Workflow คืออะไร ?
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
Workflow กับการบริหารจัดการสำหรับองค์กร
Workflow สำหรับองค์กร สามารถช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรนั้นดำเนินไปอย่างเป็นระบบ ตามขั้นตอน และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้ด้วย ดำเนินไปอย่างมีมาตราฐาน เป็นขั้นตอน มีประสิทธิภาพ ไม่เฉพาะบางธุรกิจ แต่ Workflow สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ
Workflow ประกอบด้วย รูปแบบการจัดระเบียบ และการจัดรูปแบบที่ซ้ำกันได้ ซึ่งใช้งานได้โดยการจัดการโครงสร้างทรัพยากรอย่างเป็นระบบ ให้บริการหรือประมวลผลข้อมูล สามารถอธิบายได้ว่าเป็นลำดับ การปฏิบัติงานการทำงาน ของบุคคลหรือกลุ่มการทำงาน ขององค์กร ของพนักงานหรือกลไก ที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนอย่างน้อยหนึ่งอย่าง
ประโยชน์หลัก ๆ ของระบบงาน Workflow คือ การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงาน และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร
สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..
คุณสมบัติของ Workflow
การเลือกใช้งาน Workflow ต้องคำนึงถึงคุณสมบัตินี้เป็นหลัก เพื่อการที่ตอบโจทย์กับองค์กรมากที่สุด มีคุณสมบัติอะไรบ้าง มาดูกัน
- จัดการงานเอกสารแบบครบวงจร ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเอกสารหรือนำเข้าเอกสาร พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น และแจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
- การควบคุม Version และการปรับปรุงเอกสาร ระบบจะควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ
- รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น Microsoft Office 2003, 2007, PDF, WordPerfect, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่น ๆ อีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป
- แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างอิสระ โดยระบบจะควบคุม Version ของฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็ว ทั่วทั้งองค์กร
- ระบบความปลอดภัย เพื่อความมั่นใจในการใช้งาน การควบคุมความปลอดภัยแบบ Password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิและการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น
- การติดตามสถานะงานแบบ Real Time ผู้ใช้สามารถตรวจสอบ และติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้ผู้ที่มีสิทธิในการดูแลระบบยังสามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลง ตัวผู้อนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัยที่เป็นอุปสรรคในเส้นทางเดินเอกสาร
- การค้นหาและเรียกดูเอกสาร
– สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่ายและแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
– สามารถเพิ่มเติมฟิลด์ข้อมูลของงานและเอกสารแต่ละประเภทได้ และสามารถระบุได้ว่าฟิลด์นั้นเป็นชนิดใด เป็นฟิลด์ข้อมูลบังคับหรือไม่ และสามารถใช้เป็นเงื่อนไขในการค้นหาได้ ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ไม่จำกัด - การค้นหาแบบระบุคำค้น ผู้ใช้สามารถค้นหางานหรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์ก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบรายงานและสถิติ
– ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและสถิติเบื้องต้น เพื่อช่วยวิเคราะห์ความถี่ของการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ ขององค์กร ในความสัมพันธ์เชิง ประเภทของเอกสาร แผนก เรื่องของเอกสาร หรือระยะเวลาที่รอการอนุมัติเพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถคาดการณ์ และกำหนดทิศทางขององค์กรได้
– ระบบจะเก็บประวัติการเข้าดู รวมถึงการสั่งพิมพ์และ download ของเอกสารแต่ละฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบเอาไว้ด้วย - ระบบ Workflow อัจฉริยะ
– มีระบบ Workflow เพื่อการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ โดยระบบ Workflow สามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้
– เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่างๆ เสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่กำหนด Workflow มีระบบช่วยเตือนผ่านทางอีเมล สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ - ก้าวไปข้างหน้ากับระบบ Paperless แบบสมบูรณ์ ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปในองค์กร เช่น ระบบ ERP และระบบ HRMS เป็นต้น
อ่านเพิ่มเติม : เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
10 เหตุผลที่ workflow สามารถช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจได้
- Workflow ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน ทำให้สามารถคัดแยกและกำจัดขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในกระบวนการออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน
- ขั้นตอนของงานแต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังบุคลากรที่มีทักษะการทำงานที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมายให้ใครก็ได้ที่ว่างอยู่หรือที่ต้องการจ่ายงานให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้
- ผู้บริหารสามารถให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ ดีกว่าที่จะต้องมาทำงานระดับปฏิบัติทั่วไปทุก ๆ วัน หรือมาคอยแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจได้
- Workflow ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบสำหรับข้อกังขาหรือประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง Workflow จึงช่วยให้ผู้ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขีดความมั่นใจในการรับมือกับประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานที่ทำสำเร็จ
- Workflow ช่วยตอบคำถามต่าง ๆ เช่น
– ที่จริงแล้วงานที่ฉันจะต้องทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง ฉันกำลังจะทำงานนี้เพื่อใครบ้าง
– ฉันควรจะใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินงานขั้นตอนนี้
– มีใครอีกบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนี้
– ถ้าฉันตัดสินใจดำเนินงานไปแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร เป็นต้น
- Workflow กำกับการทำงานตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงานไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจผิดพลาดได้ง่ายเพราะมนุษย์) และผ่านการตรวจเช็คทุกสิ่งที่ควรทำจนครบในขั้นตอนนี้แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
- ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร ทำให้ลดการสูญเสียและประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไปตามขั้นตอนภายในกระบวนการ Workflow อย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้างแช่ที่หน่วยงานใดเพื่อรอส่งต่อออกไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หาย หรือลืมทิ้งไว้ได้
- ทำให้มองเห็นกระบวนงานได้ชัดเจน สามารถจะติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ
- การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล จะสามารถตัดสินใจได้ผ่านระบบงาน Workflow บนพื้นฐานของข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถสร้างขึ้นได้เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์
- เนื่อง Workflow นั้นเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการและสิ่งต่างๆที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร
สรุป
จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า ระบบ Workflow นั้นค่อนข้างที่จะมีความสำคัญต่อการทำงานภายในองค์กรอย่างมาก ช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยลดการสูญเสีย ประหยัดเวลาในการทำงาน ลดขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน หรือไม่จำเป็น ช่วยประหยัดงบประมาณการดำเนินงานและช่วยเสริมให้องค์กรเติบโตและพัฒนาได้ดียิ่งขึ้น
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
