Home » บทความ » ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?

ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?

เบื่อไหมกับการจัดการเอกสารที่มีมากในองค์กรของคุณ ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่มีมากในองค์กร ให้สามารถแบ่งปันเอกสารให้ผู้อื่น ตามสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร เช่น อ่านอย่างเดียว ดาวน์โหลดได้ ลบไฟล์ได้ แก้ไขได้ ติดลายน้ำให้กับไฟล์ ไม่ต้องนั่งปวดหัวกับการบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบเดิม ๆ อีกทั้งยังรองรับการทำงานในลักษณะเว็บแอพพลิเคชั่น เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ทำงานอย่างไร

ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ได้ถูกพัฒนาบนพื้นฐานที่ต้องการให้การจัดการเอกสารง่ายและสะดวกรวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้ระบบบริหารจัดการเอกสารของคุณ ทำให้ระบบของเรามีฟังก์ชั่นที่หลากหลายมากที่สุดในตลาดเมื่อเทียบกับราคาของตัวระบบ

ทำไมต้องเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ?

  • ค้นหาเอกสารรวดเร็วทันใจ

    เอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บโดยคำนึงถึงความสะดวก รวดเร็วในการเรียกใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญอย่าง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชี รายงานการประชุม เอกสารทางกฏหมาย หรือเอกสารที่มีความคล้ายคลึงกัน การค้นหาเอกสารบางอย่างจากเอกสารธุรกิจในจำนวนมากๆ อาจเป็นเรื่องยาก หรืออาจจะแทบเป็นไปไม่ได้เลย ที่จะทำการค้นหา แต่ถ้าคุณมีระบบจัดการเอกสารที่ดีอย่าง ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะช่วยให้คุณค้นหาเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วทันใจ และแม่นยำ

  • ควบคุมเวอร์ชั่นของเอกสาร
    เมื่อต้องมีการจัดเก็บเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่น เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการปรับปรุงแก้ไขล่าสุด รวมถึงมีบันทึกการปรับปรุงแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งด้วย ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะทำให้การระบุเวอร์ชั่นเอกสารไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
  • เพิ่มความปลอดภัยให้เอกสาร
    การเก็บรักษาเอกสารกลายมาเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งต่อมาตรฐานการประกอบการ เอกสารปกติมีทั้งที่เป็นความลับทางธุรกิจและข้อมูลลับเฉพาะอื่นๆ เช่น สูตรของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงาน หากผู้ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ก็อาจสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจหรือละเมิดกฎหมายได้ ด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM คุณจะแน่ใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับได้นอกจากนี้ ต้องแน่ใจว่าเอกสารจะปลอดภัยจากภัยพิบัติอย่างอัคคีภัยและอุทกภัย BeeECM มีประสิทธิภาพช่วยคุณกู้คืนเอกสารในกรณีเกิดภัยพิบัติได้อย่างง่ายดายกว่าที่เคย
  • เรียกดูเอกสารออนไลน์
    ผู้ใช้สามารถเรียกดูเอกสารออนไลน์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วเปิดไฟล์ในแอพพลิเคชั่นอื่น นอกจากนี้ยังสามารถเรียกดูไฟล์ในฟอร์แมตอื่น ๆ อย่าง Office ไฟล์ภาพ รูปถ่าย เอกสารที่ได้รับการสแกน ไฟล์วีดีโอ และไฟล์เสียง ด้วยระบบบริหารจัดการเอกสาร BeeECM ได้อีกด้วย
  • ลดค่าใช้จ่าย
    การบริหารจัดการเอกสารทางธุรกิจจำนวนมากมาพร้อมกับภาระค่าใช้จ่ายที่มากพอสมควร เมื่อองค์กรของคุณใช้วิธีการจัดการเอกสารแบบกระดาษ คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับกระดาษ หมึกพิมพ์ แฟ้มงาน ตู้จัดเก็บเอกสาร รวมไปถึงพื้นที่จัดเก็บเอกสารอาจจะมากตามไปด้วย หรือแม้แต่กระทั่งการจ้างพนักงานเข้ามาจัดการเอกสาร แม้จะใช้งานระบบอิเล็กทรอนิกส์คุณก็ต้องใช้คอมพิวเตอร์ สื่อบันทึกข้อมูล และเจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลระบบ แต่ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยตอบสนองความต้องการด้านการจัดเอกสารอย่างครอบคลุม

