหนังสือแบบเจาะจง ได้อย่างรวดเร็ว.
เผยแพร่หนังสือ
เมื่อหนังสือเสร็จสิ้นกระบวนการ ผู้ใช้งานสามารถ เผยแพร่หนังสือ เพื่อให้องค์กรใช้งานร่วมกัน พร้อม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ได้ตามต้องการ.
พิมพ์รายงาน
หนังสือที่เผยแพร่แล้วสามารถ เรียกดูรายงานผ่านหน้าจอ หรือ พิมพ์รายงานเป็นไฟล์ เช่น .XLS, .DOC หรือ .PDF ได้ตามต้องการ.
– เทคโนโลยี e-Saraban ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –
OCR มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร ISO?
หากองค์กรของคุณยังไม่ได้ใช้ OCR ในกระบวนการจัดการเอกสารตามมาตรฐาน ISO นี่อาจเป็นเวลาที่เหมาะสมในการพิจารณานำเทคโนโลยีนี้มาใช้เพื่อเสริมสร้างศักยภาพและความสามารถในการแข่งขันในตลาด
ช่วยในการสแกนและจัดเก็บเอกสารที่เป็นมาตรฐาน
OCR ช่วยให้สามารถแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลที่ค้นหาได้สะดวก
ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเร็วขึ้นและลดความผิดพลาด
สามารถทำให้การค้นหาข้อมูลภายในองค์กรทำได้ง่ายขึ้นผ่าน Full-Text Search ซึ่งช่วยลดเวลาในการค้นหาไฟล์สำคัญ
รองรับการทำงานอัตโนมัติ (Automation) และการตรวจสอบย้อนกลับ
สามารถประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติ การสแกนเอกสารตรวจสอบ ISO และการติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่สำคัญ
– เทคโนโลยี e-Saraban ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณง่ายขึ้น –
AI กับการวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสาร
การนำ AI มาใช้กับการจัดการเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุนด้านแรงงาน ประหยัดเวลา และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสาร
สามารถจัดระเบียบและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ลดเวลาการค้นหาและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ
AI ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลหรือจัดเรียงเอกสารด้วยความแม่นยำสูง โดยใช้เทคโนโลยี OCR
ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำ
ลดความผิดพลาดในการทำงานยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการทำงานซ้ำซ้อน
AI กับการแยกประเภทเอกสารคืออะไร?
ระบบ AI สำหรับแยกประเภทเอกสาร ใช้เทคโนโลยี Machine Learning และ NLP ในการจำแนกเอกสารอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา และใบเสร็จ ลดงานแมนนวล ประหยัดเวลา และเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็ว เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารยุคดิจิทัล
ประโยชน์ของการรวม AI กับ EDMS
EDMS ช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซับซ้อนเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหา เสริมความปลอดภัย ลดข้อผิดพลาดจากงานด้วยมือ และลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร.
การแยกประเภทเอกสารอัตโนมัติ
ใช้ AI ช่วยการจัดการเอกสาร ในการแยกประเภทเอกสาร เช่น สัญญา, ใบเสร็จ, หรือเอกสารทางการเงิน
การสกัดข้อมูลจากเอกสารสแกน
ระบบสามารถแปลงไฟล์ภาพหรือ PDF เป็นข้อความที่ค้นหาได้ และจัดเก็บในระบบ EDMS อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบค้นหาที่ใช้ AI
AI ช่วยประมวลผลคำค้นหาที่ซับซ้อน และให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ ช่วยให้การจัดการเอกสารรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด
- M-Files – ระบบจัดการเอกสารที่รองรับ AI และ Workflow อัตโนมัติ
- DocuWare – ระบบ DMS ที่เน้นความปลอดภัยและ Workflow อัจฉริยะ
- Microsoft SharePoint – แพลตฟอร์มจัดการเอกสารที่เชื่อมกับ Microsoft 365
- OpenText – ระบบจัดการข้อมูลองค์กรที่รองรับ AI และ Big Data
- Alfresco – ระบบ DMS แบบ Open Source ที่ยืดหยุ่นและปรับแต่งได้
– ฟังก์ชันเพื่อผู้ใช้งาน –
ระบบ DMS คัดแยกเอกสารอัตโนมัติที่นิยม
ระบบ DMS (Document Management System) ที่มีฟังก์ชันคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็ว ปลอดภัย และลดต้น ทุน เหมาะสำหรับองค์กรที่จัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล หน่วยงานราชการ บริษัทโลจิสติกส์ และองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล
ISO Automation คืออะไร? เปลี่ยนระบบจัดการมาตรฐานให้เป็นอัตโนมัติ
ISO Automation คืออะไร? ISO Au…
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร? สำคัญอย่างไร และข้อดีที่องค์กรต้องรู้
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออ…
เข้าสู่ยุค Digital Workplace ด้วยโปรแกรมอนุมัติเอกสารออนไลน์
ในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่าง…