Home » บทความ » หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

ปัจจุบันกระแสดิจิตอล 4.0 กำลังเป็นที่พูดถึงอย่างแพร่หลาย แต่ละองค์กรกำลังปรับตัวเพื่อให้ทันกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการทำงาน ปรับเปลี่ยนการทำงานให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอลมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการทำงานที่เปลี่ยนจากการใช้กระดาษเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ มาอยู่ในรูปแบบ Paperless โดยใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยลง เพื่อลดภาระค่าใช้จ่าย รวมไปถึงค่าบำรุงรักษาสถานที่จัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นลง
แต่อย่างไรก็ตาม หลายอองค์กรก็ยังประสบปัญหา ในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษที่เคยใช้มาก่อน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลภายในองค์กร เอกสารเกี่ยวกับงานบัญชี เอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เมื่อคุณเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM
โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM มีรูปแบบการใช้งานตอบโจทย์เกี่ยวกับงานจัดการเอกสารมากที่สุด ช่วยให้คุณจัดการเอกสารที่มีมากมายในองค์กรของคุณได้ง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา

เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!

จัดการเอกสารให้ทุกอย่างเป็นระบบ

  1. ระบบแท็กอัจฉริยะ
    หาเอกสารเจอเสมอ ด้วยระบบจัดการแท็ก และค้นหาจาก เนื้อหาไฟล์ และป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานสร้าง Tag ที่ไม่จำเป็นขึ้นในระบบ สามารถ เพิ่ม/ลบ/ค้นหา Tag ได้อย่างง่ายดาย
  2. ระบบจัดการเวอร์ชัน
    จะแก้ไขเอกสารกี่เวอร์ชั่น ก็ยังเป็นไฟล์เดียว ที่สามารถย้อนหลัง เอาเวอร์ชั่นเก่าได้ทั้งหมด จบปัญหาไม่รู้ไฟล์ไหนเป็นไฟล์ไหน โดยผู้ใช้สามารถเลือกใช้งาน หรือลบไฟล์ในแต่ละเวอร์ชั่นได้ ผ่านเมนู “จัดการเวอร์ชั่น”
  3. จัดการ Document Archive
    ช่วยในการบริหารจัดการเอกสารที่หมดอายุ และสามารถตั้งค่าอายุเอกสารได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบ โดยเมื่อเอกสารหมดอายุแล้วระบบจะทำการย้ายเอกสารนั้นๆ ไปอยู่ใน “Archive”
  4. ระบบ Auto Lock
    ระบบ Auto Lock จะทำการ Lock เอกสารไม่ให้มีผู้ใช้รายอื่น เข้ามาใช้เอกสารนั้นๆ หากเอกสารนั้นมีผู้ทำการแก้ไขอยู่ (ทั้งกรณี Offline และ Online) แต่จะยังสามารถเรียกดูเอกสารนั้นในเวอร์ชั่นล่าสุดได้
  5. ระบบ Audit Log
    ระบบจัดการ Audit Log สามารถตรวจสอบประวัติ และกิจกรรม การใช้งานของ User ย้องหลัง และสามารถ Export ออกเป็นไฟล์ Excel ได้ และสามารถตั้งค่าระยะเวลาการเก็บรักษา Log ได้
  6. ระบบจัดการ Anti-Capture
    ระบบจัดการ Anti-Capture สามารถตั้งค่าลายน้ำ ระบุข้อความต่างๆ ในลายน้ำได้ ระบุชื้อผู้ใช้เอกสาร-วัน-เวลา ที่เปิดดูเอกสารได้และตั้งค่าขนาดข้อความ ความทึบแสง องศาของข้อความได้
  7. ระบบ Backup and Recovery
    ระบบ Auto Backup and Recovery เพื่อความสะดวก รวดเร็วในการ Backup และ Recovery ข้อมูลของระบบ
  8. ปลอดภัยด้วยระบบการจัดการสิทธิ์

    กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารเฉพาะบุคคล เช่น สามารถดูได้อย่างเดียว หรือสามารถแก้ไขได้ ลบไฟล์ได้ หรือแชร์ไฟล์ได้

จะดีกว่าไหมถ้าเราจะสามารถเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ ได้จากที่ไหนก็ได้ สามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงได้หลากหลาย สามารถจัดเก็บและค้นหาได้อย่างเป็นระบบ

ฟังก์ชัน Add-on Modules เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน

  1. ฟังก์ชัน BeeCapture
    สามารถสแกนเอกสารแบบ Online เพื่อส่งเข้าไปจัดเก็บ ตามโฟลเดอร์ของระบบได้โดยตรง โดยไม่จำกัดจำนวนเครื่องสแกนเอกสาร
  2. ฟังก์ชัน BeeOffice
    สามารถแก้ไขเอกสาร MS-Office, Open Office แบบ Online ผ่าน Google หรือ Microsoft 365 Online
  3. ฟังก์ชัน BeeConnect
    สามารถเชื่อมต่อ LDAP บน Active Directory (AD) ของ Windows เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการจัดการ User รวมกับ Windows ของลูกค้าที่มีอยู่
  4. ฟังก์ชัน BeeIndex
    ช่วยลดเวลาในใส่ Tag หรือ Index ต่าง ๆ ที่จะใส่ในเอกสารนั้นๆ โดยระบบจะทำการใส่ค่า Tag หรือ Index โดยอัตโนมัติตามที่ได้ตั้งเอาไว้
  5. ฟังก์ชัน Bee PDF Plus
    สามารถแก้ไขไฟล์เอกสาร .pdf ได้ ไม่ว่าจะเป็นการแทรกหน้า การหมุนภาพ การลบภาพ ฯลฯ และบันทึกทับไฟล์เดิมพร้อมจัดทำ Version ได้เลย
  6. ฟังก์ชัน Bee CAD View
    สามารถ Preview ไฟล์เอกสารประเภท AutoCAD เช่น DWG บนระบบได้เลย โดยไม่ต้องติดตั้ง Software CAD บนเครื่องผู้ใช้งาน

