ประยุกต์ใช้ BeeECM กับงานระบบสารบรรณ

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การแก้ปัญหางานซ้ำซ้อน ลดปัญหาอนุมัติงานล่าช้า เพราะมีระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็สามารถตรวจสอบ และอนุมัติงานได้ โดยเครื่องมือที่เรียกว่า โปรแกรม Workflow ทำงานผ่าน Web Browser

– ประโยชน์สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต่อองค์กร –

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ อะไร?

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ครอบคลุมการรับ-ส่งเอกสาร การจัดเก็บ ค้นหา และติดตามสถานะเอกสารได้อย่างสะดวกและปลอดภัย ระบบนี้สามารถใช้ได้ทั้งในหน่วยงานภาครัฐและเอกชน โดยออกแบบมาเพื่อรองรับมาตรฐานของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) และสอดคล้องกับหลักการของการทำงานยุคดิจิทัล

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดภาระงานเอกสาร

ระบบช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและบริหารจัดการเอกสารได้สะดวก ลดเวลาการค้นหาเอกสารแบบเดิม และช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว

ลดต้นทุนด้านกระดาษและการจัดเก็บเอกสาร

การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนและช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

เพิ่มความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหล

ระบบมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร พร้อมทั้งบันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Trail) ทำให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

ระบบ e-Saraban ใช้ยังไง

ทำไมองค์กรต้องใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์?

ลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
เพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพ
ง่ายต่อการค้นหาและจัดเก็บ
เพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร
รองรับการทำงานแบบออนไลน์
รองรับมาตรฐานสากลและกฎหมาย

ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!

เงื่อนไขทดลองใช้ระบบเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด ***

BeeECM กับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-sarabun)

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของ BeeECM ที่นำมาประยุกต์ใช้กับงานเอกสาร (e-Saraban) คือ ระบบให้บริการรับ-ส่งเอกสาร จัดเก็บเอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการ และลงนามในเอกสาร หรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ที่มีการลงนาม รับทราบ ผ่านระบบ BeeECM ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารตามลำดับ รองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กัน ให้บริการบนระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM

ลดการใช้เอกสารมากกว่า 30,000 รีม/ปี
ติดตามเอกสารได้ง่าย และทราบสถานการณ์ดำเนินงาน
มีความรวดเร็ว และประหยัดเวลาการในการ รับ-ส่ง หนังสือ
ประหยัดงบประมาณในการจัดการเอกสาร
ลดพื้นที่ในการจัดการเอกสารลง
หมดปัญหาการดำเนินงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ความล่าช้าในการติดตามงาน หรือเอกสารสูญหาย ระหว่างการดำเนินงาน

– ตัวอย่างการสร้างเอกสาร –

ตัวอย่างการใช้ BeeECM กับงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ e-Saraban ใช้ยังไง

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวอย่างการขออนุมัติเอกสารโดยใช้ Workflow โดยการทำงานของ Workflow จะเป็นการทำงานตามขั้นตอน ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติเอกสาร และเผยแพร่เอกสาร โดยมีการทำงาน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสารและส่งเอกสาร

สร้างเอกสารจากหน้า เอกสารออก ที่เมนูสร้างเอกสาร ทำการกำหนดประเภทของเอกสาร ใส่รายละเอียด และกดสร้าง

หมายเหตุ ท่านสามารถสร้างเอกสารล่วงหน้าโดยการกดบันทึกฉบับร่าง

ขั้นตอนที่ 2 กดรับเอกสาร

เมื่อเอกสารส่งมาถึงแล้ว หน้านี้จะเป็นการกดรับเอกสาร หรือกดตีกลับเอกสาร ถ้ากดรับเอกสารเอกสารจะถูกจัดเก็บไปยังไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน หรือตามที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มต้น แต่หากตีกลับเอกสารจะถูกส่งกลับไปยังไฟล์ต้นทาง โดยสามารถระบุเหตุผลได้

ขั้นตอนที่ 3 จัดเก็บเอกสารที่กดรับแล้ว

เอกสารที่กดรับแล้วจะจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ตั้งค่าไว้ตั้งแต่เริ่มแรกโดยอัตโนมัติ โดยแบ่งเป็นขาเข้า และขาออก ตามรูปค่ะ

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ยังไง ?

ประโยชน์จากการใช้งาน e-Sarabun

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร อนุมัติเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารสำคัญหรือเอกสารด่วนได้ทุกเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เซ็นอนุมัติได้อย่างง่ายดาย ระบบเอกสารออนไลน์ โปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

สร้างหนังสือเพื่อส่งภายในองค์กร

มีแบบฟอร์มมาตรฐาน (e-Form) เพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างหนังสือ การกำหนดขั้นความลับ รวมถึงการแนบไฟล์เอกสารประเภท ต่าง ๆ เช่น ไฟล์แนบพร้อมหนังสือ

การรับหนังสือ

มีรายละเอียดหน่วยงาน ผู้รับ วันที่เวลา และทะเบียนหนังสือรับ ทั้งนี้ เพื่อเป็นเสมือนการลงรับหนังสือจริงที่ต้องมีตรายาง ในการรับหนังสือ แต่ในที่นี้จะเป็นการสแตมป์ลายเซ็นของผู้รับเอกสาร

การส่งหนังสือ

องค์กรสามารถสร้างหนังสือ และส่งหนังสือเป็นไปตามโครงสร้างขององค์กร และยังสามารถกำหนดระยะเวลาในการดำเนินกับหนังสือ นับจากวันที่ได้รับหนังสือ อย่างกำหนดวันหมดอายุของหนังสือ

ตีกลับหนังสือ

หากหน่วยงานปลายทางเห็นหนังสือว่าไม่ใช่เป็นหน่วยงานของผู้รับแล้วหรือหนังสือที่ได้รับไม่ถูกต้อง สามารถตีกลับโดย ต้องบันทึกสาเหตุในการตีกลับก่อน ระบบจึงจะให้ตีกลับได้

ติดตามสถานะของหนังสือ

ผู้ใช้งานสามารถติดตามทางเดินหนังสือตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงสถานะปัจจุบันได้ โดยทราบว่าใครเป็นผู้ปฏิบัติ ถึงขั้นตอนวันที่ และเวลาใด

การค้นหา

มีเมนูการค้นหาหนังสือจากในระบบ BeeECM แบบ Quick Search ในกรณีที่หนังสือมีจำนวนมาก หรือต้องการจะดูสถานะของหนังสือแบบเจาะจง

เผยแพร่หนังสือ

เมื่อหนังสือสำเร็จตามขั้นตอนแล้ว ผู้ใช้งานสามารถเผยแพร่หนังสือเพื่อให้องค์กรได้ใช้งานร่วมกัน โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้

พิมพ์รายงาน

หนังสือที่เผยแพร่แล้วสามารถเรียกดูรายงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือพิมพ์รายงานในรูปแบบ ไฟล์ข้อมูล เช่น .XLS, .DOC หรือ .PDF