Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติ และการตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม่จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนอาจจะมีความแตกต่างกันออกไป ซึ่งแต่ละทีมก็อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก

ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัว และรวดเร็วมากยึ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกแบบ Real time แบบทุกขั้นตอน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามเอกสารได้ตลอดเวลา เข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ สามารถแก้ไขเอกสารได้ตามที่ต้องการ