ในปัจจุบันมีองค์กรมากมายที่กำลังมองหา โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่สามารถตอบสนองความต้องการใช้งาน มีจุดประสงค์หลักเลยก็คือเข้ามาช่วยจัดเก็บ จัดการเอกสารให้เป็นระบบระเบียบ ค้นหาง่าย แต่หลักในการเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารหลาย ๆ คนก็ยังไม่รู้ ว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่ดี จำเป็นต้องมีฟีเจอร์อะไรบ้าง แล้วแต่ละฟีเจอร์นั้นทำอะไรได้บ้าง มีความสำคัญอย่างไร ดังนั้นเมื่อต้องเลือกโปรแกรมจัดเก็บเอกสารมาใช้ในองค์กร มีฟีเจอร์ไหนบ้างที่คุณควรมองหาเป็นอันดับต้น ๆ มาดูกันค่ะ
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
ฟีเจอร์สำคัญที่ต้องมีในโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
- ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารแบบอัตโนมัติ
โดยมาตราฐานแล้วโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร การทำงานหลัก ๆ ของมันเลยก็คือการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ดังนั้นแล้วฟีเจอร์ที่ต้องมีเลย คือ ฟีเจอร์ที่จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ง่ายต่อการเรียกใช้งาน และประหยัดเวลาในการจัดการ สามารถอัปโหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ไม่จำกัด มาพร้อมกับการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ว่าใครที่สามารถทำอะไรกับเอกสารเหล่านี้ได้บ้าง
- ความสามารถในการค้นหาเอกสาร
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่ดี ควรมีฟีเจอร์การค้นหาเอกสารทั้งแบบทั่วไป และการค้นหาแบบละเอียด เพราะจำนวนเอกสารที่มีมากมายมหาศาลนั้น ทำให้วุ่นวายหากเราต้องการต้องเรียกใช้งานในแต่ละครั้ง แต่ถ้าหากเราใช้วิธีการค้นหาเอกสารโดยการพิมพ์หา จะทำให้การเรียกใช้งานเอกสารนั้นประหยัดเวลา ถูกต้อง และแม่นยำ - ความปลอดภัย และความสามารถในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารควรจะมีความสามารถในการควบคุมการเข้าถึงเอกสาร และข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ได้ โปรแกรมจัดเก็บเอกสารควรมีฟังก์ชันกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารบางชนิดสำหรับพนักงาน ไม่ว่าจะป็นกำหนดตามแผนก ตามบุคคล หรือตามโครงการ เป็นต้น ตัวอย่างการกำหนดสิทธิ์ เช่น สามารถดูได้อย่างเดียว สามารถดู/แก้ไขได้ สามารถดู/แก้ไข/ลบได้ นี้เป็นสิทธิ์เบื้องต้นในการจัดการเอกสาร - ประโยชน์หลักของการควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ก็คือสามารถเก็บรักษาไฟล์ทุกเวอร์ชันได้ตลอดการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นโครงการไปจนถึงสิ้นสุดการโครงการ คุณสามารถตรวจสอบความแตกต่างของเอกสารแต่ละเวอร์ชัน และตรวจให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งหมดนั้นเรียบร้อยดี ช่วยให้ทีมของคุณสร้างระบบควบคุมเวอร์ชันการทำงานที่ช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนใช้ไฟล์เวอร์ชันล่าสุดเสมอ
- ระบบจัดการแท็กอัจฉริยะ
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่มีระบบจัดการแท็ก จะมีข้อดีก็คือ ทำให้หารค้นหาทำได้ง่าย และละเอียดมากขึ้น สามารถค้นหาได้จากเนื้อหาภายในไฟล์ ระบบจัดการแท็กจะช่วยคัดกรองเอกสารที่เราต้องการที่ใช้งานจริงๆ ค้นหาได้รวดเร็ว เหมาะสำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก และจำเป็นต้องใช้เอกสารบ่อยครั้ง - ความสามารถในการ Backup and Recovery
