ถ้าพูดถึงเทคโนโลยีที่นำมาช่วยทำงานในองค์กรในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เราจะนึกถึง หลาย ๆ คนทราบดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวก รวดเร็ว และประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันส่วนใหญ่
ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการทำงาน และระบบการจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ BeeECM จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กรให้ดีกว่าเดิมได้อย่างไร?
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
Workflow คืออะไร
Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย ช่วยลดเวลา และความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก
Workflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ของข้อมูล และสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ จนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น
สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..
พัฒนารูปแบบการทำงานด้วย Workflow
- Workflow ช่วยให้กระบวนการทำงานนั้นง่ายขึ้น
หน้าที่หลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสาร และการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติ และตรวจสอบเอกสาร ได้แบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสาร หรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดขั้นตอนการทำงานลง ส่งผลให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น
- Workflow ช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัยมากขึ้น
ความปลอดภัยของเอกสารเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากในองค์กร Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารที่เป็นความลับ รวมทั้งบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนที่ทำงาน หมดปัญหาเอกสารสูญหาย และปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ Workflow
- Workflow ช่วยเพิ่มสปีดให้งานเอกสารรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ด้วยระบบการทำงานในรูปแบบดิจิทัลของ Workflow ที่สามารถปรับกระบวนการการเดินเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ทั้งในส่วนรายละเอียดยิบน่อยไปจนถึงขั้นตอนสำคัญเร่งด่วนของการทำงานอย่างการขออนุมัติจากผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งขั้นตอนการเดินเอกสารที่ใช้ระยะเวลารวดเร็ว ทำให้บุคคลากรในองค์กรไม่ต้องคอยกังวลกับเอกสารที่ส่งออกไป และไม่ต้องคอยรับเอกสารให้ยุ่งยากวุ่นวาย ในส่วนนี้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงาน และบุคคลากรในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผน ทำให้การทำงานไม่ติดขัด ตัดปัญหาเอกสารตกค้าง ส่งผลให้การดำเนินงานคล่องตัว และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
- Workflow สามารถเข้าใจงานจากที่ไหนก็ได้
สอดคล้องกับการทำงานในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา แค่เพียงมีสัญญาณอินเตอร์เน็ต แม้อยู่ในช่วงที่ต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น Work From Home เช่นนี้ หลายองค์กรอาจคิดว่าการทำงานค่อนข้างยากลำบาก แต่ระบบ Workflow จะเข้ามามีส่วนช่วยสำคัญทำให้ระบบงานไม่ติดขัด แม้ต้องทำงานจากที่บ้านก็ตาม
- Workflow ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว
อีกหนึ่งความสำคัญของระบบ Workflow คือ ช่วยประหยัดต้นทุน และลดการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์อย่างยั่งยืน เพราะ Workflow นั้นเป็นระบบงานดิจิทัล ทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษในการทำงาน หรือช่วยให้ใช้กระดาษน้อยที่สุด จึงทำให้องค์กรที่นำระบบ Workflow เข้ามาเป็นตัวช่วยดำเนินงานนั้นประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปได้มาก อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนของทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารในระยะยาวได้อีกด้วย
ตัวอย่างการใช้งาน Workflow ของระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM
ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลากรในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
- ค้นหาเอกสารได้ง่าย ๆ ไม่ว่าเอกสารจะมีจำนวนมาก ก็ใช้เวลาค้นหาเจอได้เพียงไม่มีกี่วินาที
- ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้
- ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสาร และรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ เป็นต้น
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
