ลองคิดดูว่าการทำงานใน 1 วันของเราสร้างเอกสารต่าง ๆ มากมายแค่ไหนไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญต่าง ๆ เช่นสัญญาจ้าง สัญญาเช่า เอกสารทางการเงินต่าง ๆ หรือ แม้กะทั่งเอกสารทั่วไปที่ดูเหมือนจะไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ แต่เราก็ยังต้องเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้ และนับวันเอกสารเหล่านั้นก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนบางบริษัทถึงกับจะต้องมีการสร้างห้องจัดเก็บเอกสารกันเลยทีเดียว แต่ทุกวันนี้ด้วยเทคโนโลยี และองค์ความรู้ของนักพัฒนาระบบที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้มีโปรแกรมหรือระบบจัดการเอกสารต่าง ๆ เกิดขึ้นมากมาย แน่นอนว่าระบบจัดการเอกสารจะช่วย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนในการดำเนินการได้อีกด้วย