เรื่องราวของการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ให้กลายมาเป็นรูปแบบ e-Document เป็นเทคนิคการจัดเก็บ จัดการ ค้นหา ที่เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นตั้งแต่ปี 2012 หรือประมาณ 9-10 ปีที่แล้ว เป็นยุคที่โลกของเรากำลังก้าวสู่โลกาภิวัฒน์อย่างเต็มรูปแบบ
เมื่อย้อนกลับไปในอดีตเราจะพบว่าข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรจะถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษซะส่วนใหญ่ แต่เมื่อเวลาผ่านไปก็เริ่มมี e-Document เข้ามา การจัดการเอกสารก็กลายเป็นเรื่องง่ายไปทันที เพราะ e-document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ต่าง ๆ เริ่มมีความนิยมนำข้อมูลมาเข้าสู่ระบบที่ช่วยในการจัดเก็บ จัดการ การสืบค้นที่สะดวกขึ้นอย่างโปรแกรมจัดการเอกสาร BeeECM ที่ช่วยทำประโยชน์ต่อองค์อย่างมากมาย และด้วยความสะดวกแบบสารพัดประโยชน์แบบนี้จึงทำให้ e-Document ถูกนำไปใช้งานอย่างแพร่หลายทั่วโลก
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
รวมถึงในประเทศไทยที่มีกระแสนิยมเริ่มใช้เอกสารอิเล็กทรอกนิกส์ในการทำงานกันอย่างมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ เราจะทุกคนไปทำความรู้จัก ข้อดีของ e-Document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนการใช้งานกระดาษ
e-Document คืออะไร ?
e-Document หรือเรียกอย่างว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะสามารถช่วยลดการใช้ทรัพยากรการใช้กระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในสำนักงาน อย่างเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ เครื่องทำลายเอกสาร เป็นต้น แถมยังหมดปัญหาการทำงานที่ล่าช้า หรือเกิดข้อผิดพลาดอย่างเอกสารเกิดการสูญหาย ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย หลักการแสดงผลรวดเร็ว และเป็นแบบที่ทั่วโลกใช้งานกัน
สนใจระบบจัดการเอกสารติดต่อเรา ..
ความแตกต่างการจัดการเอกสารรูปแบบเดิม กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- การจัดการเอกสารแบบเดิม
การจัดการเอกสารแบบเดิม คือ การจัดการเอกสารในรูปแบบเอกสารกระดาษ ที่ครอบคลุมไปถึงเรื่องการจัดเก็บ การค้นหา และการทำลาย ที่มีกระดาษเป็นทรัพยากรหลัก โดยใช้พื้นที่จัดเก็บค่อนข้างมาก เนื่องจากต้องมีการแยกประเภทของกลุ่มเอกสารเพื่อความเป็นระเบียบ และความสะดวกในการเรียกใช้งาน และดำเนินการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มในตู้หรือชั้นเอกสาร ส่งผลให้ต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการเป็นเวลานาน และบางครั้งเอกสารก็อาจเกิดการชำรุด หรือสูญหายได้ ทำให้ปัญหาของการจัดการเอกสารรูปแบบเดิมมักจะพบเห็นในองค์กร หรือธุรกิจขนาดปานกลางไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ ด้วยปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นอยู่ตลอดเวลา นำมาซึ่งปัญหาการจัดการที่ยากขึ้น
- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เป็นการจัดการไฟล์ หรือไฟล์เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่รู้จักกันที่ชื่อว่า e-Document ซึ่งสามารถทำงานโดยการสร้างไฟล์ได้โดยตรง หรือการนำเข้าเอกสารด้วยการสแกนเอกสารกระดาษ เพือ่แปลงให้เป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และใช้โปรแกรมจัดการเอกสาร หรือระบบบริหารจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กร ทำให้แต่ละไฟล์ถูกสร้างดัชนี (Index) ทำให้ง่ายต่อการค้นหา หลังจากนั้นไฟล์จะถูกจัดเก็บ และจัดการตามที่ตั้งค่าไว้โดยอัตโนมัติ โดยมีข้อดี คือ
- รองรับมาตรฐาน ISO/GDPR
- มั่นใจได้ว่าเอกสารในระบบเป็นเวอร์ชั่นล่าสุดเสมอ
- สร้างโอกาสการทำงานได้ในทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มี Internet
- ค้นหาเอกสาร และข้อมูลได้ง่ายแค่เพียงปลายนิ้ว
- สะดวก รวดเร็วทั้งการนำเข้า การจัดเก็บ และค้นหา
- ประหยัดค่าใช้จ่าย ทั้งอุปกรณ์สิ้นเปลือง และสถานที่จัดเก็บ
- สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูน่าเชื่อถือ ด้วยระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐาน
อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?
