จัดการเอกสารในระบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลที่ดีเป็นข้อมูลที่มีค่ามีราคา สามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างมากต่อกิจการขององค์กร และในมุมกลับกันอาจก่อให้เกิดโทษต่อองค์กรหรือบุคคลผู้ให้ข้อมูล ถ้าข้อมูลไปอยู่ในมือผู้ไม่ประสงค์ดี ดังนั้นความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตระหนัก ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกทำลาย การรักษาความลับของข้อมูล และการป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกทำลาย ความผิดพลาดของระบบ อาจมีสาเหตุจากตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์เกิดขัดข้องในระหว่างการประมวลผลข้อมูล ซึ่งอาจทำให้ฐานข้อมูลเกิดการสูญเสียได้ หรืออาจเป็นบุคคลที่ทำให้ฐานข้อมูลสูญเสีย อาจมีการสั่งลบข้อมูล หรือบันทึกข้อมูลทับของเดิม แต่ความร้อนชื่น ฝุ่นละออง และสนามแม่เหล็ก ก็มีผลที่อจะทำให้เกิดความเสียหายกับฐานข้อมูลเช่นกัน

ฐานข้อมูลของบริษัทและหน่วยงานต่าง ๆ อาจมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ตามขนาดของกิจการ อาจมีรายการฐานข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องเก็บรวบรวมมากมาย และมีจำนวนฐานข้อมูลมหาศาลทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น ธนาคารบางแห่งอาจต้องเก็บชื่อและรายละเอียดลูกค้าไว้ ในฐานข้อมูลหลายแสนรายการ หรือถ้าเป็นธนาคารออมสิน จำนวนลูกค้ามากขึ้นไปเป็นหลายสิบล้านรายการ เมื่อมาถึงจุดนี้ จะเห็นว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพจริง ๆ อาจต้องใช้ผู้ที่มีความรู้พิเศษทางด้านคอมพิวเตอร์มาทำงานโดยเฉพาะในปัจจุบัน ระบบคอมพิวเตอร์มีเครื่องทุ่นแรงที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จ ซึ่งจะช่วยทำงานเฉพาะด้านที่ผู้ใช้ต้องการ โดยผู้ใช้อาจจะใช้เวลาในการเรียนรู้เพื่อใช้งานไม่นานก็สามารถที่จะใช้ทำงานที่ไม่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมสำเร็จส่วนใหญ่จะถูกจัดเตรียมขึ้นมาเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานเฉพาะอย่าง นั่นก็คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบ ง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Database Management System : DBMS) โปรแกรมนี้มีความสามารถทางด้านการจัดการแฟ้มข้อมูลมากมาย เช่น การสร้างแฟ้ม การกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลซึ่งความสัมพันธ์ข้อมูลนี้ สามารถใช้ประมวลผลข้อมูลหลายๆ แฟ้มรวมกันเสมือนเป็นแฟ้มใหญ่แฟ้มเดียวได้ มีวิธีการจัดระบบข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สามารถที่จะค้นฐานข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็วและยังประหยัดเนื้อที่ขอ’หน่วยความจำซึ่งอาจจะต้องใช้แผ่นบันทึกข้อมูล เป็นที่เก็บข้อมูลของแฟ้มต่าง ๆ