การเปลี่ยนผ่านของยุคสมัย นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากมายในชีวิตประจำวัน รวมไปถึงรูปแบบการทำงานภายในองค์กรที่ค่อย ๆ พัฒนาไปตามสถานการณ์ และเทคโนโลยีมากมายที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้อง และเป็นไปตามยุคสมัย รูปแบบการทำงานที่เหมาะสม
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601
ยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้กระบวนการทำงานต้องเปลี่ยนตาม
ในปัจจุบันการทำงานด้วยเอกสารในรูปแบบกระดาษ เริ่มกลายเป็นสิ่งที่ล้าหลัง และไม่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ที่ยิ่งบีบให้องค์กรหลาย ๆ องค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาอยู่ในรูปแบบ Work From Home ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานบางอย่างลดลงอย่างช่วยไม่ได้ แต่ในทางตรงกันข้ามบางองค์กรก็อาจพบว่าประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรกลับไม่ได้ลดลงเลยแม้แต่น้อย ทั้งยังมีแนวโน้มว่าการทำงานที่บ้านจะส่งผลดีมากกว่าผลเสียเสียด้วยซ้ำไป
เข้าสู่โลกยุคดิจิตอลโดยการทำงานแบบ e-Document
e-Document คือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบโจทย์การทำงานที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว ต้องการความเป็นระเบียบ และความปลอดภัยในการจัดเก็บที่มากกว่าเอกสารกระดาษธรรมดาทั่วไป ซึ่งรูปแบบการทำงานของมัน เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง เพราะเมื่อพนักงานทุกคนต้องแยกย้ายกันไปทำงานที่บ้าน เอกสารทั้งหมดจึงจำเป็นต้องถูกแปลงให้เป็น e-Document เพื่อให้ทุกคนในองค์กรยังสามารถทำงานต่อได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือผ่านทางสมาร์ทโฟน จากที่ไหนก็ได้ นับเป็นอีกนวัตกรรมที่ช่วยส่งเสริมการทำงานให้เหมาะสมกับโลกดิจิตอลได้อย่างลงตัว
สร้าง e-Document กับผู้เชี่ยวชาญ BeeECM ดีอย่างไร?
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการนำเข้าเอกสารที่ไม่มีความปลอดภัย และรัดกุม
- เอกสารเกิดการสูญหาย
หากขั้นตอนการดำเนินการนำเข้าข้อมูลเกิดความผิดพลาดจนส่งผลให้เอกสารบางอย่างสูญหาย นั่นถือเป็นความผิดพลาดร้ายแรง ดังนั้นการจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ หรือคัดแยกข้อมูลไว้ ตามลำดับความสำคัญ ก็เป็นสิ่งที่องค์กรต้องใส่ใจ จัดการให้เรียบร้อย กระบวนการนี้จะเป็นการตรวจสอบไปในตัวว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่เราต้องจัดการ ต้องให้ความสำคัญกับหมวดหมู่ไหนมากเป็นพิเศษ
- เอกสารไม่ครบถ้วน
หากในระหว่างที่นำเข้าเอกสารเกิดความผิดพลาด ทำให้เนื้อความของเอกสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์แบบ อาจส่งผลให้การทำงานล่าช้า จนอาจเกิดความผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อองค์กรได้ ทางแก้ไขก็คือ อาจต้องไปตามหาเอกสารแผ่นนั้นเพื่อจัดการนำเข้าระบบใหม่ จนเสียเวลาเพิ่มขึ้นโดยใช่เหตุ ดังนั้นองค์กรจึงควรเลือกใช้เทคโนโลยีในการทำงานตรงนี้ให้ดี เลือกเทคโนโลยีที่วางใจได้ มีคุณภาพ มีมาตรฐานพร้อมรองรับ
- ข้อมูลที่เป็นความลับรั่วไหล
สำหรับทุกองค์กรแล้วความปลอดภัยของข้อมูลภายในบริษัทเป็นเรื่องสำคัญ ไม่มีใครอยากให้ความลับภายในรั่วไหลเป็นแน่ แต่หากในระหว่างนำเข้าข้อมูล เกิดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากความประมาทของบุคลากร หรืออะไรก็แล้วแต่ อาจก่อให้เกิความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้กับองค์กร ดังนั้นเพื่อให้ขั้นตอนเหล่านี้ดำเนินไปได้โดยไม่เกิดความผิดพลาด ผู้รับผิดชอบจึงต้องเป็นทีมงานมืออาชีพที่เชี่ยวชาญ และไว้ใจได้ ทุกขั้นตอนการทำงานสามารถตรวจสอบได้ ติดตามงานได้ และที่สำคัญองค์กรก็สามารถตรวจสอบได้ ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ
สนใจระบบ Workflow ติดต่อเรา ..
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
BeeECM มุ่งเน้นการทำงานที่พร้อมใส่ใจทุกรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน เพื่อที่จะทำให้กระบวนการนำเข้าข้อมูลมีความสมบูรณ์แบบมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และมั่นใจได้ว่าขั้นตอนการสร้าง e-Document ของ BeeECM มีมาตรฐานนับตั้งแต่การสแกนหน้ากระดาษ ไปจนถึงขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลลงในระบบ เราให้ความสำคัญในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเข้าในระบบ สามารถตรวจสอบได้ ประเมินผลได้ พร้อมให้คำปรึกษา และช่วยจัดการแก้ไขปัญหาตลอดการให้บริการ
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ..