บริหารจัดการเอกสารของคุณด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร

  • ยกระดับการติดต่อประสานงานภายในองค์กรของคุณ
    หมดกังวลเรื่องการสื่อสารที่ผิดพลาด ด้วยเครื่องมือมากมายเพื่อการประสานงานในทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการไหลเวียนของข้อมูลภายในองค์กรของคุณ
  • จัดระเบียบและจัดสรรทรัพยากรในองค์อย่างง่ายดาย
    ให้พนักงานภายในองค์กรของคุณรับรู้ทุกความเป็นไปขององค์กร ด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
  • แบ่งเบาภาระฝ่ายบุคคลเรื่องการแจ้งข่าวสารแก่พนักงานภายในองค์กร
    ปฎิทินการนัดหมายงาน หรือข่าวสารที่จะแจ้งพนักงานภายในองค์กร มาพร้อมกับระบบการแจ้งเตือนให้ทุกคนในองค์กรไม่พลาดทุกเหตุการณ์สำคัญ
  • นำความรู้และประสบการณ์ทางธุรกิจอันมีค่าขององค์กรกลับมาใช้ใหม่
    ด้วยระบบค้นหาขั้นสูงของ BeeECM ไม่ว่าชื่อหรือ และข้อมูลของใครหรือไฟล์ใดก็หาพบแบบรวดเร็ว ให้องค์กรนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่ได้
  • บริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรอย่างปลอดภัย
    ด้วยระบบจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย และค่าใช้จ่ายที่ประหยัดลงไปเมื่อเทียบกับการจัดการข้อมูลแบบเก่า มั่นใจได้ว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลเท่านั้นจึงจะมีสิทธิ์เข้าถึงและการใช้งานข้อมูลของคุณ
  • หมดกังวลเรื่องไฟล์เอกสารสูญหาย
    BeeECM จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างเป็นไปตามหลักสากล มีความปลอดภัย จัดเก็บข้อมูลทุกแหล่งที่มาอย่างปลอดภัยไว้ในที่เดียวกัน
  • คุณสมบัติเฉพาะของระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM
    สร้างไฟล์ใหม่ง่ายๆ แล้วใช้งานร่วมกันภายในองค์กร หรือทำการแก้ไขเอกสารได้ทันทีจากในระบบ
  • บริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร
    เพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบจัดการเอกสารที่เชื่อถือได้ ช่วยให้คุณมั่นใจว่างานเอกสารของคุณจะถูกจัดการโดยไม่เกิดปัญหาใดใด

ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ตอบโจทย์ทุกปัญหา

  • จัดเก็บ (Storage) :
    ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ค่าอุปกรณ์ และแรงงานในการจัดเก็บเอกสาร
  • จัดการ (Organization) :
    ช่วยคุณจัดการเอกสาร คุณสามารถแบ่งเอกสารให้จัดเก็บตามประเภท ช่วยให้เอกสารเหล่านี้ง่ายต่อการเรียกใช้งานเอกสาร
  • จัดหาเอกสารที่ต้องการ (Finding Needed Documents) :
    เมื่อเอกสารที่คุณจัดเก็บมีจำนวนมากขึ้น คุณต้องออกแรงจัดการรเบียบกระดาษเอกสาร ด้วยวิธีใดก็ตามที่จะสามารถเรียกใช้เอกสารนั้นๆ ได้อย่างรวดเร็วฉับไวเมื่อต้องการ แต่หากคุณเลือกระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM เข้ามาช่วยในเรื่องการจัดการเอกสาร BeeECM จะจัดการเอกสารแทนคุณได้เกือบทั้งหมด
  • จัดระบบหมุนเวียนเอกสาร (Workflow Issues) :
    ไม่ว่าคุณจะประกอบกิจการใด ตามปกติแล้วเอกสารต้องเสียเวลาถูกส่งต่อผ่านพนักงานแต่ละคนกว่าจะไปถึงจุดหมาย ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะสามารถบริหารจัดการวงจรเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายจิปาถะลงได้
  • จัดระเบียบ (Procedures) :
    BeeECM จะช่วยจัดระเบียบว่าเอกสารไหนสำหรับใคร และใครมีสิทธิ์เข้าไปจัดการเอกสารนั้นบ้าง
  • จับมือกัน (Collaborative Working) :
    เมื่อต้องจัดทำเอกสารที่ใช้งานร่วมกันหลายฝ่าย BeeECM จะเปลี่ยนขั้นตอนการจัดการเอกสารที่ใช้งานร่วมกันให้เป็นเรื่องง่าย
  • จับตามอง (Security Concerns) :
    แน่นอนว่าคุณไม่ต้องการให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตมาเข้าถึงเอกสารของคุณ รวมถึงกรณีผู้ที่ได้รับอนุญาตมายุ่งเกี่ยวกับเอกสารโดยไม่สามารถตรวจสอบได้ BeeECM มีระบบจัดการการเข้าถึงเอกสาร และระบบจัดการ Log file ที่จะสามารถตรวจสอบได้ว่า ใครทำอะไรกับเอกสารบ้าง
  • จ้องระวังรักษา (Preservation)  :
    เอกสารกระดาษย่อมเสื่อมสภาพไปตามกาลเวลา นอกจากนี้ยังอาจเสียหาย หรือสูญหายไปกับภัยพิบัติต่างๆ ดังนั้นระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะช่วยคุณขจัดปัญหาเหล่านี้ทิ้งไป
  • จัดตั้งนโยบาย (Policies) :
    การตัดสินใจอย่างมีระเบียบแบบแผนและคำสั่งที่ชัดเจนจำเป็นต่อเรื่องการกำหนดระยะเวลาการใช้งานเอกสาร หรืออายุจัดเก็บของเอกสาร

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM

  1. ลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร ไม่ต้องรับภาระค่ากระดาษ ค่าตู้เก็บเอกสาร และค่าจ้างพนักงานจัดเก็บเอกสาร และไม่ต้องใช้พื้นที่จำนวนมากในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป
  2. สร้างเสริมประสิทธิภาพการจัดการเอกสาร และพัฒนาระบบหมุนเวียนเอกสาร ให้รวดเร็วต่อสิ่งอำนวยความสะดวกเฉพาะตัวของ BeeECM
  3. รักษาความปลอดภัยอย่างเหนือกว่าด้วยการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
  4. คุณจะได้รับประโยชน์ที่เหนือกว่าเหล่านี้จากการเลือกใช้ DMS ที่ถูกต้องภายใต้การใช้งานที่เหมาะสม

บ่อยครั้งที่เราคิดว่าการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลเป็นเรื่องของการแปรสภาพเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล แต่ในความเป็นจริงยังรวมถึงเรื่องการรักษาความปลอดภัย การกู้คืนระบบจากความเสียหายทางภัยพิบัติ การประสานงานระหว่างกัน ระบบสืบค้นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และการบริหารจัดการงานพิมพ์อีกด้วย

สรุป

ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM เหมาะสำหรับทุกองค์กร ทุกบริษัทที่ต้องการใช้งานเอกสารร่วมกัน โดยเฉพาะเอกสารที่เป็นส่วนสำคัญในการทำงาน การหมุนเวียนเอกสารไปยังทุกระดับพนักงานในองค์กรของคุณจะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แน่ใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ราบรื่น เพราะเอกสารสำคัญของคุณจะถูกรวบรวมสำรองไว้เพื่อป้องกันการสูญหายจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้