ระบบจัดเก็บเอกสารDMSกับEMDS

ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS กับ EMDS ต่างกันอย่างไร?

ระบบจัดเก็บเอกสาร ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลและเอกสารมีบทบาทสำคัญต่อธุรกิจ การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ Document Management System (DMS) และ Enterprise Management Document System (EMDS) เป็นสองระบบหลักที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บ ควบคุม และเข้าถึงเอกสารได้อย่างเป็นระบบ แต่ทั้งสองระบบนี้มีความแตกต่างกันอย่างไร? และองค์กรควรเลือกใช้ระบบไหนให้เหมาะสม?

Document Management System (DMS) คืออะไร?

ระบบจัดเก็บเอกสาร (DMS)  คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล โดยช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา แชร์ และควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจัดเก็บเอกสารนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล

คุณสมบัติหลักของ ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS
  • เป็นระบบจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล: ลดการใช้เอกสารกระดาษ

  • การค้นหาและดึงข้อมูลที่รวดเร็ว: รองรับการค้นหาจากชื่อไฟล์ เมตาดาต้า และระบบ OCR

  • การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล: กำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคน

  • การติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร: เวอร์ชันคอนโทรล (Version Control)

  • รองรับการทำงานร่วมกัน: แชร์เอกสารและกำหนดสิทธิ์การแก้ไข

Enterprise Management Document System (EMDS) คืออะไร?

Enterprise Management Document System (EMDS) เป็น ระบบบริหารเอกสารที่มีความซับซ้อนและครอบคลุมทั้งองค์กร โดยรวมฟีเจอร์ของ DMS และขยายขีดความสามารถให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น ERP (Enterprise Resource Planning) และ CRM (Customer Relationship Management)

คุณสมบัติหลักของ EMDS
  • ครอบคลุมทุกกระบวนการขององค์กร: รองรับเอกสารในทุกแผนก

  • การเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่น ๆ: เช่น ERP, CRM, BI และ HRM

  • การควบคุมเอกสารแบบ Workflow Automation: ช่วยให้กระบวนการอนุมัติและตรวจสอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ

  • การบริหารจัดการเอกสารเชิงลึก: สนับสนุนมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง

  • รองรับการวิเคราะห์และรายงานข้อมูล: ใช้ AI และ Machine Learning เพื่อวิเคราะห์เอกสาร

ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

องค์กรควรเลือกใช้ระบบไหน?

การเลือกใช้ ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS หรือ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EMDS ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจ เราสามารถแนะนำแนวทางเลือกใช้ได้ดังนี้:

เลือก ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS หากองค์กรของคุณ...

  • เป็น ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ที่มีจำนวนเอกสารปานกลาง

  • ต้องการ ระบบจัดเก็บเอกสารและจัดการเอกสารแบบดิจิทัล แต่ไม่ต้องการระบบที่ซับซ้อน

  • ต้องการระบบที่ใช้งานง่าย และสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีทีม IT ที่เชี่ยวชาญ

  • มีเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่าย และไม่ต้องการการเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่นมากนัก

เลือก ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EMDS หากองค์กรของคุณ...

  • เป็น องค์กรขนาดใหญ่ หรือมีหลายสาขา ต้องการระบบที่สามารถจัดการเอกสารขนาดมหาศาลได้

  • ต้องการ Workflow Automation และการกำหนดเส้นทางอนุมัติที่ซับซ้อน

  • ต้องการเชื่อมต่อกับ ERP, CRM, HRM หรือระบบธุรกิจอื่น ๆ เพื่อให้ข้อมูลเชื่อมโยงกัน

  • มีมาตรฐานความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น ต้องปฏิบัติตาม GDPR, PDPA หรือ ISO 27001

ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-695-1553 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

สรุป

ทั้ง DMS และ EMDS มีความสำคัญต่อการบริหารเอกสารในองค์กร แต่การเลือกใช้งานขึ้นอยู่กับ ขนาดของธุรกิจ ความซับซ้อนของกระบวนการ และความต้องการในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ หากองค์กรของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องการระบบจัดเก็บเอกสารแบบง่าย ๆ DMS อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการจัดการเอกสารแบบครบวงจร และต้องการความปลอดภัยระดับสูง EMDS จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า

ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบใด การนำ DMS หรือ EMDS มาใช้ย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความคล่องตัวให้กับธุรกิจของคุณ