เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
นี่คือเหตุผลที่นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของโปรแกมจัดเก็บเอกสารและงานบริการเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย ทำให้คุณสามารถจัดการเอกสาร ได้ในทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เชื่อมต่อ
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะถูกขับเคลื่อนโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมของสำนักงานที่เต็มไปด้วยกระดาษเท่านั้น แต่ยังเป็นการคำนึงถึงต้นทุนที่เกิดจากการพิมพ์และกระดาษที่ถูกสร้างขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแท้จริงแล้วทุกอย่างที่ถูกพิมพ์ออกมานั้น มีผลต่อทั้งสิ่งแวดล้อมและต้นทุนด้านการเงิน ขององค์กร
อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?
ในการบริหารองค์กรทุกๆ ที่มักมองหาวิธีที่จะ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ลดต้นทุน และ วิธีที่จะประหยัดเวลาในการทำงาน สำหรับสิ่งที่คุณกำลังมองหา การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Business) เป็นหนึ่งในคำตอบของคุณรึเปล่า ? ถ้ายังไม่ใช่ลองมาดูประโยชน์ของระบบธุรกิจไร้กระดาษ (Paperless Business) ให้ชัด ๆ กันอีกซักหน่อย
ประโยชน์ของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารกับองค์กรไร้กระดาษ
- ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน
คิดว่าไม่มีใครอยากใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดกองเอกสารบนโต๊ะ หรือ การตามล่าลายเซ็นต์ผู้เกี่ยวข้องบนกระดาษ การเปลี่ยนกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิตอลจะใช้พื้นที่น้อยกว่ากับตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่เต็มสำนักงาน และคุณอาจจะพบว่าคุณสามารถหาข้อมุลของเอกสารต่างๆ ได้เร็วมากกว่าเดิมหลายเท่า - เข้าถึงทุกอย่างด้วยปลายนิ้วสัมผัส
” ใบขอสั่งซื้อ ใบนี้ดำเนินการถึงไหนแล้วนะ ได้สินค้าเข้ามาแล้วรึยัง ? “
” ใบแจ้งหนี้ใบนี้มีคนกรอกข้อมูลเข้าระบบแล้วรึยังนะ? “
” วันนี้มีใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระเท่าไหร่นะ? “
ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจัดเรียงเอกสารเพื่อการค้นหา คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้โดยไม่จำเป็นเป็นต้องเดินทางมาดูเอกสารที่บริษัท และคุณจะสามารถอัปเดตสถานะของเอกสารต่าง ๆ ได้จากที่ไหนก็ได้ที่คุณต้องการ - การถ่ายทอดความรู้ระหว่างพนักงาน
การแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนองค์กร เมื่อเราเปลี่ยนกระบวนการทุกอย่างไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลการขาย ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลสต็อกสินค้า ข้อมูลการผลิต ตลอดจนข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่อยู่บนกระดาษ (paper) ย้ายมาเป็นรูปแบบดิจิตอลอยู่ในระบบจัดเก็บเอกสาร การส่งต่อความรู้ความเข้าใจก็ทำได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้จะช่วยพัฒนาการทำงานเป็นทีมและป้องกันการสะสมความรู้ภายในองค์กร
สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..
สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ
สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษนั้น ทาง BeeECM แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมายหลัก ๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบไร้กระดาษนี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่
- การรวบรวมข้อมูล
องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax จดหมาย แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของกระดาษและไฟล์ดิจิทัล จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังโปรแกรมจัดเก็บเอกสารเท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น - เส้นทางการส่งต่อข้อมูล
เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารแล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไปประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้ ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ หรือการค้นหาเอกสารก็ตาม - การจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
จากมุมมองด้านความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมขององค์กร ตามปกติแล้วสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่มีความเป็นไปได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นที่เชื่อกันว่าการใช้กระดาษของพวกเราจากทั่วโลกเพิ่มขึ้นกว่าเท่าตัวในรอบ40 ปีที่ผ่านมา
จากมุมมองทางด้านการเงินพบว่า สุดท้ายแล้วการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและการลดปริมาณของขยะ จะเป็นประโยชน์มากที่สุดต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเพียงเพราะต้องการที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย หรือเพียงแค่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นเงินทุนเพื่อที่จะสามารถนำไปเพิ่มเติมให้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร ที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริงก็ตาม
วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น “สำนักงานไร้กระดาษ”
มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ยังหมายรวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือการเลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้งที่มีพิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น
“หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม”
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