การ Backup and Recovery เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในการที่เราจะเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารสักโปรแกรมหนึ่ง เราควรพิจารณาในเรื่องนี้ด้วย เพราะโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่การ Backup and Recovery จะช่วยคุณเก็บรักษาไฟล์ ในกรณีที่ไฟล์เสียหาย หรือสูญหาย ระบบจะทำการ Backup ข้อมูล เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้ข้อมูลเหล่านั้นได้
อ่านเพิ่มเติม : โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ตัวช่วยยกระดับธุรกิจของคุณ
ฟังก์ชันเพิ่มเติมที่เราควรนำมาพิจารณา เมื่อจะเลือกใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
นอกจากฟีเจอร์สำคัญในโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ฟังก์ชันเสริมที่มากับโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ก็เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่ง ที่สมควรนำมาพิจารณาหากคุณกำลังมองหาโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ที่ตอบโจทย์กับการทำงานภายในองค์กรของคุณ จะมีอะไรบ้างมาดูกันเลยค่ะ
1. ฟังก์ชัน Capture คือความสามารถในการสแกนเอกสารแบบ Online เพื่อส่งเข้าไปจัดเก็บตามโฟลเดอร์ของระบบได้โดยตรง แบบไม่จำกัดเครื่องสแกน
2. ฟังก์ชัน Office คือความสามารถในการแก้ไขเอกสารอย่าง MS-Office แบบ Online ผ่านทาง Google หรือผ่านทาง Microsoft365
3. ฟังก์ชัน Connect คือความสามารถในการเชื่อมต่อ LDAP บน Active Directory ของ Windows เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการจัดการ User ร่วมกับ Windows ของลูกค้าที่มีอยู่
4. ฟังก์ชัน Index คือตัวช่วยในการลดเวลาในการใส่แท็ก หรือ Index ต่าง ๆ ที่จะใส่ในเอกสารนั้น ๆ โดยระบบจะทำการใส่ค่าแท็ก หรือ Index โดยอัตโนมัติตามค่าที่ตั้งเอาไว้
5. ฟังก์ชัน PDF Plus คือความสามารถในการแก้ไขเอกสารที่เป็นไฟล์ .pdf ได้ ไม่ว่าจะเป็นการแทรกหน้า การหมุนภาพ การลบภาพ และจัดเก็บไฟล์ทับไฟล์เดิม พร้อมจัดทำ Version ของเอกสารได้เลย
6. ฟังก์ชัน CAD View คือความสามารถในการ Preview เอกสาร ประเภท AutoCAD เช่นไฟล์ประเภท DWG บนระบบได้เลย ดดยที่ไม่ต้องติดตั้ง Software CAD บนเครื่องผู้ใช้งานเลย
โดยฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ เหล่านี้ คุณสามารถหาได้จากโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM โปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่ครอบคลุมการใช้งานที่เรียกได้ว่าครบครัน โดยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการใช้งานขององค์กรคุณ มีความยืดหยุ่นสูง ทำให้การจัดการเอกสารขอวคุณเป็นไปอย่างราบรื่น รวมไปถึงมีสุดยอดระบบรักษาความปลอดภัยการเข้าถึงข้อมูลอย่างดีเยี่ยม สนใจโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร โทร. 02-551-2097 กด 601
อ่านเพิ่มเติม : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM
สรุป
การนำโปรแกรมจัดเก็บเอกสารมาประยุกต์ใช้ในองค์กร ถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์หลักที่องค์กรควรนำมาพิจารณาในยุคที่องค์กรอื่น ๆ เริ่มเข้าสู่ยุคดิจิตอลอย่างเต็มตัว ฟีเจอร์พื้นฐานที่ของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะทำให้องค์ของคุณสามารจัดการกับเอกสารที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และทำงานอย่างชาญฉลาด
ให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM เป็นผู้ช่วยที่จัดการเอกสารให้กับคุณ ไม่ว่าเอกสารของคุณจะมีมากมายมหาศาล ระบบงานของคุณจะซับซ้อนแค่ไหน เราจัดการให้คุณได้