Home » บทความ » ทริคเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์อย่างไร? ให้ตรงกับการใช้งานในองค์กร

ทริคเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์อย่างไร? ให้ตรงกับการใช้งานในองค์กร

ในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจหันมาดำเนินงานเอกสาร การเซ็นอนุมัติเอกสาร หรือทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แทนกระดาษที่มีผลทางกฏหมาย 100% และตอบโจทย์ต่อการทำงานของภาคธุรกิจในสถานการ์ที่ต้องทำงานไกลกัน ทำให้หลาย ๆ องค์กรเริ่มมองหาระบบที่จะเข้ามาช่วยในการเซ็นเอกสารออนไลน์ รวมไปถึงส่งต่อเอกสารกันภายในองค์กร และนอกองค์กร

BeeECM ผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรให้กับองค์กรชั้นนำมากมาย วันนี้เรามีทริคในการเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่องค์กรควรคำนึงถึงในการตัดสินใจนำมาใช้งาน

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601 

ทริคเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่องค์กรต้องพิจารณา

1. เลือกระบบที่รองรับทางกฏหมาย

การลงลายมือชื่อกับเอกสารใดก็ตาม หากไม่มีผลทางกฏหมายเอกสารนั้นจะกลายเป็นกระดาษธรรมดาทันที ไม่มีนัยสำคัญทางกฏหมาย ส่งผลให้องค์กรต้องเสียเวลาดำเนินการทางกฏหมายอย่างการฟ้องร้อง และอาจทำให้เกิดความเสียหายตามมาได้ ข้อนี้จึงเป็นข้อสำคัญที่องค์กรต้องให้ความสำคัญมากที่สุด องค์กรต้องมั่นใจว่าระบบที่จะใช้ในการลงนามเอกสารนั้นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฏหมายที่ระบุไว้

  • อ้างอิงตามที่ ETDA กำหนด มั่นใจว่าเอกสารถูกต้องตามกฏหมาย 100%
  • ครอบคลุมการทำธุรกรรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายประเภท ทั้งเอกสารภายในองค์กร และเอกสารภายนอกองค์กร

อ่านเพิ่มเติม : ความน่าเชื่อถือ E-Signature

2. เลือกระบบที่มีความปลอดภัยสูง

ทุกเอกสาร และลายเซ็นจะต้องปลอมแปลงไม่ได้ ระบบต้องมีการป้องกันอย่างดี โดยต้องครอบคลุมทุกขั้นตอนการลงลายมือชื่อ ดังนี้

  • มีการยืนยันตัวตนก่อนการลงลายมือชื่อทุกครั้ง ก่อนลงลายมือชื่อ ผู้ลงลายมือชื่อต้องยืนยัยตัวตนก่อนเสมอ สามารถทำได้หลายวิธี เช่น ผ่าน Google Authenticator , E-mail
  • ทุกลายมือชื่อบนเอกสารจะได้รับการรับรอง
  • เมื่อเอกสารได้รับการลงลายมือชื่อครบถ้วนกระบวนการแล้ว เอกสารในระบบต้องไม่สามารถแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงได้

  • ไฟล์ที่ถูกจัดเก็บบน Server จะถูกเข้ารหัสทั้งหมด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไปอีกขึ้น หากต้องการเข้าถึงข้อมูลต้องทำการถอดรหัสก่อน

  • ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกสร้างตัวแทนของข้อมูลจริงขึ้นมาในการแสดงผล เพื่อป้องกันในกรณีที่บุคคลไม่พึงประสงค์เข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ หากต้องการเห็นข้อมูลจริงต้องทำการถอดรหัสข้อมูลก่อน

  • ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับระบบต้องถูกบันทึกไว้ เพื่อใช้เป็นหนึ่งหลักฐานที่มีผลต่อกฏหมาย ไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้

3. เลือกระบบต้องใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน

ในองค์กรประกอบไปด้วยหลายคนหลายช่วงอายุ ระบบที่จะนำมาใช้ต้องไม่ซับซ้อน ใช้งานง่าย ยิ่งใกล้เคียงกับระบบงานเดิมแล้วยิ่งเป็นเรื่องดี จากการที่เราทำงานให้กับหลายองค์กรพบว่า ระบบที่ใช้งานง่ายทั้งแก่พนักงานไปจนถึงผู้บริหารนั้น ระบบจะต้องสะอาด ไม่ดูรก ปุ่มกดเห็นง่าย ชัดเจน จัดองค์ประกอบได้ดี

