ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
ทำไมองค์กรต้องปรับเปลี่ยนระบบ Paper ไปสู่ระบบดิจิทัล?
จริง ๆ แล้วในปัจจุบันหลาย ๆ อย่างรอบตัวเราก็เริ่มที่จะปรับเปลี่ยนมาเป็นระบบดิจิทัลแล้วโดยที่เราไม่ทันสังเกต เช่น ในการฟังเพลงที่ปรับเปลี่ยนมาเป็นระบบดิจิทัลแทนที่แผ่นซีดีซึ่งก็มีผลตอบรับที่ดีมาก ผู้ฟังปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็ว นั่นก็เพราะระบบดิจิทัลมีความง่ายในการเข้าถึง และตอบโจทย์ผู้ฟังเป็นอย่างมาก ซึ่งตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นได้ว่าการปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลนั้นสำคัญมากขึ้น หากองค์กรใดไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ดูเหมือนจะล้าหลังมากกว่าคู่แข่ง
ก่อนที่จะปรับเปลี่ยนองค์กรไปสู่ยุคดิจิทัลให้สำเร็จได้นั้น จะต้องได้รับพิจารณาเรื่องที่มีความสำคัญมากอยู่ 3 เรื่อง ได้แก่
1. Customer Experience
ประสบการณ์ของลูกค้า คือส่วนที่ลูกค้าจะได้รับจากองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสาร การทำธุรกิจร่วมกัน ไปจนถึงการส่งมอบสินค้าและบริการ
2. Operational Processes
กระบวนการปฏิบัติงาน คือส่วนที่เป็นกระบวนการดำเนินงานที่นำเอาเทคโนโลยีดิจิทัล เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน เรียกได้ว่าเป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะในส่วนนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าจะต้องใช้เครื่องมือชนิดใดเพื่อที่จะเข้ามาปรับเปลี่ยนการดำเนินงานไปสู่ระบบดิจิทัล
3. Business Model
โมเดลของธุรกิจ เกิดจากการนำประสบการณ์ของลูกค้า และกระบวนการปฏิบัติงานมาพัฒนาเป็นโมเดลธุรกิจใหม่ที่ขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัล
ขั้นตอนการทำ Transformation สู่ระบบดิจิทัล
หลังจากองค์กรมีนโยบายพิจารณาที่จะทำ Digital Transformation เพื่อปรับเปลี่ยนระบบในองค์กรแล้ว ก็จะมาดูขั้นตอนในการที่จะเริ่มทำการ Transformation ได้แก่
1. เตรียมความพร้อมให้บุคลากรสำหรับการทำ Digital Transformation
บุคลากร คือ ส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร และบุคลากรก็เป้นส่วนที่ยากที่สุดในการเปลี่ยนแปลงการทำงาน ดังนั้นจึงมีกระบวนการปรับความพร้อมให้บุคลากรแบ่งออกได้เป็นดังนี้
- พัฒนาบุคลากรให้มีความพร้อมที่จะเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ถ้าหากกระบวนการนี้สามารถทำให้สำเร็จไปอย่างรวดเร็ว ก็จะมีผลทำให้ Digital Transformation สำเร็จได้เร็วมากขึ้น
- พัฒนากรอบความคิดของบุคลากรให้มีความพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล
- พัฒนา Skill ให้กับบุคลากรควบคู่ไปกับการปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ซึ่งกระบวนการนี้อาจต้องใช้เวลาในการศึกษาของบุคลากร แต่หากองค์กรต้องการเพิ่มความสามารถให้กับบุคลากร อาจต้องมีสิ่งเพื่อเพิ่มแรงจูงใจให้กับบุคลากรมากยิ่งขึ้น
2. ปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานให้พร้อมสำหรับการทำ Digital Transformation
สภาพแวดล้อมนั้นจะนับรวมไปถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ อย่างการปรับเปลี่ยนการทำงานในองค์กร หรือในแผนกย่อย ๆ ในองค์กร โดยกระบวนการทำงานใหม่จะต้องสอดคล้องกับหลักการทำ Digital Transformation
3. การนำระบบดิจิทัลเข้ามาในธุรกิจ
การนำเอาระบบดิจิทัลเข้ามาปรับใช้ในองค์กรจริง โดยขั้นตอนนี้เกือบทุกกระบวนการทำงานจะเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลทั้งสิ้น เช่น ระบบเอกสาร ก็จะมี e-Document เข้ามาแทนที่การใช้กระดาษ ระบบการบันทึกข้อมูล ก็จะมีระบบ Cloud เข้ามาทำงานแทน เป็นต้น
จะเห็นว่าหากองค์กรปฏิบัติครบทั้ง 3 กระบวนการ การปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลนั้นจะสำเร็จได้อย่างสมบูรณ์แบบ แล้วหากองค์กรขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัลอย่างเต็มตัวแล้ว จะมีผลดีอย่างไรบ้าง?
สนใจระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
ข้อดีของการทำ Digital Transformation
- ลดขั้นตอนในการทำงาน เพราะเมื่อข้อมูลถูกปรับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรก็จะสามารถทำได้ง่ายขึ้น สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
- การเข้าถึงข้อมูล และเอกสารจะรวดเร็วขึ้น เพราะข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บอยู่บนระบบ Cloud นั่นหมายความว่าบุคลากรที่มีสิทธิ์จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อ และสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในองค์กรตลอดเวลา
- เพิ่มความรวดเร็ว และความปลอดภัยให้เอกสารเก่า เป็นอีกหนึ่งข้อดีที่สำคัญของการใช้ระบบดิจิทัล ที่จะมีการทำ Backup ข้อมูลไว้อยู่เสมอ ซึ่งหากมีเอกสารเก่าจำนวนมากก็อาจจะมีการสร้าง Database เข้ามาช่วยบริหารจัดการข้อมูลได้อีกทาง
- เพิ่มความถูกต้อง และแม่นยำในการทำงาน นั้นก็เพราะระบบดิจิทัลจะมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่เข้ามาช่วยในการประมวลผล หรือการตรวจสอบข้อผิดพลาด ทำให้ลดการข้อผิดพลาดของข้อมูลได้อีกหลายเท่าตัว
- ประหยัดค่าใช้จ่าย ซึ่งหากจะให้เห็นภาพชัด ๆ องค์กรอาจจะมองที่ระบบ Paperless ที่ไม่ต้องใช้กระดาษอีกแล้ว จึงทำให้ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ลดลงไป ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าเช่าพื้นที่เพื่อจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ รวมไปถึงค่าบำรุงรักษาอื่น ๆ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ เพราะระบบดิจิทัลมีการเข้าถึงข้อมูลที่ง่าย ทำให้ผู้มีอำนวจ หรือผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมด และวิเคราะห์ข้อมูลได้ในเวลาอันรวดเร็ว สร้างมาตรฐาน และความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
จากประโยชน์ของการทำ Digital Transformation ยังมีข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งด้วยเหตุผลเหล่านี้น่าจะเพียงพอให้องค์กรหลาย ๆ องค์กรตัดสินใจปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลมากขึ้นในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ขนาดกลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดเล็ก
ดังนั้นการทำ Digital Transformation ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็นเร่งด่วนเป็นอย่างมากในการปรับเปลี่ยนไปสู่องค์กรดิจิทัล ซึ่งหากองค์กรใดยังไม่ตัดสินใจเริ่มปรับเปลี่ยน หรือเริ่มปรับเปลี่ยนช้า ก็อาจส่งผลให้คู่แข่งนำหน้าเราไป และแย่งลูกค้าไปจนหมด อย่างเลวร้ายที่สุดธุรกิจอาจไปต่อไม่ไหวเลยก็ได้
BeeECM ให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
