Home » บทความ » พัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กร ด้วยระบบ Workflow

พัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กร ด้วยระบบ Workflow

ถ้าพูดถึงเทคโนโลยีที่นำมาช่วยทำงานในองค์กรในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เราจะนึกถึง หลาย ๆ คนทราบดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวก รวดเร็ว และประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันส่วนใหญ่

ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการทำงาน และระบบการจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ BeeECM จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนารูปแบบการทำงานในองค์กรให้ดีกว่าเดิมได้อย่างไร?

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

Workflow คืออะไร

Workflow คือ การบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นขั้นตอน เป็นกระบวนการทางธุรกิจ มีองค์กรหลายองค์กรนำ Workflow เข้ามาช่วยให้การดำเนินธุรกิจนั้นมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย ช่วยลดเวลา และความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก

Workflow หรือเรียกอีกอย่างนึงว่ากระแสงาน เป็นกิจกรรมที่ดำเนินการตามลำดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกิจกรรม เมื่อการดำเนินกิจกรรมแรกเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่น ทำต่อ ๆ กัน ไปจนกระทั่งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ไม่สามารถดำเนินกิจกรรมใด ๆ ได้อีก เมื่อพิจารณาในมุมนี้ อาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ของข้อมูล และสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ จนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น

สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..

พัฒนารูปแบบการทำงานด้วย Workflow

  1. Workflow ช่วยให้กระบวนการทำงานนั้นง่ายขึ้น

หน้าที่หลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสาร และการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติ และตรวจสอบเอกสาร ได้แบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสาร หรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยลดขั้นตอนการทำงานลง ส่งผลให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น

  1. Workflow ช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัยมากขึ้น

ความปลอดภัยของเอกสารเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากในองค์กร Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารที่เป็นความลับ รวมทั้งบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนที่ทำงาน หมดปัญหาเอกสารสูญหาย และปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ Workflow

  1. Workflow ช่วยเพิ่มสปีดให้งานเอกสารรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ด้วยระบบการทำงานในรูปแบบดิจิทัลของ Workflow ที่สามารถปรับกระบวนการการเดินเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ทั้งในส่วนรายละเอียดยิบน่อยไปจนถึงขั้นตอนสำคัญเร่งด่วนของการทำงานอย่างการขออนุมัติจากผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งขั้นตอนการเดินเอกสารที่ใช้ระยะเวลารวดเร็ว ทำให้บุคคลากรในองค์กรไม่ต้องคอยกังวลกับเอกสารที่ส่งออกไป และไม่ต้องคอยรับเอกสารให้ยุ่งยากวุ่นวาย ในส่วนนี้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงาน และบุคคลากรในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผน ทำให้การทำงานไม่ติดขัด ตัดปัญหาเอกสารตกค้าง ส่งผลให้การดำเนินงานคล่องตัว และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

  1. Workflow สามารถเข้าใจงานจากที่ไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา แค่เพียงมีสัญญาณอินเตอร์เน็ต แม้อยู่ในช่วงที่ต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น Work From Home เช่นนี้ หลายองค์กรอาจคิดว่าการทำงานค่อนข้างยากลำบาก แต่ระบบ Workflow จะเข้ามามีส่วนช่วยสำคัญทำให้ระบบงานไม่ติดขัด แม้ต้องทำงานจากที่บ้านก็ตาม

  1. Workflow ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว

อีกหนึ่งความสำคัญของระบบ Workflow คือ ช่วยประหยัดต้นทุน และลดการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์อย่างยั่งยืน เพราะ Workflow นั้นเป็นระบบงานดิจิทัล ทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษในการทำงาน หรือช่วยให้ใช้กระดาษน้อยที่สุด จึงทำให้องค์กรที่นำระบบ Workflow เข้ามาเป็นตัวช่วยดำเนินงานนั้นประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปได้มาก อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนของทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารในระยะยาวได้อีกด้วย

Play Video

ตัวอย่างการใช้งาน Workflow ของระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM

ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow

ในองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลากรในแผนกต่าง ๆ ทุกตำแหน่งจะมีระเบียบ และแบบแผนมากกว่า ทุกอย่างจะรวดเร็ว คล่องตัว มีระบบขั้นตอนที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกรายละเอียด ทั้งหมดเกิดจากการจัดการเอกสารด้วยระบบ Workflow ที่กำหนดขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพเอาไว้ เมื่อไม่มีปัญหาด้านเอกสาร ความล่าช้าและความผิดพลาดที่เกี่ยวข้องก็จะค่อย ๆ หายไป องค์กรก็จะมีเวลาพัฒนาศักยภาพการทำงานด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ข้อดีของระบบ Workflow จึงมีให้เห็นอีกมากมายหลายด้าน เช่น

  1. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลากรในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
  2. ค้นหาเอกสารได้ง่าย ๆ ไม่ว่าเอกสารจะมีจำนวนมาก ก็ใช้เวลาค้นหาเจอได้เพียงไม่มีกี่วินาที
  3. ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้
  4. ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสาร และรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ เป็นต้น

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร

โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้องค์กรประหยัดต้นทุนทรัพยากร ช่วยประหยัดระยะเวลาทำงาน และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดของระบบงาน ลดการเกิดเอกสารสูญหาย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้บุคคลากรในองค์กร นั่นเป็นเหตุผลที่ว่าระบบ Workflow สามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีมากยิ่งขึ้น

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..