ระบบควรมีการรองรับภาษาอย่างน้อย 2 ภาษา อย่างภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เพื่อรับรองผู้บริหารที่เป็นชาวต่างชาติ หรือผู้ที่มักคุ้นชินกับภาษาอังกฤษ มากกว่าภาษาไทย

4. เลือกระบบที่เป็นไปตามการใช้งานขององค์กร

เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารต้องปรับใช้ทั่วไปในองค์กร จึงต้องมั่นใจได้ว่าระบบจะรองรับการทำงานในทุกแผนกหรือโครงสร้างของทั้งองค์กรได้ ระบบที่ดีจะต้องปรับเสริมเติมแต่งได้ตามการใช้งานจริงที่เหมาะกับองค์กร โดยส่วนใหญ่องค์กรจะมีการปรับใช้งานระบบเรื่องใหญ่ ๆ 3 เรื่องนี้

  • ระบบต้องออกแบบฟอร์มให้เป็นไปตามที่องค์กรใช้อยู่ ครอบคลุมทุกประเภทงานเอกสาร ยกตัวอย่าง เช่น หนังสือขออนุมัติเอกสาร ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเบิกเงิน หรือใบเสนอราคา เป็นต้น
  • กำหนดลำดับในการอนุมัติเอกสารตามโครงสร้าง และเงื่อนไขขององค์กรได้ เช่น อนุมัติตามตำแหน่ง อนุมัติข้ามแผนกหรือสาขา หรืออนุมัติใน 1 ลำดับ อนุมัติผ่าน 2 ใน 3 ถึงจะผ่านไปลำดับถัดไปได้ หรืออนุมัติให้ผ่าน 50%
  • เชื่อมระบบใหม่เข้ากับระบบเดิมได้ หรือ ERP ที่องค์กรใช้อยู่

5. เลือกระบบที่นำมาใช้ต้องคุ้มค่ากับงบประมาณที่เสียไป

เนื่องจากระบบที่จะนำมาใช้ในองค์กรค่อนข้างมีราคาสูง เราต้องมั่นใจว่าระบบที่จะนำมาใช้จริง ๆ ต้องมีความคุ้มค่า ถ้าเกิดเลือกระบบที่มีข้อจำกัดสารพัด ไม่ว่าจะเป็นจำกัดจำนวนผู้ใช้งาน จำกัดจำนวนเอกสาร จำกัดการเข้าถึงฟีเจอร์ต่าง ๆ และอื่น ๆ อีกมากมาย อาจจะต้องให้จ่ายเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ใช้งาน หลายองค์กรที่เรารับปัญหามา ปัญหาข้อใหญ่ ๆ ก็คือเรื่องนี้ องค์กรต้องสอบถามให้รอบคอบ และเลือกใช้งานระบบที่จ่ายครั้งเดียวแต่ใช้งานครอบคลุม หมดปัญหากวนใจ ยิบย่อย เป็นอีกทางเลือกนึงที่องค์กรจำเป็นต้องพิจารณาดี ๆ

  • ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน ไม่จำกัดจำนวนเอกสาร มีฟังก์ชันอนุมัติตามลำดับ
  • ออกแบบฟอร์มเอกสารตาที่องค์กรต้องการได้ เช่น ตำแหน่งลายเซ็น
  • รองรับเอกสารจำนวนมาก

  • มีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลอย่างดีเยี่ยม

6. เลือกระบบที่สามารถนำไปต่อยอดได้ในอนาคต

ในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลง หรือต้องการปรับแต่งระบบให้รองรับการทำงานที่เพิ่มขึ้น ระบบควรที่จะสามารถทำได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนการทำงาน เพียงนำระบบเซ็นเอกสารที่มีอยู่เดิมนำมาต่อยอด จากประสบการณืที่ทำงานให้องค์กรต่าง ๆ มากมาย เห็นว่าเมื่อมีการอนุมัติเอกสารประเภทหนึ่ง องค์กรจะต่อยอดนำระบบไปอนุมัติเอกสารกับงานประเภทอื่น ๆ ต่อ และเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของเรื่องนั้น ๆ เข้าไปด้วย เพื่อให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้นไปอีก

สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

เพราะการเซ็นเอกสาร หรือลงนามในข้อสัญญาต่าง ๆ ขององค์กรเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ และเป็นเรื่องละเอียดอ่อน องค์กรควรพิจารณาการนำระบบเซ็นเอกสารเข้ามาใช้อย่างรอบครอบ BeeECM ให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิตอล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..