ฟังก์ชันเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้ง่ายขึ้น

ในการทำงานร่วมกันกับทีมงานคนอื่น ๆ โปรแกรมจัดเก็บเอกสารและบริหารจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ จะง่ายกว่าไหมถ้าเราสามารถจัดการข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้นอย่างเป็นระบบ และทำงานบนข้อมูลเดียวกันจากทั้งในและนอกออฟฟิศได้เลย

  1. ให้การใช้งานที่เป็นปัจจุบัน
    หมดข้อสงสัยว่าเอกสารที่เราใช้งานนั้นเป็นปัจจุบันหรือไม่ เพราะ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จะช่วยจัดการเอกสารให้เป็นเวอร์ชั่นล่าสุดในทุกครั้งที่ใช้งาน และที่สำคัญยังรองรับการทำงานบนมาตราฐาน ISO อีกด้วย
  2. จะเก็บข้อมูลของเอกสารในมุมไหน ๆ ก็ได้
    บางครั้งเอกสาร 1 ชุด เราก็ต้องการที่จะเก็บ index ของเอกสารนั้น ๆ มากกว่าแค่ชื่อไฟล์ ตัวระบบจัดเก็บเอกสารนี้สามารถจัดเก็บ index ผ่านระบบแท็กได้ไม่จำกัด ต่อไปจะค้นหาเอกสารจากมุมไหนก็ไม่มีปัญหา
  3. กำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารมากถึง 15 รูปแบบ
    สะดวก และปลอดภัยกับการกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสารในหลากหลายมุมมองมากถึง 15 รูปแบบ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถควบคุมการแจกจ่ายเอกสารได้อย่างปลอดภัยมากขึ้น
  4. การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ มากถึง 15 รูปแบบผ่านเมนูการ “แชร์”
    – กำหนดให้ดาวน์โหลด/พิมพ์ ได้หรือไม่
    – กำหนดให้ไฟล์ติดลายน้ำ (Watermark) เมื่อแสดงผล
    – กำหนดให้ดูชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้อย่างเดียว แต่ไม่สามารถ Preview เอกสารได้
    – กำหนดให้สามารถแก้ไขไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้หรือไม่
  5. ทำการ Lock เอกสารไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาแก้ไข
    ระบบ Auto Lock จะทำการ Lock เอกสารไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาแก้ไขเอกสาร หากเอกสารนั้นมีผู้ดำเนินการแก้ไขอยู่ ทั้งในกรณี Offline และ Online แต่จะยังสามารถเรียกดูเอกสารนั้นใน Version ล่าสุดได้

ฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบจัดการระบบได้ง่ายแค่ปลายนิ้ว

  1. ควบคุมอายุเอกสารที่นำเข้าระบบ
    ถ้าไม่มีการกำหนดอายุของเอกสารเลย เอกสารที่ไม่สำคัญนาน ๆ ไป จะกลายเป็นไฟล์ขยะกองโต ที่เราจะต้องเสียพื้นที่ในการจัดเก็บ และเวลาในการจัดการ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM มีความสามารถในการกำหนดอายุเอกสารจะช่วยคุณได้
  2. ยืดหยุ่นกับการจัดการเวอร์ชั่น
    นอกจากเวอร์ชั่นจะทำให้จัดการเอกสารเป็นปัจจุุบันแล้ว หากไม่มีการจัดการเวอร์ชั่น ผู้ดูแลระบบอาจจะปวดหัวอีกยกใหญ่ ระบบจัดการเอกสาร BeeECM จะช่วยให้เราควบคุมระยะเวลาการหมดอายุของเวอร์ชั่น และจำนวนเวอร์ชั่นสูงสุดได้
  3. ผู้ใช้ทำอะไรกับเอกสารเรารู้หมด
    หากระบบการจัดการเอกสารที่คุณใช้อยู่ไม่มี LOG คุณจะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเอกสารนั้น ถูกดำเนินการโดยใคร จะดีกว่าไหมถ้าหากคุณเลือกใช้ระบบการจัดการ BeeECM ที่จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ได้อย่างสะดวกสบาย และยังง่ายดายอีกด้วย

ข้อดีของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

  1. เพิ่มความเร็ว และช่วยให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา
  2. รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
  3. ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น สามารถทำงาน และการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น
  4. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  5. รวบรวมข้อมูลเอกสารไว้ในระบบทำให้พนักงานของทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสาร แชร์และทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่
  6. ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดินหรือเวียนเอกสารระหว่างแผนก
  7. ลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุ และภัยพิบัติ

สรุป

เท่าที่กล่าวมานั้น จะเห็นได้ว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM สามารถจัดการทุกงานเอกสารได้อย่างครบครัน เรียกได้ว่าให้องค์กรของคุณเข้าสู่ยุคดิจิตอล 4.0 อย่างเต็มตัว และมีคุณภาพมากที่สุด