แนวคิด Paperless Solution คือ การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้งานกระดาษมากเกินความจำเป็น เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบของ Digital Format รูปแบบการทำงานก็จะถูกปรับเปลี่ยนให้เป็น Digital Process มากขึ้น
แนวคิด Paperless Solution นวัตกรรมที่จะพาองค์กรของคุณเข้าสู่การทำงานแบบ Digital Transformation ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน พร้อมประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรของคุณไปในตัว
เอกสารมากมายให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดการให้คุณ โทร.062-461-5593 ทดลองใช้ระบบฟรีได้แล้ววันนี้ !!!
ในช่วงหลังสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ทั่วโลกต่างมีการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการอยู่อาศัยปรับตัวให้เข้ากับยุค New Normal รูปแบบใหม่ รวมไปถึงการปรับตัวของ Office หลายแห่ง ที่มีการเปลี่ยนตัวเองอย่าเช่น การทำงานอยู่บ้าน การเรียนอยู่บ้าน รวมไปถึงแนวคิด Paperless Office ที่ต้องบอกเลยว่ามาแรงมากในขณะนี้ และถ้าคุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ เจ้าของกิจการ แต่ยังไม่รู้เลยว่า Paperless คืออะไร แล้วแนวคิดนี้ดีอย่างไร วันนี้เราจะนำเรื่องราวที่เป็นประโยชน์เหล่านี้มาบอกคุณเอง
แนวคิด Paperless คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องรู้
Paperless Solution คือ แนวคิดลดการใช้กระดาษ ลดการใช้งานเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพื่อใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด นอกจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้อีกด้วย โดยวิธีการที่จะประหยัดการใช้กระดาษก็คือ การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารรูปแบบ Digital Format และเป็นการเริ่มต้นการก้าวสู่ยุค Digital Transformation ให้ระบบการทำงานภายในองค์กรก้าวทันยุคสมัย ก้าวนำหรือเทียบเท่ากับคู่แข่งในวงการธุรกิจของคุณ
แม้ว่า Paperless Solution จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เป็นตัวกระตุ้นให้หลายองค์กร หลายหน่วยงาน หันมาใช้เอกสารรูปแบบ Digital มากขึ้น โดยเฉพาะในช่วงที่มีการ Work From Home ที่ทุกคนจะต้องอยู่บ้าน ต้องรักษาระยะห่างทางสังคม เพื่อไม่ให้เชื้อไวรัสเกิดการแพร่ระบาดยิ่งขึ้น
ดังนั้นการ Work From Home ที่เราจะไม่สามารถติดต่อกันได้โดยตรง เราไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีภายใต้แนวคิด Digital Transformation เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกันแบบ Online การเรียนการสอนแบบ Online รวมถึงการยื่นเอกสารสำคัญให้คนภายในองค์กรเซ็นรับทราบในรูปแบบ Digital
ซึ่งสิ่งนี้เองก็มีส่วนกระตุ้นให้คนเริ่มหันมาสนใจชีวิตไร้กระดาษ หรือใช้กระดาษให้น้อยลง ลดการสัมผัสกับสิ่งของหลายหน่วยงานจึงเริ่มหันมาใช้เทคโนโลยีการจัดการต่างกัน เร็วกว่าที่คาดเอาไว้ และเริ่มเปลี่ยนแนวคิดภายในองค์กรให้กลายเป็นองค์กรในรูปแบบ Paperless นั่นเอง
โดยกระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้เป็นในรูปแบบแนวคิด Paperless มีหลากหลายวิธี แต่ที่ได้รับความสนใจและมีหลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเพิ่มศักยภาพธุรกิจให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless นั้นก็คือระบบ DMS หรือ Document Management System ระบบจัดการเอกสารรูปแบบ Digital ซึ่งระบบมีข้อดีดังนี้
สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..
ข้อดีของระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)
โปรแกรมจัดการเอกสาร มีรูปแบบการใช้งานตอบโจทย์เกี่ยวกับงานจัดการเอกสารมากที่สุด ช่วยให้คุณจัดการเอกสารที่มีมากมายในองค์กรของคุณได้ง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา
- ทำให้บริษัทมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน เนื่องจากแนวคิด Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
- ให้การทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ
- ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสารรองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย
- ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ แถมยังมีเวลาเหลือพอสำหรับทำงานอื่นอีกด้วย
- มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าถึงขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาของเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่ใคร และอื่น ๆ
- สำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก และพนักงานต้องนั่งอยู่กับกองเอกสาร มันจะดีกว่าไหมถ้านำเอกสารเหล่านี้เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร ทั้งประหยัดพื้นที่ ออฟฟิศสะอาด บรรยากาศการทำงานดีขึ้น และทำให้เหล่าพนักงานมีความสุขมากยิ่งขึ้น
- ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา นอกจากจะช่วยประหยัดทรัพยากรกระดาษแล้ว ระบบจัดการเอกสารยังช่วยสนับสนุนการทำงานนอกออฟฟิศ ที่ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานจัดการเอกสารได้ตลอดเวลา
อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?
ระบบจัดการเอกสารกับการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ Digital
ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System เป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์ ECM ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรคุณ โดยระบบนี้จะช่วยเก็บเอกสารทั้งหมดขององค์กร ช่วยจัดหมวดหมู่ของเอกสาร ช่วยค้นหาเอกสารผ่านระบบ สามารถแชร์เอกสารให้คนในองค์กร กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ และตัวช่วยอื่น ๆ ที่ทำให้ Flow การทำงานออกมาสมบูรณ์แบบ
โดยจะเริ่มจากการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารกระดาษมาเป็นรูปแบบ e-Document ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้ามาช่วยสแกนเอกสาร ยิ่งองค์กรไหนมีเอกสารเยอะมาก จะต้องนำเอกสารทั้งหมดมาสแกนเพื่อเปลี่ยนเป็นเอกสารรูปแบบ e-Document คัดแยกเอกสารแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อเอกสาร ทำ Index และนำเข้าระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System เพื่อทำการจัดเก็บและจัดการเอกสาร
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
ซึ่งแนวคิดนี้จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสาร ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ต้องมานั่งคอยหาพื้นที่สำหรับเก็บเอกสารองค์กร ตามแนวคิด Paperless Solution แถมเก็บเอกสารในระบบจัดการเอกสาร และยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยเพราะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ด้วย
สรุป
ทั้งนี้หากคุณกำลังมีแนวคิดที่จะปรับเปลี่ยนรูปแบบองค์กร หน่วยงาน หรือบริษัท ให้อยู่ในรูปแบบ Paperless Solution ต้องการทีมสแกนเอกสาร หรือผู้เชี่ยวชาญเรื่องระบบจัดการเอกสารเข้ามาช่วยจัดการปัญหาให้คุณ สามารถติดต่อเราได้ที่นี้ หรือโทร.02-551-2097 ต่อ 601 ยินดีให้คำปรึกษาและบริการแบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์การทำงานมากกว่า 10 ปี
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
