โลกเปลี่ยนแปลงจากเดิมมาก เทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็ถูกพัฒนาขึ้น กลายเป็นเรื่องปกติที่หลายธุรกิจหันมาใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปในทางที่ดี สร้างประโยชน์ให้กับองค์ไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่ง บางองค์กรนำมาพัฒนาต่อยอดเพื่อสร้างโอกาสในการทำธุรกิจ บางองค์กรนำมาใช้เพื่อชิงความได้เปรียบในการแข่งขันทางด้านการตลาด
บางเทคโนโลยีนอกจากช่วยเพิ่มผลกำไร และสร้างโอกาสทางธุรกิจ สร้างรายได้ให้กับองค์กรอย่างมหาศาล แต่ในบางเทคโนโลยีนั้นช่วยให้องค์กรลดต้นทุน ประหยัดงบประมาณลงได้อย่างน่าเหลือเชื่อ
เทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารในองค์กร บางองค์กรยังมีปัญหาเรื่องการจัดเก็บ จัดการเอกสาร ที่ยังคงมีรูปแบบในการจัดเก็บเป็นแฟ้ม หรือกล่องกระดาษ และใช้โปรแกรมประยุกต์อย่าง Microsoft Excel มีรูปแบบที่ยุ่งยาก และซับซ้อนในการจัดเก็บ อีกอย่างจำนวนเอกสารก็มีเพิ่มมากขึ้นในแต่วัน ยิ่งเอกสารมีปริมาณมากเท่าไหร่ ก็ทำให้เสียเวลาในการจัดเก็บ และค้นหามากยากมากขึ้นเท่านั้น ทำให้เกิดโอกาสชำรุด หรือเอกสารสูญหายก็สูงขึ้นตามลำดับ อีกทั้งการจัดการหมวดหมู่เอกสารยังไม่เป็นระบบเท่าที่ควร ทั้งหมดนี้นับว่าเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในหลายองค์กร
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
สัญญาณเตือนว่าองค์กรควรใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร
สาเหตุที่องค์กรบางองค์กรยังไม่ได้นำเทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารเข้ามาช่วยในการจัดเก็บ และบริหารจัดการเอกสาร ด้วยรูปแบบการจัดเก็บเอกสารที่เก่า และบางส่วนไม่ได้พัฒนาตามเทคโนโลยีที่หมุนผ่านไป ส่งผลให้เกิดสัญญาณเตือนว่าองค์กรควรนำเทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารเข้ามาใช้งาน
1. องค์กรมีเอกสารเยอะไม่สะดวกในการจัดเก็บ การค้นหาเอกสารที่ทำได้ยาก และล่าช้า
ในแต่ละวันองค์กรจะมีเอกสารผ่านเข้ามาไม่มากก็น้อย เนื่องจากปริมาณเอกสารที่เพิ่มมากขึ้นต่อเนื่อง ทำให้ไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร อีกทั้งการตรวจสอบ และการค้นหาเอกสารนั้นทำได้ยาก ทำให้เกิดปัญหาในการทำงาน ระบบการดำเนินงานสะดุด และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้
2. สถานะเอกสารไม่สามารถตรวจสอบได้ทันที
การจัดเก็บเอกสารรูปแบบเก่าไม่สามารถที่จะตรวจสอบเอกสารได้ในทันทีว่าเอกสารนั้นดำเนินการไปถึงไหนแล้ว อยู่ขั้นตอนไหน สถานะไหน ไม่สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนไหนที่ติดขัด แต่ถ้าหากองค์กรนำเอาเทคโนโลยีการจัดเก็บเอกสารมาใช้ การบอกสถานะของเอกสารจะเป็นแบบ Real Time ช่วยบอกว่าเอกสารนั้น ๆ ดำเนินการถึงขั้นตอนใด จะสามารถทราบได้ทันทีว่าต้องจัดการกับเอกสารนั้นอย่างไรต่อ หรือหากพบว่าติดปัญหาในขั้นตอนใดจะช่วยให้แก้ไขปัญหานั้นได้ทันที
3. เอกสารสำคัญสูญหาย หรือเกิดการชำรุด
ความลับขององค์กรเรียกได้ว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญอย่างมาก ดังนั้นความปลอดภัยของข้อมูลจึงเป็นเรื่องพื้นฐานขององค์กร การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารจึงเป็นเรื่องที่องค์กรควรทำ เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอก หรือบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และป้องกันการขโมยข้อมูลสำคัญ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเก่าเป็นเรื่องยากมากที่จะเก็บข้อมูลให้ปลอดภัย ผู้ใช้งานที่ไม่เกี่ยวข้องก็สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญ ๆ ได้ หรือแม้แต่ขั้นตอนการรอพิจารณา หรือรอการอนุมัติเอกสารจากผู้บริหารก็เป็นเรื่องที่ทำให้เสียเวลา อีกทั้งยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดการชำรุด และสูญหายได้
4. เกิดการปลอมแปลงเอกสาร
เอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบเก่าเสี่ยงที่จะเกิดการปลอมแปลงเอกสารได้ง่าย ซึ่งเอกสารบางอย่างต้องระมัดระวังมากเป็นพิเศษ อย่างเช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ทะเบียนบ้าน เป็นต้น หากนำเทคโนโลยีการจัดเก็บเอกสารมาใช้ในองค์กร จะสามารถช่วยจัดการเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีจะช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลนั้นมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
5. กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป วัตถุประสงค์ของการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของกฎหมายทั้ง 2 ฉบับ ก็เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ไม่ประสงค์ดีทำการแฮ็กข้อมูลหรือละเมิดความเป็นส่วนตัวเพื่อข่มขู่หวังผลประโยชน์จากทั้งจากตัวเจ้าของข้อมูลเองหรือจากบุคคลที่ดูแลข้อมูล
