ธุรกิจหลาย ๆ ธุรกิจ คงจะเคยได้ยินหรือว่าเคยใช้งานระบบจัดการเอกสาร เครื่องมือที่ช่วยจัดการเอกสารให้อยู่ในมาตรฐาน ISO ในบทความนี้เราจะพูดถึงเครื่องมือจัดการเอกสารบนมาตราฐาน ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยของธุรกิจยุคใหม่ เรียกได้ว่าองค์กรไหนที่นำเอาระบบจัดการเอกสารเข้ามาใช้งาน ถือว่าธุรกิจนั้นก้าวหน้าไปอีกขั้นหนึ่งแล้วสำหรับการจัดการ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีที่ในปัจจุบันโลกของการแข่งขันทางธุรกิจนั้นสูงอยู่ทีเดียว การที่เลือกใช้ระบบจัดการเอกสารถือเป็นทางเลือกที่ดีในการก้าวไปอีกขั้นของการทำธุรกิจ
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร ?
ระบบจัดการเอกสาร ISO คือ ซอฟต์แวร์ที่เป็นระบบการทำงานที่ออกแบบมา โดยมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็นการช่วยจัดการเรื่องงานเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การค้นหา การแก้ไข หรือแม้กระทั่งการแชร์ไฟล์เอกสารให้ใช้งานร่วมกัน ตลอดจนช่วยติดตามเอกสาร ตรวจสอบ พร้อมทั้งการแก้ไขปัญหาเมื่อเจอข้อผิดพลาด เพื่อให้การดำเนินงานด้านเอกสารมีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ISO
อ่านเพิ่มเติม : จัดการเอกสารตามหลักมาตรฐาน ISO 9001 (Document Management)
คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ISO
ระบบจัดการเอกสาร ISO มีคุณสมบัติการใช้งานที่น่าสนใจหลายอย่างและเป็นข้อดีที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรมากมาย มีอะไรบ้างที่เป็นสุดยอดคุณสมบัติ วันนี้เราคัดเลือกคุณสมบัติสำคัญมาให้คุณพิจารณาเลือกใช้งานกัน มีอะไรบ้างมาดูกันค่ะ
- ประหยัดเวลา ระบบจัดการเอกสาร ISO ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่ง และดำเนินงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการทำงานบนระบบดิจิตอล ไม่ใช่ในรูปแบบ Manual แบบเมื่อก่อน ซึ่งเรื่องนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด สามารถใช้ระยะเวลาที่เหลือจากการดำเนินงาน นำไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรในเรื่องอื่น ๆ อีกด้วย
- ลดการใช้กระดาษ ระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นระบบการทำงานที่ไม่ใช้กระดาษ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่ง่า Paperless ด้วยเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่เป็นมิตรกับโลก ซึ่งก็ส่งผลดีในด้านธุรกิจด้วย ก็คือช่วยลดต้นทุนในเรื่องของเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่าง ๆ ถือว่าช่วยประหยัดเงินให้องค์กรได้มากที่สุดในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้
อ่านเพิ่มเติม : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสารติดต่อเรา ..
- มีระบบควมบคุมเอกสารที่น่าสนใจ ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของระบบจัดการเอกสาร ISO โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับการบริหารจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร ตามข้อกำหนด ISO 9001 เรื่องควบคุมเอกสารนั่นเอง
โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุข้อกำหนดต่าง ๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธ์ก่อนการประกาศใช้ เอกสารใช้งานงานต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น เอกสารสามารถย้อนกลับไป Version ก่อนหน้านั้นได้ เป็นต้นนอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นหาเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ การดูแลเอกสาร Version ก่อน ๆ ย้อนหลัง ในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดไว้ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดว่ามีใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก - ระบบติดตามเอกสารในองค์กร ระบบจัดการเอกสาร ISO จะมีฟังก์ชัน Internal Audit ที่จะช่วยให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO นั้นถูกต้องยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม หากขยายความก็คือหากบริษัทมีการรวบรวมเอกสารมาตรฐาน ISO แล้วจะต้องมีการตรวจสอบจากยืนยันตัวตนอย่างสม่ำเสมอ อาจปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง
- ซึ่งหากตรวจสอบแล้วบริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจทำให้บริษัทหลุดออกจากมาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะว่าไม่ได้ทำตามขั้นตอนควบคุมคุณภาพ หรือมาตรฐานอื่น ๆ แล้วหัวหน้างานหรือผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไร ว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้นั้นพนักงานในองค์กรได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์
เนื่องจากในข้อกำหนด หรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสาร อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัยอันส่งผลกระทบต่อชีวิตและทรัพย์สิน จึงต้องมี Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กร ว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่
โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่าในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้นจะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุออกมาเป็นข้อว่าจาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจแบบไหน
ระบบจัดการเอกสาร ISO เหมาะกับธุรกิจด้านอุตสาหกรรม การผลิต หรือโรงงานต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องควบคุมคุณภาพ ควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพและคุณภาพไปพร้อม ๆ กัน ถ้าองค์กรอุตสาหกรรมใดมีระบบจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO เป็นตัวช่วย ก็ถือว่าเป็นสัญญาณที่ดีในการมุ่งหน้าเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง
สรุป
ทั้งนี้ระบบการจัดการเอกสาร BeeECM จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กร และให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี
สนใจระบบการจัดการเอกสาร และรับคำปรึกษาด้านระบบจัดการเอกสาร BeeECM ติดต่อ 02-551-2097 ต่อ 601
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
