ระบบจัดเก็บเอกสาร ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลและเอกสารมีบทบาทสำคัญต่อธุรกิจ การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ Document Management System (DMS) และ Enterprise Management Document System (EMDS) เป็นสองระบบหลักที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บ ควบคุม และเข้าถึงเอกสารได้อย่างเป็นระบบ แต่ทั้งสองระบบนี้มีความแตกต่างกันอย่างไร? และองค์กรควรเลือกใช้ระบบไหนให้เหมาะสม?
Document Management System (DMS) คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล โดยช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แชร์ และควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล: ลดการใช้เอกสารกระดาษ
การค้นหาและดึงข้อมูลที่รวดเร็ว: รองรับการค้นหาจากชื่อไฟล์ เมตาดาต้า และระบบ OCR
การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล: กำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคน
การติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร: เวอร์ชันคอนโทรล (Version Control)
รองรับการทำงานร่วมกัน: แชร์เอกสารและกำหนดสิทธิ์การแก้ไข
อ่านเพิ่มเติม : ก้าวไปสู่องค์กรดิจัลเต็มตัวกับ Digital Transformation
Enterprise Management Document System (EMDS) เป็น ระบบบริหารเอกสารที่มีความซับซ้อนและครอบคลุมทั้งองค์กร โดยรวมฟีเจอร์ของ DMS และขยายขีดความสามารถให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น ERP (Enterprise Resource Planning) และ CRM (Customer Relationship Management)
ครอบคลุมทุกกระบวนการขององค์กร: รองรับเอกสารในทุกแผนก
การเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่น ๆ: เช่น ERP, CRM, BI และ HRM
การควบคุมเอกสารแบบ Workflow Automation: ช่วยให้กระบวนการอนุมัติและตรวจสอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ
การบริหารจัดการเอกสารเชิงลึก: สนับสนุนมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง
รองรับการวิเคราะห์และรายงานข้อมูล: ใช้ AI และ Machine Learning เพื่อวิเคราะห์เอกสาร
ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
การเลือกใช้ DMS หรือ EMDS ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจ เราสามารถแนะนำแนวทางเลือกใช้ได้ดังนี้:
เป็น ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ที่มีจำนวนเอกสารปานกลาง
ต้องการ จัดเก็บและจัดการเอกสารแบบดิจิทัล แต่ไม่ต้องการระบบที่ซับซ้อน
ต้องการระบบที่ใช้งานง่าย และสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีทีม IT ที่เชี่ยวชาญ
มีเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่าย และไม่ต้องการการเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่นมากนัก
เป็น องค์กรขนาดใหญ่ หรือมีหลายสาขา ต้องการระบบที่สามารถจัดการเอกสารขนาดมหาศาลได้
ต้องการ Workflow Automation และการกำหนดเส้นทางอนุมัติที่ซับซ้อน
ต้องการเชื่อมต่อกับ ERP, CRM, HRM หรือระบบธุรกิจอื่น ๆ เพื่อให้ข้อมูลเชื่อมโยงกัน
มีมาตรฐานความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น ต้องปฏิบัติตาม GDPR, PDPA หรือ ISO 27001
ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
ทั้ง DMS และ EMDS มีความสำคัญต่อการบริหารเอกสารในองค์กร แต่การเลือกใช้งานขึ้นอยู่กับ ขนาดของธุรกิจ ความซับซ้อนของกระบวนการ และความต้องการในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ หากองค์กรของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องการระบบจัดเก็บเอกสารแบบง่าย ๆ DMS อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการจัดการเอกสารแบบครบวงจร และต้องการความปลอดภัยระดับสูง EMDS จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบใด การนำ DMS หรือ EMDS มาใช้ย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความคล่องตัวให้กับธุรกิจของคุณ