ในการทำงานร่วมกันกับทีมงานคนอื่น ๆ โปรแกรมจัดเก็บเอกสารและบริหารจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ จะง่ายกว่าไหมถ้าเราสามารถจัดการข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้นอย่างเป็นระบบ และทำงานบนข้อมูลเดียวกันจากทั้งในและนอกออฟฟิศได้เลย

1. ให้การใช้งานที่เป็นปัจจุบัน
   หมดข้อสงสัยว่าเอกสารที่เราใช้งานนั้นเป็นปัจจุบันหรือไม่ เพราะ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะช่วยจัดการเอกสารให้เป็นเวอร์ชั่นล่าสุดในทุกครั้งที่ใช้งาน และที่สำคัญยังรองรับการทำงานบนมาตราฐาน ISO อีกด้วย
2. จะเก็บข้อมูลของเอกสารในมุมไหน ๆ ก็ได้
   บางครั้งเอกสาร 1 ชุด เราก็ต้องการที่จะเก็บ index ของเอกสารนั้น ๆ มากกว่าแค่ชื่อไฟล์ ตัวระบบจัดเก็บเอกสารนี้สามารถจัดเก็บ index ผ่านระบบแท็กได้ไม่จำกัด ต่อไปจะค้นหาเอกสารจากมุมไหนก็ไม่มีปัญหา
3. กำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารมากถึง 15 รูปแบบ
   สะดวก และปลอดภัยกับการกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารในหลากหลายมุมมองมากถึง 15 รูปแบบ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถควบคุมการแจกจ่ายเอกสารได้อย่างปลอดภัยมากขึ้น
4. การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ มากถึง 15 รูปแบบผ่านเมนูการ “แชร์”
   – กำหนดให้ดาวน์โหลด/พิมพ์ ได้หรือไม่
   – กำหนดให้ไฟล์ติดลายน้ำ (Watermark) เมื่อแสดงผล
   – กำหนดให้ดูชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้อย่างเดียว แต่ไม่สามารถ Preview เอกสารได้
   – กำหนดให้สามารถแก้ไขไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้หรือไม่
5. ทำการ Lock เอกสารไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาแก้ไข
   ระบบ Auto Lock จะทำการ Lock เอกสารไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาแก้ไขเอกสาร หากเอกสารนั้นมีผู้ดำเนินการแก้ไขอยู่ ทั้งในกรณี Offline และ Online แต่จะยังสามารถเรียกดูเอกสารนั้นใน Version ล่าสุดได้