ดังนั้นการนำเทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารนั้นไม่ใช่แค่เก็บเอกสารให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยในเรื่องกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอีกด้วย
กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลนับเป็นสัญญาณเตือนที่สำคัญที่ทำให้องค์กรทุกองค์กรหันมาให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดเก็บเอกสาร และจัดเก็บเอกสารบนระบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น
สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
เทคโนโลยีจัดเก็บเอกสาร ช่วยลดต้นทุนองค์กรในยุคดิจิตอล
แนะนำเทคโนโลยีจัดเก็บเอกสาร ช่วยลดต้นทุนองค์กรในยุคดิจิตอล ให้องค์กรที่มีความสนใจนำไปประยุกต์ใช้ และเลือกใช้เทคโนโลยีให้ตรงกับความต้องการใช้งานมากที่สุด
1. Digital Transformation
การเปลี่ยนผ่านจากยุคอนาล็อกไปสู่ยุคดิจิตอลนั้น ส่งผลกระทบทั้งทางตรง และทางอ้อมแก่องค์กรทั่วโลก หลายองค์กรก็สามารถปรับตัวตามยุคดิจิตอลต่อไปได้ ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดก็คือการทำ Digital Transformation เพื่อเปลี่ยนรูปแบบการทำธุรกิจให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากขึ้น นอกจากจะทำให้องค์กรดำเนินต่อไปได้ ยังช่วยลดต้นทุน และงบประมาณบางส่วนได้อีกด้วย
2. Cloud Technology
เทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้ในวงการธุรกิจมาได้พักใหญ่ ๆ ถึงจะไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ล่าสุด แต่เชื่อว่าบางองค์กรก็มองข้ามเทคโนโลยีนี้ไป Cloud เป็นเทคโนโลยีที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และอย่างมากในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็น โซเชียลมีเดีย อีเมล หรือแม้แต่แอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ก็ถูกพัฒนาให้ทำงานบน Cloud แทบทั้งสิ้น
ประโยชน์ของ Technology Cloud นั้นถูกออกแบบมาให้จัดเก็บข้อมูล ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น และทำงานผ่านอินเตอร์เน็ตที่เข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้การทำงานมีความยืดหยุ่น สะดวก รสดเร็ว และปลอดภัย
หากองค์กรกำลังมองหาเทคโนโลยีช่วยจัดเก็บเอกสาร Technology Cloud เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่น่าสนใจ ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ ลดภาระให้กับพนักงาน และเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่บุคลากร
3. AI Technology
เทคโนโลยี AI เป็นนวัตกรรมที่มีบทบาทกับชีวิตประจำวันของเราแทบจะทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการแพทย์ การศึกษา และปัจจุบันเริ่มมีส่วนร่วมในการพัฒนา และปรับปรุงระบบการทำงานหลายอย่างให้มีประสิทธิภาพ
ซึ่งเหตุผลที่ AI ถูกนำมาใช้งานแทนที่มนุษย์ก็มาจากความถูกต้อง และความแม่นยำในการคำนวณ เทคโนโลยี AI สามารถประมวลได้อย่างรวดเร็ว เรียกได้ว่าเป็นตัวช่วยที่ช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานให้เสร็จในระยะเวลาอันสั้น เป็นเหตุผลที่ทำให้องค์กรที่ต้องการสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างหันมาใช้เทคโนโลยี AI ทำงานมากขึ้น
4. แนวคิดเรื่อง Paperless
แนวคิดเรื่อง Paperless เป็นแนวคิดที่เน้นการลดใช้กระดาษให้ได้มากที่สุด มีเป้าหมายเพื่อประหยัดทรัพยากร และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นให้ลดน้อยลง เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก คือหันมาใช้เอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทน นอกจากช่วยประหยัดงบประมาณในระยะยาว และช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
แนวคิดเรื่อง Paperless ไม่ใช่แนวคิดที่เพิ่งเกิดขึ้นมา แต่ถือว่าเป็นแนวคิดที่ดีที่เหมาะสมกับปัจจุบัน ในยุคที่มีเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทต่อชีวิตประจำวันมากขึ้น นอกจากจะช่วยลดการใช้งานทรัพยากร จะช่วยให้องค์กรทำงานได้ง่าย และสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การทำงานของคนยุคใหม่ที่ปัจจุบันไม่ได้มีการทำงานที่ในออฟฟิศเพียงอย่างเดียว แต่สามารถทำงานได้จากทุกที่ เข้าถึงข้อมูลได้ทุกเวลา ทำให้การทำงานมีความยืดหยุ่นสูง
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
การเปลี่ยนเอกสารกระดาษมาอยู่ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการเริ่มสร้างรากฐานความมั่นคงให้กับองค์กรของคุณ เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง หากองค์กรกำลังมองหาเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยจัดเก็บ จัดการเอกสารแต่ไม่รู้จะเริ่มต้นจากตรงไหน และเทคโนโลยีอันไหนที่เหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรของคุณ BeeECM สามารถช่วยคุณจัดการปัญหาเรื่องนี้ได้
BeeECM ให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