ข้อดีของ E-Document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนการใช้กระดาษ
- e-Document ช่วยจัดเก็บข้อมูล
แต่เดิมการจัดเก็บข้อมูลเอกสารกระดาษค่อนข้างยุ่งยาก และเป็นปัญหาสำคัญแบบไม่รู้จบขององค์กร เพราะการจัดเก็บเอกสารกระดาษนั้นอาจต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากตามปริมาณข้อมูลที่องค์กรนั้นมี แต่เมื่อองค์กรนำ e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามา การจัดเก็บเอกสารที่เคยมีอยู่ในตู้ หรือในลิ้นชัก ในแฟ้มหรือแม้แต่ในไฟล์งานต่าง ๆ ที่ไม่เป็นระเบียบ ก็จะถูกถ่ายโอนไปสู่ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) เพื่อช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลทุกอย่างภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการเรียกใช้งาน
จึงทำให้ e-Document เป็นตัวแปรสำคัญในเรื่องการจัดเก็บเอกสาร เพื่อช่วยให้ข้อมูลนั้นเป็นระเบียบและง่ายต่อการประมวลผล โดยข้อมูลที่ได้มานั้นประเมินค่าไม่ได้ เพราะเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กร ซึ่งข้อมูลบางอย่างอาจนำมาต่อยอดทางธุรกิจ ที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล หรือนำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร เช่น การนำเข้าข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ในการบริหารความเสี่ยง หรือการสรุปข้อมูลตัวเลขสำหรับวางแผนการเงินและภาษีได้
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
- e-Document กับการบริหารจัดการเอกสาร
e-Document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พอเข้ามามีส่วนร่วมกับระบบจัดการเอกสารแล้ว ตัวระบบจะช่วยบริหารจัดการเอกสารทั้งกระบวนการ ตั้งแต่เริ่มต้นในการนำเข้าข้อมูล การนำเอกสารไปใช้ การอนุมัติเอกสารทางออนไลน์ ไปจนถึงกระบวนการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยสามารถตั้งค่ารูปแบบการจัดเก็บไฟล์เอกสารได้อย่างอิสระ พร้อมทั้งตั้งดัชนี (Index) ที่เมื่อผู้ใช้งาน Log-in จากที่ไหนก็ได้ผ่านทางเว็บไซต์หรือแอพพลิเคชั่นแล้วสามารถสืบค้น และนำข้อมูลไปใช้อย่างรวดเร็ว
- e-Document กับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในไฟล์เอกสาร
เมื่อมีการทำงานร่วมกันของ e-Document กับ Document Management System ทางองค์กรสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสาร ผ่านการตั้งค่าและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลากรในองค์กรไดด้วยตัวเอง รวมถึงสามารถตรวจสอบการเข้าใช้งานในระบบย้อนหลังได้อีกด้วย ทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของ
สรุป
เมื่อมองภาพรวมแล้ว e-Document นี้เปรียบเสมือนฟันเฟืองสำคัญที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการเอกสาร ช่วยให้รระบบข้อมูลมีโครงสร้างที่มั่นคง และง่ายต่อการใช้งานมากขึ้น พร้อมให้ประโยชน์มากกว่าการลดต้นทุนกระดาษ รวมไปถึงลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ช่วยในการบริหารจัดการทำให้การค้นหาเอกสารง่ายขึ้นภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดย BeeECM เป็นผู้นำการให้บริการด้าน e-Document และ Document Management System แบบครบวงจร สามารถช่วยจัดการโครงสร้างเอกสารภายในองค์กรของคุณให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ด้วยประสบการณ์มากถึง 10 ปี
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
