เมื่อการทำชิ้นงานต้องเป็นไปตามกระบวนการ กระบวนการผลิตงาน 1 ชิ้น หรือโครงการสักโครงการในองค์กร คุณคิดว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่ต้องอยู่ในแผนงาน หากเป็นองค์กรเล็ก ๆ ที่มีบุคลากร 5 – 10 คน อาจตอบได้ทันที แต่ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ที่มีบุคลากรมากกว่า 100 ร้อยคนล่ะ อาจจะต้องเปิดผังองค์กรกันเลยทีเดียว
ถ้าหากเป็นองค์กรเอกชนในการทำงานแต่ละครั้งต้องผ่านการจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไข และอนุมัติจากบุคลากรหลายคน หลายฝ่าย หลายตำแหน่งงาน ที่สำคัญยังมีความเข้มงวดเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง และระยะเวลาเป็นพิเศษ ซึ่งด้วยโครงสร้างขององค์กร หรือบริษัทเอกชนที่มีความจำกัดในเรื่องทรัพยากรบุคคล ทำให้ต้องมีการเชื่อมโยง บุคลากร 1 คนอาจรับผิดชอบโครงการมากกว่า 1 โครงการ ทำให้การทำงานต้องมีการส่งงานต่อ ๆ กัน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้แหระที่อาจจะก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ในบางจุด เช่น ประสานงานผิดคน ส่งเอกสารผิดโครงการ หรือข้อมูลหล่นหายหรือตกหล่นระหว่างส่งต่องานกัน เป็นต้น
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
แผนกที่หากว่าผิดพลาดแล้วจะเกิดความเสียหายสูง โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ที่บุคลากรต้องใช้ความรอบคอบในกระบวนการทำงาน หรือ Workflow มากเป็นพิเศษ ในการตรวจสอบแบบฟอร์ม อย่างใบเสนอราคา ใบเบิกจ่าย เอกสาร PO หรือ PR รวมไปถึงเอกสารทางการเงินต่าง ๆ ข้อผิดพลาดที่มักเจอบ่อย ๆ ก็คือ บุคลากรต่างแผนกไม่เข้าใจ Workflow ของฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ทำให้เกิดปัญหายื่นหลักฐานไม่ครบ กรอกข้อมูลไม่ชัด แยกเอกสารไม่ตรงตามหมวด หรือจัดส่งเอกสารผิดคน ส่งผลให้เอกสารตกหล่น หรือสูญหายระหว่างทางก่อนถูกส่งถึงบุคลากรที่ต้องรับผิดชอบ
ปัจจัยที่เป็นปัญหาในการทำงาน
- ปัญหาเกี่ยวกับงานเอกสาร
ถึงแม้หลาย ๆ องค์กรเริ่มมีการใช้ทั้งเอกสารแบบกระดาษ และไฟล์ดิจิตอลร่วมกัน เพื่อลดปัญหาเกี่ยวกับเอกสารกระดาษต่าง ๆ สูญหาย แต่ก็ยังคงเจอปัญหาแก้งานซ้ำซ้อน การปรับเปลี่ยนข้อมูลหลายเวอร์ชัน จนเกิดความสับสน งงงวยว่าไฟล์ไหนคืองานล่าสุด และบางทีก็อาจจะลืมไปว่าเอกสารนั้นเก็บอยู่ส่วนไหนบนคอมพิวเตอร์ หรืออยู่ส่วนไหนของสำนักงาน ในกรณีที่องค์กรนั้นไม่ได้มีระบบจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
- ปัญหาที่เกิดจากตัวบุคลากรเอง
ด้วยโครงสร้างองค์กรที่แบ่งการทำงานออกเป็นแต่ละฝ่าย แต่ต้องมีการประสานงานทั้งคนภายในและภายนอก โดยขั้นตอนนี้อาจเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด บุคลากรฝ่ายอื่นไม่เข้าใจถึงแผนงาน ได้รับข้อมูลการส่งต่องานไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่เข้าใจหลักการทำงาน หรือ Workflow ที่แท้จริง เกิดเป็นปัญหาวงกว้าง ส่งผลกระทบการทำงานของคนอื่น ๆ ไปด้วย
- ปัญหาการใช้เครื่องมือ และแพลตฟอร์มต่าง ๆ
ไม่ว่าจะแพลตฟอร์มแชท เอกสารออนไลน์ เซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูล โปรแกรมบริหารจัดการสำเร็จรูป และอื่น ๆ อีกมากมาย การใช้งานเทคโนโลยีเหล่านี้มีวิธีที่แตกต่างกัน และหลายองค์กรจำเป็นต้องใช้หลายระบบมาประกอบกัน ซึ่งอาจสร้างความสับสนให้บุคลากรในระหว่างการทำงาน เพราต้องมีการส่งต่องาน หรือไฟล์เอกสารข้ามระบบไปมา รวมถึงต้องคอยปรับเปลี่ยนระบบตามเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาอยู่เสมอ อาจจะทำให้เกิดปัญหาถ้าผู้ใช้งานขาดความเข้าใจ
ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้ที่เราได้ยกตัวอย่างมา ล้วนทำให้กระบวนการทำงานเกิดปัญหา หรือติดขัดได้ หากสังเกตก็จะเห็นได้ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่มักเกิดจากการรับส่งเอกสาร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เกิดตลอดการทำงาน ดังนั้นการแก้ไขปัญหานี้ได้ตรงจุด ก็ควรปรับทั้งกระบวนการทำงานให้ลื่นไหลขึ้น รองรับการรับส่งเอกสารไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ดังนั้น Workflow จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดที่องค์กรควรหยิบเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน
การนำ Workflow เข้ามาช่วยแก้ปัญหาการรับส่งเอกสาร
สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..
เหตุผลที่องค์กรหันมาใช้ระบบ Workflow กันมากขึ้น
- เพื่อลดการใช้กระดาษภานในองค์กรให้ได้มากที่สุด เพราะกระดาษถือเป็นต้นทุนจำนวนมหาศาลที่องค์กรต้องจ่ายออกไป และยังถือเป็นการลดทรัพยากรสิ้นเปลืองลงไปอีกด้วย ซึ่งต้นทุนก็ไม่ได้มีแค่ค่ากระดาษ จะมีตั้งแต่ ค่าพิมพ์แบบฟอร์ม ค่าหมึกพิมพ์ ค่าเครื่องพิมพ์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าจัดส่ง รวมไปถึงเรื่องค่าจัดเก็บและทำลายเอกสาร ดังนั้นองค์กรจึงหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น เพราะเป็นการแก้ปัญหาที่ตรงจุด และได้ผลดีมากที่สุด
- ก้าวสู่ Digital Transformation อย่างเต็มรูปแบบ ในปัจจุบันธุรกิจก้าวสู่โลกดิจิตอลกันมากขึ้น กระบวนการทำงานภายในต่าง ๆ ขององค์กรก็ย่อมต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยเพื่อให้ยังคงยืนอยู่อยู่ในโลอกของธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงได้ ยกตัวอย่างรูปแบบข้อมูลที่เปลี่ยนจาก Analog ไปเป็น Digital หรือที่เราเรียกว่า Digitization เช่น ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทนเอกสารกระดาษ รวมไปถึงการทำธุรกิจก็ต้องเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยมากขึ้น เพื่อเพิ่มโอกาสและสร้างคุณค่าทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า Digitalization เช่น ระบบการจัดการเอกสารที่ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามสถานะเอกสารได้อย่าง Real Time
- ต้องการทราบสถานะการเดินทางของเอกสาร ตามที่เราได้กล่าวข้างต้นไปว่า มีปัญหาเอกสารสูญหาย ซ้ำซ้อน หรือลืมที่จัดเก็บ แต่ระบบ Workflow มีระบบหลังบ้านคอยจัดการ จัดการ และสามารถติดตามสถานะเอกสารได้แบบ Real Time ช่วยให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถอัพเดตสถานะได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร และอยู่ขั้นตอนไหน หมดปัญหาที่จะเกิดความล่าช้าจากเอกสารตกหล่นได้เป็นอย่างดี
- ลดภาระในการทำงาน และต้องการความสะดวกสบายในการทำงาน เพราะระบบ Workflow ที่มีการกำหนดผู้เกี่ยวข้อง ขั้นตอน ระยะเวลาไว้ชัดเจน จะช่วยให้บุคลากรเห็นภาพรวมชัดขึ้น รู้หน้าที่ของตัวเอง และบริหารจัดการเวลาได้อย่างเหมาะสม ส่วนผู้บริหารก็ตัดสินใจง่ายขึ้น สามารถนำเอาผลลัพธ์การทำงานของคนในองค์กรมาวิเคราะห์ต่อ เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
