ในขณะที่โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ และลดขยะโดยการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด หนึ่งในกระบวนการที่เติบโตอย่างมากในช่วงระยะเวลาไม่กี่ปีที่ผ่านมา คือ การเซ็นเอกสารออนไลน์ ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสม องค์กรจะสามารถประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
แต่ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มีตัวเลือกในท้องตลาดมากมาย คุณจะเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรได้อย่างไร BeeECM จะแนะนำขั้นตอนการเลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสำหรับองค์กรของคุณ
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
ต้องรู้ว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร?
ก่อนที่คุณจะตัดสินใจนำระบบเซ็นเอกสารออนไลน์มาใช้ในองค์กร คุณจะต้องเข้าใจ และวางเป้าหมายก่อนว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร? ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญดังนี้
- จำนวนผู้ลงนาม พิจารณาจำนวนผู้ที่จะลงนามในเอกสารเป็นประจำ
- ประเภทเอกสาร ให้นึกถึงประเภทเอกสารที่ต้องลงนาม และระบบที่คุณกำลังพิจารณาสามารถจัดการได้หรือไม่
- ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ประเมินความต้องการทางด้านความปลอดภัยในองค์กรของคุณ รวมไปถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการเข้ารหัส
- การผสานรวมกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร พิจารณาว่าว่าระบบลงนามเอกสารออนไลน์จะสามารถผสานรวมเข้าระบบอื่น ๆ ที่คุณใช้ได้หรือไหม ตัวอย่างเช่น DMS หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ
- ความเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบใช้งานง่าย และพนักงานของคุณไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการใช้งานระบบ
เลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่ต้องการ
เมื่อมีความเข้าใจความต้องการขององค์กรแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มประเมินระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบต่าง ๆ ประเด็นสำคัญที่คุณจะต้องพิจารณาได้แก่
- ความปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือกมานั้นมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย
- ใช้งานง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน และพนักงานสามารถเข้าใจระบบ และใช้งานได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว และง่ายดาย
- การผสานระบบรวมเข้ากับระบบอื่น ควรมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบจัดการเอกสารได้ อย่างระบบ DMS เป็นต้น
- การสนับสนุนลูกค้า พิจารณาการดูแลระบบหลังการขายที่ผู้ขายเสนอให้ ว่ามีการดูแลอย่างไร และมีการรับประกันระบบระหว่างใช้งานให้หรือไม่ ควรพิจารณาตามความเหมาะสม
- ราคา เปรียบเทียบราคาของระบบต่าง ๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความคุ้มค่าสูงสุดสำหรับเงินที่จ่ายไป
สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
ฟังก์ชันที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
เมื่อพิจารณาตามความต้องการขององค์กรตามที่กล่าวมาแล้ว ต่อไปคือการพิจารณาฟังก์สำคัญที่ควรมีในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ว่าควรมีฟังก์อะไรบ้าง
- ฟังก์ชันการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสาร ระบบควรมีความสามารถในการอัพโหลด และจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud หรือจัดเก็บบน Server ขององค์กร
- การสร้างลายเซ็น ความสามารถในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล รวมทั้งหลายเซ็นแบบรูปภาพ และข้อความ
- การรับรองความถูกต้องของลายเซ็น มีกระบวนการที่ปลอดภัยสำหรับการตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม และทำให้มั่นใจว่าเอกสารที่ถูกลงนามไปนั้นจะไม่สามารถถูกแก้ไขได้
- การจัดการลายเซ็น มีความสามารถในการจัดการกระบวนการลายเซ็น รวมถึงการส่งคำขอลายเซ็น การติดตามสถานะ และการจัดการการรับรองความถูกต้องของลายเซ็นผู้ลงนาม
- การทำงานรวมกันของเอกสาร มีความสามารถสำหรับหลายฝ่ายในการตรวจสอบ ใส่คำอธิบายประกอบ และลงนามในเอกสารตามลำดับ หรือพร้อมกัน
- การควบคุมเวอร์ชัน มีความสามารถในการติดตามการเปลี่ยนแปลง และรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสารทุกเวอร์ชัน
- เส้นทางการตรวจสอบ มีการจัดเก็บบันทึกที่ครอบคลุมของการดำเนินการทั้งหมดในเอกสาร รวมไปถึงผู้ลงนามว่าเมื่อใด และจากที่ไหน
- การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร มีความสามารถในการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสาร รวมถึงการตั้งค่าการอนุญาต และการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- การบูรณาการ มีความสามารถในการรวมเข้ากับระบบซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การวางแผนทรัพยากรขององค์กร หรือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
หลายคนอาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ และนี้คือคำถาม และคำตอบที่เรารวบรวมทุกข้อสงสัยมาไว้ในบทความนี้แล้ว
ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ทำงานอย่างไร?
ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ มีความสามารถในการเซ็นเอกสารออนไลน์ สามารถอัพโหลดไฟล์เอกสารไปยังระบบ เชิญผู้ลงนาม และติดตามกระบวนการลงนาม เมื่อผู้ลงนามทั้งหมดลงนามในเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ
ถาม : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่?
ตอบ : ความปลอดภัยของระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ขึ้นอยู่กับผู้ขาย คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกระบบที่ผู้ขายมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนสองขั้น และการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย
ถาม : สามารถรวมระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เข้ากับระบบอื่นได้หรือไม่?
ตอบ : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์บางระบบสามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น CRM หรือระบบจัดการเอกสารของคุณ ควรมองหาระบบที่ทำงานร่วมกับระบบที่คุณใช้ได้อย่าลงตัว
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
การเลือกระบบลงนามเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร เมื่อมีความเข้าใจความต้องการ และประเมินระบบต่าง ๆ คุณจะสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้ และเลือกระบบที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรได้
หากองค์กรของคุณกำลังมองหา ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ BeeECM เราให้บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วน และมีคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เรายินดีให้คำปรึกษา คลิกที่นี้ หรือโทร. 02 551 2097 ต่อ 601
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
